Ajanhallinnan osalta haasteena on usein kuvata, kuinka käyttää aikaa tuottavammin. Hyvä paikka aloittaa sähköpostin hallinta; tämä on yksi aluetta, joka ylittää luettelon aikapelastuksista monien pienyritysten omistajille.
Koska sähköposti on jatkuva viestintämuoto, eikä meillä ole täydellistä määräysvaltaa tulevasta virrasta, meidän on pyrittävä parantamaan tuottavuutta siitä, kuinka saamme, järjestämme, vastaamme ja edes ajattelemme sähköpostia. Alla olevat vinkit auttavat luomaan järjestelmän, jolla voit hallita sähköpostiasi tavalla, joka tukee tuottavuutta sen sijaan, että syö sitä pois.
1. Poista ilmoitukset käytöstä.
Sähköposti pyrkii tulemaan koko päivän ja yön ajan, joten on tärkeää, että hallitset tulevien viestien kulkua päivässäsi. Sammuta uusien viestien ilmoitukset sekä tietokoneellesi että älypuhelimelle, jotta estät jatkuvat häiriöt ja häiritsevät aikataulusi ja tarkista, onko posti sopiva sinulle.
2. Päätä, miten postilaatikkoasi käytetään.
On olemassa monia erilaisia filosofioita, kun kyse on sähköpostin saapuneiden postilaatikoiden hallinnasta. Voit käyttää postilaatikkoasi catchall, rajoittaa sen vain korkean prioriteetin viestit tai tehdä se työtehtäväluettelon.
Avain on valita yksi kohde postilaatikostasi ja tarttua siihen.
3. Luo sähköposteja ja mustia listoja.
Useimmat sähköpostiasiakkaat ja sähköpostipalveluntarjoajat antavat käyttäjille mahdollisuuden tehdä luetteloita turvallisista osoitteista varmistaakseen, että kyseiset viestit päätyvät, kun taas mustalla listalla tai estämällä, mitä pidät roskapostiviesteistä. Ota aikaa päivittää nämä luettelot usein pitämällä saapuvan sähköpostisi puhtaana.
4. Aseta ajastin ja eräprosessi.
Jotkut pienyrittäjät hyötyvät siitä, että niillä on aikaa taskussaan vain sähköposti. Jos tämä toimii sinulle, jätä päivän aikana tietty määrä aikaa vastata viesteihin, siirtää toimintotähteitä tehtäväluetteloosi, poistaa roskapostia ja saada tarkka käsitys siitä, mitä tarvitset seuraavaksi.
5. Käytä sääntöjä prosessin automatisoimiseksi.
Jotta sähköpostinhallintaprosessi voidaan tehostaa entisestään, käytä sähköpostiasiakkaasi sääntöjä, jotka lajittelevat, liittävät, siirtävät ja järjestävät viestisi. Samalla, kun luomaan sääntöjä, jotka tukevat tapaa, jolla käytät sähköpostia, kun olet luonut ne, voit vähentää huomattavaa osaa sähköpostin käsittelyaikaa.
6. Hanki pään aloitus älypuhelimesta.
Monet pienyrittäjät ovat älypuhelimia, jotta he voivat pysyä yhteydessä toisiinsa ja työskennellä jopa silloin, kun he ovat poissa toimistosta. Jos usein tarkistat sähköpostia mobiililaitteellasi, voit tallentaa huomattavan määrän aikaa lukemalla ja käsittelemällä viestejä, kun olet matkapuhelimesi. Vaikka olet vain tavan poistaa roskaa ja viestejä, joita sinun ei tarvitse säästää, voit hyötyä siitä, että sinulla on virtaviivainen postilaatikko, kun palaat toimistoon.
7. Jos et lue sitä, peruuta tilaus!
Sähköpostiuutiskirjeet ja muut sähköpostimarkkinointiviestit voivat olla erinomainen tapa pysyä yhteydessä asiakkaisiin, kollegoihisi, kumppaneihisi ja muihin yrityksiin, joista olet kiinnostunut, mutta nämä viestit voivat nopeasti kasaantua.
Jos et ole lukenut tietyntyyppisiä kertaluonteisia lähetyksiä useissa numeroissa, lopeta tilauksesi. Sähköpostiviestien ja muiden automatisoitujen viestien rajoittaminen vain niihin, jotka luet säännöllisesti, voi olla helppo tapa vähentää postilaatikkoosi irtotavarana.
Jos haluat vielä enemmän työkaluja, joiden avulla voit tulostaa entistä tuottavammin pienyrityksissänne, tutustu tähän 101 tuottavuussovellusluetteloon .