Kuinka uusi määräaika vaikuttaa W-2-korjauksiin
W-2- ja W-3-lomakkeiden kirjautumisajan muutos edellyttää, että yrityksesi tekee muutoksia menettelyihisi.
Sosiaaliturvalaitoksen (SSA) lomakkeiden W-2 ja W-3 lomakkeiden jättämisen määräaika on muutettu. Vuoden 2017 lomakkeiden osalta tiedoksiantoaika on 31.1.2018.
Lomakkeiden jättämisen määräaika SSA: lla on nyt sama kuin määräaika W-2-lomakkeiden tarjoamiseksi työntekijöille.
Jos haluat antaa työntekijöille aikaa saada lomakkeita ja tehdä muutoksia, sinun on annettava W-2 lomakkeet työntekijöille aiemmin tammikuussa. Korjauksia on paljon helpompi tehdä ennen SSA: n arkistointia.
Löydät lisätietoja uudesta aikataulusta tämän artikkelin 2018 vuotuisista palkanlaskennan määräaikoista , vuoden 2017 palkkasummasta.
Miten määräaika muutoksella vaikuttaa W-2 lomavirheisiin
Aikaisemmin sinulla oli kuukausi antaa W-2 lomakkeita työntekijöille ja varmistaa, että he olivat oikeita ennen kuin heidät lähetettiin sosiaaliturvahallintoon. Koska nämä kaksi määräaikaa ovat samat, sinun kannattaa antaa työntekijöille W-2s tammikuun alussa, joten virheet voidaan korjata.
Muussa tapauksessa sinun on noudatettava tätä menettelyä W-2s- ja W-3s-virheiden korjaamiseksi.
Korjaa W-2s ja W-3 s käyttäen W-2C ja W-3C
Jos olet antanut työntekijälle virheellisen W-2-lausunnon joko ennen W-3-lähetyslomaketta tai sen jälkeen, kun olet lähettänyt sosiaaliturvahallinnon, sinun on täytettävä W-2c- ja W-3c- lomakkeet.
Ensinnäkin W-2-lomakevaatimusten tarkastelu
Sinun on valmisteltava ja jaettava W-2 jokaiselle työntekijälle, joka osoittaa hänen palkkansa ja pidättymisensä kuluvan vuoden tammikuun loppuun mennessä. Tammikuun loppuun mennessä sinun on laadittava W-3-lähetyslomake ja lähetettävä se yhdessä kaikkien W-2-lomakkeiden kanssa SSA: lle.
Tarkka määräaika muuttuu vuosittain lomien ja viikonlopun vuoksi. Tässä on päivitetty artikkeli, joka näyttää tarkat määräajat kuluvalle verovuodelle.
Työntekijän nimen, SSN: n virheet
Jos olet aikaisemmin ilmoittanut työntekijän nimen tai sosiaaliturvatunnuksen oikein ja tänä vuonna nimi / SSN on väärä, täytä W-2c vain laatikon i kautta. Älä täytä numeroituja laatikoita palkkojen ja pidätettyjen tietojen kanssa. Jos tämä on ensimmäinen kerta, kun olet ilmoittautunut väärin nimi / SSN, tee alkuperäinen W-2 uudelleen ja anna se työntekijälle. Jos lähetit lomakkeen SSA: han yhdessä W-3: n kanssa, sinun on tehtävä W-2c ja W-3c.
Puuttuva nimi tai sosiaaliturvatunnus
Jos virhe on puuttuva työntekijänimi tai SSN, et voi käyttää W-2c: tä lisätäksesi nämä tiedot. Lomakkeiden ohjeet W-2C ja W-3C ilmoittavat, että sinun on otettava yhteyttä SSA: iin suoraan numerosta 1-800-772-6270.
W-2-lomakkeessa olevan määrän virhe
Jos olet tehnyt virheen määränä joko lähdeverosta tai tuloista, täytä W-2c kokonaan, jolloin näytetään alkuperäiset ja korjatut määrät. Sinulla saattaa olla myös oltava 941c-tiedosto, jos ilmoitat virheellisesti 941 - Työnantajan neljännesvuosittaisesta verotuksesta palkat ja / tai pidätykset.
Lisämerkinnät
- Jos olet maksanut palkkaa työntekijälle virheellisesti, nämä palkat ovat edelleen verovelvollisia työntekijälle.
- Älä käytä W-2c: tä ilmoittaaksesi takaisin.
- Sinun on käytettävä erillistä W-3c jokaista W-2c-tyyppiä varten (tämä on sama kuin jos tallennat erilaisia W-2-tyyppejä).
Lue ohjeet huolellisesti
Tämä artikkeli on yleiskuva näistä palkka- ja veroilmoituksista. sen ei ole tarkoitus olla kattava. Ennen kuin täytät W-2c- tai W-3c-laitteet, lue ohjeet (löytyvät asiakirjoista) huolellisesti.
Muistutus myöhäisestä arkistoinnista
Varmista, että saat W-2: t ulos työntekijöillemme eräpäivään mennessä ja W-3: t lähetetään SSA: lle ajoissa, jotta vältetään myöhästyneiden jakelujen ja arkistointien seuraamukset.