Luonnostella olennaisia yksityiskohtia
Aivan kuten mikä tahansa yritysprojekti, ensimmäinen askel on järjestää kaikki tiedot, joita sinulla on, ja tunnistaa kiireellisimmät asiat.
Ennen kuin aloitat paikan valitsemisen tai puhujan vuokrauksen , sinun on tiedettävä tapahtuman perusparametrit. On lähes mahdotonta puhua yksityiskohtia ja kustannuksia kolmansien osapuolten kanssa, kunnes sinulla on enemmän erityispiirteitä. Tässä on tärkeimmät tiedot, jotka sinun on määriteltävä ennen kuin otat yhteyttä ulkopuolisiin myyjiin.
Treffi
Kaikki pyörii tapahtumasi päivämäärän ympäri. Ihannetapauksessa haluat kolme mahdollista päivämäärää mielessä, jotta voit vertailla saatavuutta ja hintoja koko aluksella. Yritä sisällyttää viikon eri päivät maksimaaliseen joustavuuteen.
Aikaikkuna
Jopa yksi tuntiero voi vaikuttaa suunnitteluun, joten sinun on määriteltävä ennakoidut aikakehyksesi. Esimerkiksi klo 10 alkaen klo 8: n sijaan et välttämättä tarvitse jakaa aamiaishalua.
Osallistumisnumerot
Se on yksi yksityiskohta, jota usein arvioidaan liian laajasti tuottavista neuvotteluista. Ole realistinen osallistujamääränne kanssa . Keskustele etukäteen kuka kutsutte ja laita ennusteesi yhteen laskentataulukkoon. Osallistuminen ja budjetti ovat suoraan korreloineet, joten älkää arvaise, kuinka monta ihmistä ajattelet osallistuvan.
Breakout-istunnot
Saatat tarvita vain yhden juhlatilaan, jos järjestät illallisen, mutta täysipainoinen konferenssi vaatii todennäköisesti lisää ylimääräisiä huoneita ja näyttelytilaa. Jälleen kerran et pysty mittaamaan kustannuksia, ennen kuin määrität, kuinka paljon tilaa tarvitset. Konferensseihin paras tapa on suunnata pilkullinen reitti ensimmäisessä kokouksessasi. Ideojen jakaminen ja kopioiminen yhdessä paperilla auttavat sinua ohjaamaan seuraavia suunnittelupäätöksiä.
Budget vs. kustannukset
Voi olla epäkäytännöllistä työskennellä budjetilla, ennen kuin tiedetään tapahtumapaikat ja catering-kustannukset, mutta työskentelemällä tällä tavoin voit vertailla kaikkia toimittajan ehdotuksia. Aloita tulolähteillä. Kuinka paljon sinun pitäisi periä läsnäoloa? Otatko sponsoreita korvaamaan kustannukset? Mitä näytteilleasettajat maksaa osallistua? Tulot lopulta määrittävät budjetin, joten on järkevää suojella niitä ensin.
Markkinointi
Kun olet tunnistanut tulolähteesi, seuraava vaihe on hahmotella markkinointisuunnitelma . Mikä on paras tapa tavoittaa ja sitouttaa tulojakelijasi? Ehkä sinulla on luettelo potentiaalisista osallistujista työnantajana tai jäsenjärjestöinä. Se olisi ilmeisesti hyödyllinen, mutta entä sponsorit ja näytteilleasettajat?
Jos aiot houkutella yli 20 näytteilleasettajaa, sinun on voitava tavoittaa ne. Kohdistetut markkinointikampanjat maksavat rahaa, ja ne vähentävät tuloja.
Kuljetus ja majoitus
Paikallisen konferenssin suorittaminen poistaa tyypillisesti kuljetusongelmat. Sinun on kuitenkin toimittava puhujille, näytteilleasettajille ja vieraille. Jotkut hotellit tarjoavat alennuksia kokoushuoneesta, jos varaat tarpeeksi yötä . Ainoa tapa hyödyntää tätä on tietää majoitus tarpeisiin etukäteen. Siirry takaisin läsnäolotietojesi kautta ja kerro kuinka paljon vieraita on alueen ulkopuolelta.
Nyt kaikki tämä luultavasti kuulostaa paljon tietoa kerätä eteenpäin, ja se on. Muista kuitenkin, että nämä ovat yksityiskohtia, jotka vaikuttavat kaikkiin muihin suunnitteluprosessiin.
Saatat olla aluksi kiinnostunut enemmän "lumoavista" tehtävistä, kuten käynneistä ja valikkosuunnittelusta. Muista vain, että heidän aikansa tulee. Nyt kuitenkin keskity tosiasioihin, jotta voit tehdä parhaan päätöksen myöhemmin.