Tapahtumasuunnittelupalkkiojärjestelmä

Olitpa sitten aloittamassa tapahtumasuunnittelutoimintaa sosiaalisille tapahtumille, liiketoimintatapahtumille tai molempien yhdistelmälle, jokainen, joka harkitsee omaa liiketoimintaansa, olisi varmasti huolissaan oikeudenmukaisen palvelun määrittämisestä. On tärkeää tietää, miten palveluista veloitetaan.

Valitettavasti vastaus ei ole yksinkertainen. Useat tekijät vaikuttavat kurssin määrittämiseen, mukaan lukien tapahtumasuunnittelun toimintakulut, palkat ja voitot.

Tosiasia on, että hinnat vaihtelevat riippuen siitä, missä yrityksesi toimivat, millaisia ​​hankkeita olet tekemässä ja mitä markkinat ovat valmiita maksamaan.

Se riippuu myös kohdemarkkinoista. Eli asiakkaasi tai mahdollisuutesi on mielestäsi tavoitebudjetti, ja palveluiden on oltava kilpailukykyisiä näiden parametrien sisällä.

Tapoja Tapahtumasuunnittelijat rakentavat palkkionsa

Kuitenkin, jos haluat aloittaa osa-aikatyön tai jopa kokopäivätyön, on noin viisi tapaa järjestää tapahtumamaksusi ja ilmoittaa maksut asiakkaillemme:

• Litteä projektimaksu
• Prosenttiosuus menoista
• Tuntitaksa
• Prosenttiosuus kulut plus tuntipalkkio
• Toimivat hinnat

Seuraavissa selityksissä ja esimerkeissä oletetaan, että haluat ansaita keskimäärin 75 dollaria tunnissa palveluillesi.

Palkkiot perustuvat kiinteään projektihintaan

Monet asiakkaat mieluummin tietävät, kuinka paljon projekti maksaa, mukaan lukien kaikki maksut. Tapahtumasuunnittelija , tarjota tämä, sinun on määritettävä kiinteä maksu ja määritettävä, mille palveluista kyseinen summa katetaan.

Tämä asettaa vastuun hallinnoida budjettia suoraan sinuun, suunnittelijaan, ja vaatii ennakoimaan erilaisia ​​tilanteita, joissa olosuhteet voivat muuttua. Tässä skenaariossa asiakas voi sopia suoraan tapahtumasuunnittelijan kanssa koordinoimaan kaikkia logistiikkaa, ruokailua, paikkaa, majoituskuluja jne.

Litteitä projektipalkkioita käytetään tyypillisesti pakattujen tapahtumien, kuten urheilu-markkinointiohjelmien avulla, ja ne voidaan laskea per henkilöperusteisesti monien määräysten ja varoitusten mukaan.

Oletetaan esimerkiksi, että sinua palkataan järjestämään yhden päivän historiallinen kaupunkikierros 15 hengelle. Asiakkaasi haluaa lainata kiinteän maksun kuljetuksesta, yksityisestä oppaasta, lounasta ja kaikista / kaikista pääsymaksuista paikoista; Hän kuitenkin pyytää, että annat jokaisen kustannuserän korkean tason jakautumisen.

Tässä skenaariossa sinun on neuvoteltava / laskettava kaikkien palvelujen kustannukset, mukaan lukien aika, ja lainaa yhteenlaskettu summa kuluista. Tapahtumasuunnittelijan vastuu / riski on tunnistaa vaaditut talletukset, maksaa kaikista palveluista ja vastata kaikista palvelusopimuksista.

Maksut perustuvat kulujen prosenttiosuuksiin

Keskimäärin pätevimmistä tapahtumasuunnittelijoista pitäisi tuntea olonsa mukavaksi veloittamalla 15-20% tapahtuman kokonaiskustannuksista osana maksua. Riippuen ohjelman monimutkaisuudesta ja tapahtuman suunnitellusta ja toteutetusta ajasta, tämä riittää kattamaan suunnittelijan koko kustannukset ja tulonlähteet.

Oletetaan esimerkiksi, että sinua palkataan yksityisen illallisen järjestämiseen eksklusiivisessa ravintolassa 40 hengelle keskimäärin 175 dollaria per henkilö.

