Ennen kuin lähetät lomakkeet, ota huomioon sähköinen arkistointi.
UPDATE: Uusi aikataulu W-2: n ja 1099: n arkistoimiselle
Kaikkien W-2: n ja 1099: n on oltava voimassa seuraavan vuoden tammikuun 31 päivänä.
Vuoden 2017 verojen osalta nämä lomakkeet on jätettävä viimeistään 31.1.2018. Hakuaikaa koskevat määräajat on siirretty, jotta veropetoksiin liittyviä lomakkeita voidaan seurata paremmin. Määräaika on sama kaikille lomakkeille, mukaan lukien sähköinen arkistointi.
Lue lisää vuoden 2017 palkkasumman verotuksen määräajoista.
Tässä artikkelissa käsitellään tiedostojen esittämistä ja esitellään joitain e-arkistoinnin etuja.
E-arkistoinnin edut
- IRS: n mukaan sähköinen arkistointi säästää aikaa ja vaivaa ja auttaa varmistamaan tarkkuuden.
- Jos e-tiedosto W-2 muodostaa, sinun ei tarvitse laskea ja lähettää W-3-lähetyslomaketta ; Sosiaaliturvalaitos luo W-3 automaattisesti.
- Jos e-tiedosto 1099 muodostaa, sinun ei tarvitse laskea ja lähettää 1096 lomaketta kustakin 1099 lomaketyypistä.
- Voit käyttää BSO-sivustoa varmistaaksesi sosiaaliturvatunnukset palkkatarkoituksiin. Sosiaaliturvanumeroiden tarkistaminen varmistaa, että palkat ilmoitetaan oikein ja välttää kalliita W-2C-lomakkeita korjaamaan W-2: ää,
- BSO-sivustossa on opetusohjelma, käsikirjat, tarkistuslista ja paljon muuta hyödyllistä tietoa, joka auttaa sinua sähköisessä muodossa W-2-lomakkeita.
- Jos löydät virheen yhdessä tai useammassa W-2 lomakkeessa sen jälkeen, kun olet lähettänyt ne, voit myös lähettää W-2c (korjattuja) lomakkeita verkossa.
- Voit tarkistaa, että tiedostot ovat vastaanotetut ja tarkista tila verkossa.
Tallennetaan W-2 lomakkeet sosiaaliturvahallinnon kanssa
Sinun on lähetettävä kaikki 2017 W-2s sosiaaliturvan hallintoon (EI IRS!) Sekä lähetyslomakkeen W-3 kanssa 31. tammikuuta 2018 mennessä.
SSA: n Business Services Online (BSO) on e-arkistoinnin W-2: n paikka. Jos talletat 250 tai useampia W-2-lomakkeita, sinun on toimitettava e-tiedosto, mutta jos sinulla on vähemmän kuin 250 W-2, voit käyttää sähköistä arkistointia.
Entä 1099-MISC lomakkeet? Voinko e-tiedoston myös lomakkeita?
Voit lähettää kaikki 1099 lomakkeet, kuten lomake 1099-MISC, IRS: lle postitse tai verkossa käyttämällä arkistointitietojen palauttamista sähköisesti (FIRE) järjestelmää.
Jos et lähetä sähköisesti, sinun on myös lähetettävä lähetyslomake 1096 , yksi jokaisesta 1099-tyypistä, jonka olet jättänyt, ja joka sisältää yhteenvedon kaikista kyseisen luokan lomakkeista. Tämä on toinen hyöty sähköiseen arkistointiin: ei tarvita 1096.
Jos haluat tallentaa 1099 lomaketta sähköisesti, muista lähettää IRS-lomake 4419, hakemus tiedostoon sähköisesti, vähintään 30 päivää ennen lomakkeiden eräpäivää ja lukea IRS-tiedot FIRE-järjestelmän tallentamista koskevista vaatimuksista.
Muista nämä tärkeät päivämäärät:
Katso tämän artikkelin kuluvan vuoden hakemusten määräajoista.
Yleensä tammikuun loppuun mennessä:
- Sinun on W-2 lomakkeet työntekijöille ja 1099-MISC-lomakkeet muille kuin työntekijöille.
- Sinun on lähetettävä kaikki W-2: t lähettämällä W-3, sosiaaliturvan hallintoon, mukaan lukien sähköinen arkistointi.
- Sinun on toimitettava IATA: lle kaikki 1099 lomaketta, lomake 1099-MISC sekä lähetyslomake 1096 mukaan lukien sähköinen hakemus.