Päätä, jos tarvitset todella kokousta
Ensinnäkin päättää, onko kokouksen suunnittelu todella välttämätöntä.
Usein ajatellaan virallista tapaamista parhaaksi tavaksi jakaa tietoa tai keskustella aiheesta. Mutta jos uutiset voidaan toimittaa sähköpostitse tai neuvottelupuhelulla tai vain rallintamalla muutama ihminen toimistossa 15 minuuttia, ohita viralliset kokoukset.
Vain kutsu ihmisiä, jotka todella tarvitsevat siellä
Oletko koskaan kutsuttu kokoukseen ja ihmetellyt - puolivälissä - miksi olet siellä? Älä tuhlaa ihmisten aikaa kutsumalla heitä kokoukseen, jossa he eivät tarvitse osallistua. Se ei ole tehokas kokous. Onko joku tilinpäätöksestä läsnä kokouksessa vastatakseen talousarvioon liittyviin kysymyksiin? Sitten pyydä yksi henkilö kirjanpidosta, joka sopii tähän tehtävään.
Jos kollegalle tai esimiehelle on ilmoitettava siitä, mitä kokouksessa keskusteltiin, sinun ei tarvitse kutsua heitä varsinaiseen kokoukseen. Valmista vain kokouksen yhteenveto ja lähetä se myöhemmin. He arvostavat aikaa säästävää ja olet varma siitä, että - koska annat tiedot kirjallisesti - että he ovat täysin tietoisia keskusteluista.
Lähetä kokouksen muistutukset
Elämä on varattu ja kalenterit pian kirjataan aikataulun mukaan. Lähetä seurantakokouksen muistutus kaksi päivää ennen kokousta. Tämä vahvistaa ne henkilöt, jotka vastasivat, että he olisivat läsnä ja myös tiedottavat etukäteen, jos aikataulut ovat muuttuneet ja keskeiset osallistujat eivät kykene tekemään suunniteltua kokousaikaa.
Tee aikataulu
Suunnitellaksesi tehokkaita kokouksia, sinun on ensin suunniteltava, mitä keskustellaan. Mikä on kokouksen tavoite? Mitä aiot saavuttaa? Kehitä kokousjärjestely etukäteen ja jakaa se osanottajille. Ilmoita alkamisaika ja sisällyttää lyhyt luettelo aiheista, joita on käsiteltävä. Älä kaada omaa kokousta pitkällä, liian yksityiskohtaisella asialistalla. Ilmoittakaa nimen mukaan kaikki henkilöt, jotka vastaavat tietyn alueen raportoinnista.
Ole selvää odotuksista
Kun lähetät ilmoituksen kokouksesta ensimmäisen kerran, selvitä sen tarkoituksesta ja odotuksistasi. Aikooko kokous esityksen ympärille ja osallistujien tulisi olla valmiita tekemään muistiinpanoja? Vai onko tämä aivoriihiistunto, jossa osanottajien odotetaan tulevan esiin ideoilla ja ehdotuksilla?
Joissakin yrityskulttuureissa työntekijät kootaan kuuntelemaan vain ja palaavat takaisin työtilaansa. Muissa yrityksissä työntekijät osallistuvat vapaasti. Nykyisissä yhteistyössä toimivissa työpaikoissa vuorovaikutusta ja ideoiden jakamista ei pidä vain tervetulleina kokouksissa; se on usein kokouksen tarkoitus.
Aloita ajoissa
Jos olet henkilö, joka näyttää tyypillisesti kokouksiin ajoissa, niin ymmärrät kuinka turhauttavaa on, kun varsinainen kokous ei mene 15 minuutin ajan, kun ihmiset päätyvät huoneeseen.
Mitä väistämättä tapahtuu, on eteenpäin, kaikki tietävät, että nämä kokoukset eivät koskaan alkane ajoissa, joten kaikki alkavat näkyä myöhään. Ottakaa vastaan kokouksesi. Aloita viipymättä tietyssä aloitusajassa. Sulje ovi ja aloita. Nopeat viestit saavat nopeasti viestin, että he saapuvat myöhään ja heidän pitäisi tehdä se vain kerran.
Pidä se lyhyt ja yksinkertainen
Useimmat kokoukset järjestetään tunnin ajan, jolloin - monissa tapauksissa - 30 minuuttia tai jopa 45 minuuttia riittää. Kun liikaa aikaa annetaan, tavallinen tulos on, että aika hukkaan. Ihmiset viipyvät kokouksen jälkeen tai kuluvat liian kauan tiettyyn asialistaan. Pidä kokoukset lyhyt ja kohta.
Pysy aiheessa
Aikataulu ei yksin tee kokousta tehokkaasti. Pysykää esityslistalle ja pidä keskusteluja vaeltaessasi tangentteja.
Käsittele mahdollisia muita aiheita koskevia kysymyksiä, jotka osoittavat, että se on toisen kokouksen aihe, käsitellään yksityisesti tai vastaavia. Kukaan ei pidä kiireistä kokousta, jossa kokouksen tarkoitus kääntyi selkänojaa toiseen keskusteluun.
Ota pienempi kokous kokoushuoneen ulkopuolelta
Istuminen samassa tuttu kokoushuone kokoontuivat saman tuttu pöydän ympärillä on vain - tuttu. Jotta työntekijöitä kannustettaisiin toimimaan vuorovaikutuksessa, ajattelemaan luovasti ja keskustelemaan vilkkaasti, harkitse kokouksen pitämistä standardin kokoushuoneen ulkopuolella.
Pidä kokous pöydässä, jos paikka ja sää sallii. Yritä kerätä yhteisellä alueella, jossa on sohvat ja pienet pöydät suuren neuvottelupöydän ja kääntyvien tuolien sijaan.
Älä pelkää ottaa eri lähestymistapaa
Jos lähestymistapa kokoukseen ei toimi, älä pelkää vaihtaa kurssia. Esimerkiksi jos aivoriihi antaa hiljaisen huoneen, jossa on hyvin vähän vuoropuhelua, vaihda suunta. Olla joustava ja kiinnitä huomiota siihen, miten yleiskokous etenee.
Käytä tekniikkaa
Suunnittele käyttämään tekniikkaa osallistujien pitämiseen. Nykypäivän digitaalisessa maailmassa useimmat ihmiset tottuvat näkemään grafiikkaa tai videoita tukemaan sanoja, joita he kuulevat. Kiinnitä tämä ajattelutapa ja liitä mukaan audiovisuaali kokousta suunnitellessasi.
Suuret näytöt ja Smart Board -esitykset, jotka kannustavat vuorovaikutukseen, ovat tervetullut muutos vakiopituisista PowerPoint-esityksistä.
Lähetä kokouksen yhteenveto
Lähettäkää päivän kuluessa kokouksen lähettämisestä lyhyt yhteenveto siitä, mitä keskusteltiin. Ilmoita tämä sähköpostitse kaikille osallistujille, niille, jotka eivät voineet osallistua kokoukseen, ja ne, jotka on ilmoitettava. Sisällytä myös kaikki toiminnot, joista kuka on vastuussa kustakin tuotteesta sekä eräpäivästä.