Arvioimme, että vie 15 tuntia aikaa tavata asiakkaasi, suunnitella, osallistua ja suorittaa kaikki tapahtuman seuranta. Jos veloitat 18 prosenttia kokonaiskuluista, ansaitset vain hieman enemmän kuin kohdistetut tuntipalkkasi 75 dollaria tunnissa:

175 x 40 vierasta = 7 000 dollaria x 18% = 1.260 dollaria
15 tuntia x $ 75 / h = 1,125 dollaria

Jos asiakas tekee sinut sopimuksen kaikkien palveluiden välille suoraan, asiakkaalle aiheutuva kokonaissumman kustannusmaksu olisi yhteensä 8 260 dollaria.

Palkkio perustuu tunneittain

Jotkut asiakkaat mieluummin järjestävät tapahtumasuunnittelijan hintatarjouksen palveluiden hinnankorotuksesta ja arvioivat tietyn asiakasohjelman hallinnan ja suorittamisen tuntien kokonaismäärän. Se saattaa tuntua samanlaiselta kuin tasainen hankekurssi, mutta se mahdollistaa molempien osapuolten joustavuuden sopeuttamiseen muutoksiin, joita saattaa olla tarpeen matkan varrella.

Monet yritystilaisuussuunnittelijat laskevat tunnilta palveluista. Sen avulla asiakas voi tietää, kuinka paljon se maksaa palkata palveluitasi ja antaa hänelle mahdollisuuden laskea kohtuullinen budjetti. Usein tämä johtuu siitä, että asiakas haluaa paremmin käsitellä odottamattomia kuluja.

Muista aina määritellä tarkkoja parametreja odotusten mukaisesti niin, että molemmat osapuolet ovat yksimielisiä siitä, mitä palveluja tarjotaan. Tapahtumasuunnittelijaksi tulisi sisällyttää viittaus laskutukseen kaikista kohtuullisista liiketoimintakuluista, joita voi syntyä.

Jotkut tapahtumasuunnittelijat voivat merkitä liikekuluja, kuten laivaliikennettä, autonvuokrausta ja muita muita kuluja, jopa 15-20%, kun taas toiset eivät; jos et, sinun tulisi ilmoittaa tällaiset merkinnät ja hankkia sopimus asiakkaan kanssa etukäteen.

Tunneittaisten tapahtumien suunnittelunopeuksien osalta on myös tärkeää määrittää, kuinka usein voit laskea aikasi.

Oletetaan esimerkiksi, että asiakas palkkaa sinut lokakuussa järjestämään yhden päivän seminaarin maaliskuussa. Palvelumme on sopimussuhteessa lähde- ja neuvottelupalveluihin, catering-palveluihin , A / V: ään ja osallistumaan sisällön luomiseen rajoitetulle määrälle viestintää (kutsut, esityslista, arviointilomakkeet jne.).

Asiakkaasi on myös palkannut sinut tarjoamaan paikan päällä hallintaa. Teet etukäteen sopimuksen, jonka mukaan laskutetaan tunnistetut palvelut eri aikoina ja lähetät laskut kaikista suoritetuista palveluista viikoittain, kahden viikon tai kuukausittain.

Sopimuksen mukaan sinun ja asiakkaasi tulisi molemmat laatia yksityiskohtainen työnkuva, joka sisältää molempien osapuolten odotetut vastuut. Sitten voit arvioida niin monta tuntia ja kohtuullisia kuluja sisältävän kokonaistalousarvion (selvitä siitä, mitä näihin yksityiskohtiin voi sisältyä).

Maksut perustuvat kulujen prosenttiosuuksiin Plus Litteä maksu / tunneittain

Joskus sinua palkataan tapahtuman järjestämiseksi, ja jostain syystä asiakas haluaa koron, joka perustuu prosenttiosuuksiin kuluista. Tämä ei kuitenkaan riitä kattamaan koko ajanne ja palveluidesi kustannuksia. Näissä tilanteissa on järkevää esittää maksut yhdistetyllä kustannuksella kahdessa eri luokassa.

