Tästä johtuen kokousjärjestäjät tarvitsevat tiukan catering-numeron, jolla varmistetaan elintarvikkeiden laatu ja vältetään rangaistusmaksut. Seuraavassa luetellaan merkittävät luvut ja ehdot tutustua.
Arvioitu määrä
Se on vieraiden määrä, johon alun perin kehität tapahtumasuunnitelmasi. Ei ole mitään todellista velvoitetta arvioidun laskennan kanssa, koska se on enemmän "työnumero", jota käytetään arvioimaan kustannuksia ja henkilöstötarpeita.
Odotettu kreivi
Odotettu määrä lähetetään kaksi tai kolme viikkoa ennen tapahtumaa. Se edustaa ennakoitujen vieraiden entistä tarkempaa lukumäärää, ja se sidotaan sopimusperusteisesti lopulliseen laskuun. Jokaisella catering-toiminnolla on omat politiikkansa odotetuille laskelmille, mutta yleensä se ei saisi poiketa enempää kuin 15% lopullisesta määrästä.
Lopullinen määrä / taattu määrä
Se on määrä vieraita aterioita voit maksaa, ja se edustaa myös määrän paikka-asettaminen catering joukkue tulee huoneen sisällä.
Tähän numeroon eräpäivän jälkeen tehdyillä muutoksilla voi olla seuraamuksia tai myöhästymismaksuja. Siksi on tärkeää, että suunnittelija asettaa RSVP-päivämäärän, joka on ennen takuuaikaa.
Pudota prosenttiosuus
Pisteinä on kaksi kulmaa. Ensimmäinen lasketaan catering-palvelun avulla nähdä, kuinka paljon lopullisesta määrästäsi on laskenut oletetusta laskusta.
Jos prosenttiosuus on liian suuri (yli 20 prosenttia), voidaan määrätä seuraamusmaksu henkilöstö- ja toimitustilausten kustannusten kattamiseksi. Suunnittelijat käyttävät pudotusprosentteja, jotta voidaan arvioida kuinka monta "ei-näyttää" odotettavissa. 2%: n pudotusnopeus on keskimäärin maksetuista tai lipuista tapahtumista. Tämä keskiarvo voi nousta yli 5% tapahtumista, jotka ovat ilmaisia. Kuten voitte kuvitella, osallistujat näyttävät todennäköisemmin, kun heillä on rahaa sijoitettu tapahtumaan.
Ateriakortit
Jotkut suunnittelijat tarjoavat useamman kuin yhden entrée muodollisen aterian, ja tämä luo uuden laskentavaatimuksen. Hotellit ja bankettikeskukset eivät halua jyrää arvaamaan, kuinka monta vierasta valita pihvi tai kana, joten suunnittelijoiden on saatava tarkat laskut kustakin valinnasta RSVP-järjestelmänsä kautta. Tapahtumapäivänä jokainen osallistuja saa värillisen aterikortin, jonka he voivat sijoittaa pöydälle, joten palvelimet tietävät automaattisesti minkä lautasen he tilasivat.
Juo liput
Tapahtumasuunnittelijat voivat käyttää juomalipuja avoimen palkin kulun hallitsemiseksi. Se saavutetaan antamalla jokaiselle asiakkaalle yksi tai kaksi juomalipun rekisteröinnissä. Baarimikko hyväksyy lippuja juoman puolesta, ja asiakkaat, jotka haluavat juoda lippujärjestelmänsä ulkopuolella, voivat maksaa käteistä. Yksi juttu merkille juomalipuista on se, että tapahtuma veloittaa korkeimman hintaluokan.
Tästä syystä on järkevää käyttää tätä järjestelmää olutta ja viiniä tai talonpalkkia, koska valinnat hinnoitellaan tiiviimmin yhteen.
Työskentele järjestelmän kanssa
Loppujen lopuksi tapahtumasuunnittelijan tehtävänä on tarjota tarkkoja laskelmia catering-osastolle. Ne suunnittelijat, jotka eivät noudata palveluntarjoajansa antamia toimintatapoja ja määräaikoja, voivat päätyä maksamaan enemmän kuin mitä pitäisi tehdä seuraamusten ja muiden maksujen muodossa. Paras tapa välttää tämä on lukea catering-politiikkaa ennen tapahtuman suunnittelua . Tämän yksinkertaisen säännön avulla voit valita sopivimmat päivämäärät ja kulut kulkemaan vieraita.