Kuitenkin, vaikka tapahtumasuunnittelu on kriittinen, jos haluat tapahtuman sujuvan, haluat myös tuloksia kaikista ponnisteluistasi.
Siksi organisaationne pitäisi palkata "isäntäkomitea".
Mikä on isäntäkomitea?
"Isäntäkomitea" eroaa perinteisestä tapahtumasuunnittelutoimikunnasta. Sen sijaan, että ihmiset, jotka aktiivisesti suunnittelevat, aikatauluttavat tai asentavat päivän tai illan tapahtumia, isäntäkomitea on tiimi, joka käyttää verkkojaan varmistaakseen, että tapahtuma on osuma. Jotkut isäntäkomitean jäsenet voivat valita:
- Kannusta ystäväsi, perheesi tai työtovereitasi ostamaan lippuja
- Kerää huutokaupan kohteet paikallisilta yrityksiltä
- Tee myyjäliitännät oven palkintoihin tai tapahtuma-ateriointiin
Tietenkin on olemassa lukemattomia tapoja isäntäkomitean tekemään hyväntekeväisyystapahtumienne paremmin kuin koskaan . Ajattele isäntäkomiteaa puolueen varsinaisena isäntänä; joku, joka kutsuu parhaita vieraita, tietää, ketkä vaativat ruokaa tai sisustusta ja voivat yhdistää sinut ihmisiin, jotka tekevät tapahtuman täydelliseksi menestykseksi.
Koska isäntäkomitea voi lisätä tapahtumalle saamia varoja tai saada enemmän mediaa huomiota, oikeiden yksilöiden etsiminen ja rekrytointi on välttämätöntä.
Kuka valita isäntäkomiteasi
Todella hyödyllinen isäntäkomitea ei sisällä maksullisia markkinoijia tai tapahtumasuunnittelijoita. Sen sijaan heidän olisi oltava erittäin sitoutuneita nykyisen tiiminne, luovuttajan tukikohdan tai vapaaehtoisten kanssa, joilla on yhteyksiä ja halukkuutta tavoittaa.
Isäntäkomiteasi voi vaihdella vain muutamasta kymmeniä.
Mitä enemmän ihmisiä valiokunnassasi on, sitä enemmän vaikutuksia he voivat tehdä yhdessä tapahtuman menestyksestä.
Löydät isäntäkomitean jäseniä lähes mistä tahansa, mukaan lukien:
- Hallituksen jäsen tai puheenjohtaja organisaatiossasi
- Vapaaehtoiset, jotka ovat erittäin sitoutuneita yhteisöön
- Luovuttaja, jolla on yhteyksiä paikallisiin yrityksiin
- Luovuttaja tai hallituksen jäsen, jolla on laaja yhteydenpito ihanteelliseen luovuttajasiirtoon
- Vapaaehtoiset, jotka tietävät toimittajia tai tapahtumapaikan omistajia
- Paikalliset tai kansalliset julkkikset, jotka usein puolustavat sinun syytäsi
Kun olet löytänyt henkilöitä, haluat liittyä isäntäkomiteasi. on aika rekrytoida heitä.
Miten rekrytoida isäntäkomitea
Etsi ja yhdistä henkilöitä, jotka tekevät erinomaisia isäntäkomitean jäseniä. Älä kuitenkaan pyydä jokua olemaan isäntäkomiteassa. Virallinen kutsu on paras tapa palkata komitean jäseniä.
Isäntäkomitean kutsussa on tärkeää sisällyttää:
- Täydelliset tiedot tapahtumasta ja organisaatiosta (päivämäärä ja sijainti)
- Tiedot tapahtuman tarkoituksesta (varainhankinta tietystä syystä)
- Esimerkkejä isäntäkomitean jäsenen osallistumisesta
- Päivämäärä vastata tai yhdistää tiimisi kanssa
- "Kehittynyt" kiitos, että annoit heidät tuntemaan olevansa innoissasi kutsua heidät
- Nimi / yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Varmista, että potentiaaliset jäsenet tietävät, että heidän osallistumisensa tunnustetaan ja arvostetaan ja että he voivat vaikuttaa merkittävästi liittymällä.
Jos mietit, miten laatiisi isäntäkomitean kutsukirjeesi, on runsaasti esimerkkejä muille ei-kaupallisille verkkosivuille. Jos etsit helppokäyttöistä mallia, kopioi ja liitä alla oleva malli ja lisää tiedot kussakin suluissa.
