Ostotilaukset ovat yleensä esivalmistettuja, numeroituja asiakirjoja, jotka on tuotettu vähittäiskauppiaan taloushallintojärjestelmästä. Toisin sanoen, jos käytät kirjanpito-ohjelmistoa, kuten QuickBooksia , kun tilaat tuotteita myyjältä, se luo ostotilauksen sinulle järjestelmässä. PO: n tehtävänä on luoda seurattava asiakirja kirjanpidossa tai POS-järjestelmässäsi käytettäväksi kaikenlaisissa edullisissa tavoissa liiketoiminnan suorittamiseen.
Miten se toimii Inventory System -järjestelmän avulla
- PO kertoo, mitä mainosjärjes- telmänne on järjestyksessä. Jos käytät avointa ostaa järjestelmää , se ei osaa tilata mitään muuta tuotetta, koska jo jotkut tilatut.
- Se voi määrittää ostosopimuksen myyjän kanssa. Esimerkiksi se sisältää tietenkin jokaisen tilaamasi tuotteen määrät, mutta siinä myös ilmoitetaan maksutapa, jonka ehtojen mukaan maksat tuotteista (mukaan lukien päivämäärä ) ja siitä, millä tavoin tuotteet, jotka lähetät tuotteeseen myymälä.
Useilla myyjillä on setti tai oletusjärjestelmä, jota he käyttävät laskutukseen ja rahtiin. Joten, ilman ohjeita, ne oletusarvoisesti UPS-kentällä, kun toimitat sinulle esimerkiksi. Mutta saatat tarvita sitä nopeammin, ja PO voi ilmoittaa siitä.
- PO on kaikkien osapuolten vastuullisuusasiakirja. On erittäin helppoa tehdä virheitä tilauksen yhteydessä. Mutta kun kaikki on kirjallisesti, on vaikea väittää. Muistan useita kertoja, kun laskutettiin ja laskutettiin virheellisesti myyjältä, mutta ostotilaukseni oli varmuuskopioitu ja palautettu tai korjattu.
Eräs esimerkki tästä, sain laskun 300 laatikkoa varten kengänvalmistetta varten ja tilasin 300 kappaletta. Ruutuun on 100 kappaletta, joten voit kuvitella, kuinka paljon lasku oli suurempi kuin mitä sen pitäisi olla.
- Kun tavara saapuu myyjältä, voit tarkistaa sen PO: tä vastaan ja varmistaa, että lähetys on oikea. Viidenneksi se mahdollistaa kaikkien työntekijöiden osallistumisen. Esimerkiksi yksi työntekijä voi tilata ja toinen voi vastaanottaa.
Muistan ensimmäisen vähittäiskaupan 26 vuotta sitten, kun meillä ei ollut PO-järjestelmää. Koska olin se, joka oli tilannut, minun piti myös tarkistaa kaiken sen varmistamiseksi, että se oli oikein. Minun aikani tehokasta käyttöä myymälän omistajana.
Yksi ostositoumusten muista eduista on luottokelpoisuutesi. Pankit tarkastelevat usein PO: nne selvittääksesi, oletko liuotinaine. Hyvä ostotilausprosessi voi auttaa sinua hyväksymään. Köyhä johtaa siihen, että et saa lainaa. Sitä voidaan käyttää myös luotonantajan kanssa. Esimerkiksi jotkut myyjät saattavat vaatia sinua maksamaan käteistä tilauksen yhteydessä. Kun olet tehnyt liiketoimintaa kanssasi, he voivat antaa sinun lähettää PO: n luottokorttia vastaan. Tämä on valtavaa kassavirran hallinnassa.
Toimipisteet ovat vähittäiskaupan yleinen käytäntö. Ja kaikki POS- tai kirjanpitosovellukset, joita voit asentaa myymäläänsi, on käytössä PO-komponentti.