Suunnittele avustuskirjakalenteri, joka pitää sinut keskittyneenä, ajoissa ja vastaa kaikista yksityiskohdista.
Vuosittain myönnettävän avustuksen kalenteri voi olla hyvä työkalu, jonka avulla voit vain ohjata ohjelmasi parhaiten sopivalla rahoituksella ja auttaa sinua pysymään hyvällä tavalla rahoittajien kanssa.
Kehitä avustushakemuskalenteri tänään ja rakenna kartta tulevista avustusten varainhankinnasta.
Kattavan apurahojen laatiminen vie aikaa ja ehkä hieman pakotettavuutta. Kuitenkin pieni työ etukäteen säästää lukemattomia tunteja ja resursseja vuoden aikana. Saatat jopa rentoutua hieman.
Seuraavassa on muutamia yksinkertaisia ohjeita, joiden avulla pääset aloituskumppaniksi.
Valitse mallipohja tukihakemuksen kalenteriin
Valitsemasi muoto riippuu organisaation tarpeista, ryhmästä ja yksilöllisestä työstään. Monille organisaatioille laskentataulukko jaettuna kuukausittain toimii melko hyvin. Toiset mieluummin paremmat yksityiskohdat kuin projektinhallintaohjelmisto.
Muodosta riippumatta jokainen apuraha-kalenteri antaa sinulle tilannekuvan kuukaudesta, määräajoista, ehdotuksen täyttämiseen tarvittavista toimista ja hakemuksen tilasta. Löydät mallikampanjan mallinäytteen tässä.
Sinun aikataulusi tulisi sisältää myös tehtäväosa. Voit luetella tehtävät suoraan kalenterissa tai erillisellä välilehdellä. Jos työskentelet apurahojen kanssa muiden ihmisten kanssa, käytä yhteistyökumppaniohjelmia, kuten Google-dokumentteja, jotta vältä päällekkäisyyksiä ja varmista, että kaikki pysyvät ajan tasalla.
Tarkista aiemmat apurahat
Katso viime vuoden apurahasi. Päätä, mitkä haet jälleen. Mieti:
- Saamasi rahoituksen määrä
- Kuinka kauan sovellus kesti
- Ja todennäköisyys saada rahoitusta uudelleen
Varmista, että tarkistat kaikki avustussäännöt vuosittain, koska rahoituksen prioriteetit muuttuvat.
Tutkimus- ja eläinlääketieteelliset apurahat
Aloita etsimällä kaikki apurahat, joihin olet oikeutettu. Älä tuhlaa aikaa hakeaksesi avustuksia, joita et koskaan saa.
Tutki jokaista uutta apurahaa, jonka uskot ehkä toimivan ohjelmassasi. Harkitse rahoittajien painopisteitä, annettavien avustusten lajit ja arvot sekä kunkin työn hakemisen määrä.
Harkitse hyväntekeväisyystiedotteen virallinen kalenteri
Onko sinulla suuri varainkeruu, joka vie paljon aikaa? Onko henkilöstösi suunnitellut laajennettua lomaa? Ajattele hyväntekeväisyysjärjestösi henkilökuntaa ja aikasitoumuksia kuukausittain. Pidä nämä rajoitukset mielessä, kun luot apurahojen suunnittelukalenterin.
Täytä vaikeat määräajat
Kun olet päättänyt, mihin avustuksiin haetaan, täytä laskentataulukko avustuksilla, joilla on vaikeita aikarajoja. Koska ne eivät muutu, ne tarjoavat luurankoa, jonka kautta voit järjestää loput lähetyksistä.
Täytä määräajat
Kun sinulla on kuva tulevasta vuodesta ja täyttänyt kovia määräaikoja, on aika sopeutua määräaikaan. Jos haet yritystoiminnan ohjelmia, aseta ne aikaisemmin vuonna, koska nämä lähteet saattavat loppua. Jos tiedät, milloin säätiö tai muut rahoittajat tarkastelevat apurahahakemuksia, voit suunnitella lähettämällä hakemuksesi hyvin ennen kyseistä aikaa.
Täytä tehtäväosa
Ajattele jokaista ehdotuksen täyttämiseen tarvittavia tehtäviä. Ovatko tietosi ajan tasalla? Haluatko saada sisäisen hyväksynnän?
Ajattele jokaista tehtävää. Tee sitten työtä taaksepäin kunkin toimenpiteen määräaikojen mukaan. Kun olet täyttänyt tehtävän aikajaksot, saatat joutua sekoittamaan joitain aikatauluja.
Tehtävä-osio on myös hyvä paikka tehdä muistiinpanoja sovellusprosessista, mukaan lukien keskustelut, joita olet käynyt rahoittajien kanssa ja oppitunnit.
Voit sitten viitata näihin muistiinpanoihin seuraavana vuonna, kun haet uudelleen.
Ole realistinen
On parempi soveltaa kymmentä vankkaa, asiaankuuluvaa apurahaa kuin esittää kaksikymmentä niin sanottua hakemusta.
Olla realistinen siitä, kuinka paljon työtä kukin lähetys kestää ja kuinka kauan olet. Jätä sellaiset avustukset, jotka eivät näytä olevan todennäköisiä tai jotka eivät kuulu palveluiden piiriin.
Pidä parantumassa
Tukihakemisto ei ole staattinen asiakirja. Jos kuulet uusista rahoitusmahdollisuuksista, lisää ne. Jos ohjelma tai rahoitusprioriteetti muuttuu, muuta aikataulua. Avustusten kalenteri on vähintään tarkistettava vuosittain.
Muista rakentaa aikaa joka vuosi tarkastelemaan kalenteriasi, pohtimaan onnistumistasi ja suunnittelemaan strategian seuraavalle vuodelle.
Tukikalenterin tekeminen kestää aika ajoin, mutta kun olet aloittanut työn, olet menossa onnistuneeseen avustustrategiaan.
Kerri Drumm auttaa järjestöjä helpottamaan, kouluttamaan, järjestäytyneeseen kehitykseen ja myöntämään kirjallisesti.