[Treffi]
Hyvä [Lisää nimi]:
Kirjoitan ilmoittamaan sinulle jännittävästä tapahtumasta, jonka [Organisaatiesi nimi] suunnittelee [Kuukausi] kohdassa [Lisää kaupunki].
[Organisaatio] tuo [Tapahtuman nimi] kohteeseen [Kuukausi + vuosi] (jos eroaa nykyisestä)] lisätä tietoisuutta organisaation osoitteiden syistä / yhteiskunnallisesta ongelmasta tai ongelmasta ja luoda tukea [ ohjelmat / aloitteet / ponnisteluja].
[Lisää asiaa koskevat tiedot tapahtumasta / tavoitteesta / teemasta].
Tapahtuma järjestetään [Kaupunki] -kohdassa [Tapahtumapaikka (jos sinulla on)] [päivämäärä ja kellonaika].
[Etunimi], me rakastamme auttamaan sinua tekemään tapahtuman - ja toiset aivan kuten se - menestys. Jos haluat olla osa tätä tapahtumaa ja tulevia tapahtumia, olisimme erittäin kiitollisia, jos hyväksytte tämän virallisen kutsun osallistumaan isäntäkomiteamme.
On olemassa muutamia yksinkertaisia tapoja osallistua:
- Jaa nimesi tai organisaatiosi nimi isäntävaliokunnan jäseneksi
- Kutsu työtovereitasi, ystäviäsi ja naapureitasi ostamaan [pöytä / lippu] tapahtumallemme
- Liity meihin tapahtumaan
- [Lisää erityinen pyyntö henkilön pysyvyyden, yhteyksien perusteella.]
Olisimme myös erittäin tyytyväisiä, jos pidit omavaraisen pöydän ylläpidettävänä ja kutsutte ystäviä ja työtovereita hauskanpäiväksi. Avokätinen tuki auttaa meitä levittämään sanaa [syystä] ja todella vaikuttamaan.
[Organisaation] jäsen ottaa sinuun yhteyttä [Lisää aikataulu] keskustelemaan vastaanottavan komitean yksityiskohdista ja keskustelemaan osallistumisestasi, jos sinä olet kiinnostunut.
Odotamme innolla yhteistyötä teidän kanssa, jotta [Event Name] ja tulevat tapahtumat menestyvät! Kiitos suuresta huomiosta ja tuesta.
Ystävällisin terveisin,
[Sinun nimesi]
[Position in Organisation]
[Organisaation nimi]
[Yhteysnumero]
Kun olet rekrytoinut isäntäkomiteasi
Kun olet kutsunut valitut komitean jäsenet, saat joitain hyväksymiskirjeitä tai puheluita. Ennen kuin pääset tapahtuman yksityiskohtiin tai mitä haluaisit tehdä, aikatauluttaa lyhyt kokous valiokunnan kanssa. Pyydämättä heiltä mitään, anna heidän:
- Tutustu toisiinsa
- Kerro, miten he ovat mukana organisaatiossasi
- Tarkastele materiaaleja tai esityksiä aiheesi / työn suhteen
- Ajatelkaa ideoita siitä, miten he haluavat osallistua
Sieltä voit ilmoittaa heille varainkeruutavoitteista ja siitä, miten haluat nähdä heidät työskentelemästä yhdessä (kutsumalla yhteystietoja tai tavoittamalla huutokaupan kohteet). Ne voivat jakaa myös "alakomiteoihin", jos sinulla on suuri ryhmä
Tietenkään isäntäkomitean tehtävänä ei ole yksin suunnitella ja toteuttaa tapahtumasi. Isäntäkomitean tulisi työskennellä vapaaehtoisten tai tapahtumasuunnittelutoimiston kanssa myydä lippuja, varmista, että uusia tapahtumia sponsoroidaan , huutokaupat ovat runsaat ja että yö on osuma osallistujille.
Tunnustetaan isäntäkomitean ponnistelut
Kun tapahtuma on ohi, isäntäkomitean jäsenten pitäisi olla joitain ensimmäisiä ihmisiä, jotka kiitätte, sekä tapahtumassa että kirjallisella kiitoksella seuraavana päivänä. Mitä enemmän sinä otat vastaan isäntäkomiteasi, sitä enemmän he ovat valmiita isännöimään tulevaisuudessa.
Etsi organisaation tai yhteisön sisällä olevat henkilöt, jotka voivat auttaa sinua järjestämään seuraavan tapahtuman. He voisivat tehdä suuren eron nostattamiesi rahasummien määrästä ja ohjelmista, joita voit tukea.