Esimerkiksi asiakas pyytää sinua järjestämään konferenssiin liittyvät tapahtumat. Sinun tehtäväsi on järjestää kaksi yksityistä illallista ja golf retki, joista jokaisella on 50 vierasta. Näiden yhdistettyjen tapahtumien kokonaiskustannukset ovat noin 20 000 dollaria, mutta aikaa tarvitaan noin 60 tuntia ja hankkeen monimutkaisuus voi perustella suuremman voittomarginaalin. Kun pidät tästä mielessä, saatat tulla lopulliseen kiinteään maksuun + tuntipalkkio seuraaviin laskelmiin:

Osuus kustannuksista Arvio:
20 000 dollaria x 18% = 3600 dollaria

Tunneittainen arvio:
60 tuntia x $ 75 / h = 4500 dollaria

Tunneittainen puute: 900 dollaria

Jos olet menettänyt alijäämän, kuten yllä olevassa esimerkissä teet, voit valita 15 tuntia aikaa hallita useiden ulkopuolisten toimittajien logistiikkaa. Lainasi voi ilmetä seuraavaksi:

Tapahtumakustannusten osuus yhteensä: 23 600 dollaria
Litteä maksu: 1 1255 dollaria (15 tuntia 75 dollaria tunnissa)

Tässä tilanteessa sinun on arvioitava huolellisesti, että olet arvioinut tuntikausiasi asianmukaisesti (tili, joka kattaa epätavanomaiset käyttökulut, kuten henkilökohtaisen matkan). Kuten odotettiin, harvat asiakkaat ovat iloisia kasvien korotuksista myöhemmin, ellei perusteltuja syitä ole.

Maksut perustuvat maksullisiin hintoihin

Toinen tapa, jolla tapahtumasuunnittelijat voivat periä palveluista perittävät maksut, on turvaamalla tapahtumapaikka tilaisuuksilla, jotka tarjoavat käyttöönottokoron. Nämä ovat matkatoimistoille tyypillisiä maksuja lippujen, hotellihuoneiden ja muiden kuljetusmuotojen varaamiseen.

Esimerkiksi monet hotellit voivat pidentää toimivaa korkoa jopa 10 prosentilla hotellihuoneisiin ja muihin kuluihin.

Vaikka jotkut tapahtumasuunnittelijat käsittelevät tilausmaksuja tulonlähteeksi itselleen, savvier-asiakkaat voivat kyseenalaistaa tapahtumasuunnittelijan lojaalisuuden tunteen silloin, kun tilausmaksut ovat mukana. Tästä syystä monet kokeneet suunnittelijat rajoittavat suunnittelun valintoja, joihin sisältyy tilausnopeus tai neuvotella ohjelmiin kuulumattomasta hinnoittelusta ja siirtää säästämisen suoraan asiakkaalleen.

Lisäksi jotkut asiakkaat saattavat olla tietoisia siitä, että maksullisia maksuja on olemassa, eivätkä odota ulkopuolisten konsulttien laskuttavan mitään muita tunnistettuja laskutustapoja, jotka olemme hahmotelleet ja jotka maksavat edelleen maksullisen hinnan. Yleisesti ottaen monet tapahtumasuunnittelijat eivät pidä hyvänä muodoltaan olennaisesti "kaksinkertaistava" niiden tulovirta tällä tavalla.

Jos otat vastaan ​​tilaamasi hinnat, sinun ei kannata veloittaa asiakkaidesi maksuja palveluistasi käyttämällä vaihtoehtoisia laskutusmenetelmiä.

On olemassa skenaarioita, kun käyttöönottoluvut ovat järkevämpiä, kuten pienempi voittoa tavoittelematon tai yhdistys, joka voi palkata palveluitasi jäsenyystapahtumaan tai kokoukseen ja suurin osa palkkioista maksetaan suoraan osanottajien sijaan organisaatiosta.

Toinen skenaario voi olla, jos asiakas ostaa asiakkaasi lahjoja sinulta, ja voit myös tarjota mainostuotteita jakelupalveluita. Tällöin voit neuvotella myynninedistämistarkoituksessa oleville tuotteille eikä veloittaa palveluitasi tunneittain, ellei asiakas ole tietoinen kaikista maksuista etukäteen.