Sisällytä kaikki maksutapojen tarjoamista palveluista
Neljä sanan pitäisi olla paikkansa tapahtumasuunnittelukäsikirjassasi: Hanki se kirjallisesti . Useimmat meistä ovat kuulleet lausetta lausunnossa kerralla tai toisella. Hyvällä syyllä. Keskustelun aikana tehdyt lupaukset voivat helposti tulla kaukaiseen muistiin tai unohtaa kokonaan. Hyväksyttyjen kirjallisten sopimusehtojen saaminen suojaa molempia osapuolia ja on välttämättömyys liiketoiminnassa. Tietäen, miten neuvotella parhaista tapahtumasuunnittelijasopimuksista on tärkeä askel menestyksen tielle.
Määritä mitä palveluita annat
Saatat ajatella, että tapahtumasuunnittelijana on melko selvää, mitä palveluja tarjoat. Syy enemmän syytä kuvata näitä yksityiskohtaisesti. Tapahtumasuunnittelijat tarjoavat laajan valikoiman palveluita; Tavoitteena tässä on selvittää, mitä aiot tarjota, jotta vältyttäisiin sekaannusta myöhemmin. Olipa kyse valikosta, kukka-asetelmista tai paikan valinnasta, selkeästi mainitse ne asiat, jotka ovat sinun vastuullasi. Kun olet allekirjoittanut, sinun velvollisuutesi rajoittuu tapahtumasuunnitelmaan sisältyviin tiettyihin kohteisiin.
Lue rivien välistä
Tarkastellessasi tapahtumissopimuksia, kiinnitä huomiota yksityiskohtiin. Lue jokainen rivi huolellisesti. Ja sitten lue rivien väliin . Ole etsimässä mitään epämääräistä kieltä; kohteet, joita käsitellään yleisissä asioissa, tulkitaan ja ne voivat vahingoittaa sinua ja tapahtumasuunnittelua.
Katso piilomaksuja tai lausekkeita, jotka osoittavat, että ne voivat olla lisämaksuja. Selvitä nämä lisäosat tai neuvotella, jotta ne poistetaan kokonaan tapahtumissopimuksesta .
Kysymys, kysymys, kysymys
Kun olet neuvottelemassa tapahtumasopimuksia, kysy jokaisesta maksusta. Jos hotellilla tai myyjillä on tapahtumissopimuksessa lueteltu kohde, heidän on kyettävä selittämään sen läsnäolo siellä ja perustelemaan niihin liittyvät kustannukset .
Joskus pelkkä selvennyspyyntö voi johtaa maksun poistamiseen.
Älä pelkää. Nuorina meille opetetaan, että ainoa typerä kysymys on kysymys, jota ei ole kysytty. Neuvottelematta, kysy pois. Jos jotain sopimuksessa on epäselvää sinulle, kysy. Jos huomaat, että rivikohde on jätetty pois, pyydä. Parempi kysyä nyt kuin maksaa sen hinnan myöhemmin.
Älä hyväksy sitä, mitä et halua; Kysy mitä haluat tehdä sen sijaan
Jos ilmaiset paikallispuhelut eivät ole tärkeitä vieraillesi matkapuhelimien saatavuuden vuoksi, älä hyväksy sitä sisällytetyksi mukavuudeksi. Pyydä hotellilta sen sijaan vaihtamaan tämän rivikohdan jotain, joka on tärkeä vieraillesi. Alhaisemmat hinnat tai alennukset saattavat olla sinulle paljon arvokkaampia, joten luettele luettelo niistä "freebiteistä", joita et halua ja neuvottele paremmin haluamallesi. Tyypillisiä palveluita ovat lentokenttäkuljetukset, ilmaiset kuntokeskukset, huoneiden päivitykset, internet-palvelu, ilmainen kuljetus ja vastaanottaminen sekä paljon muuta.
Maksuaikataulu
Varmista, että tapahtumasuunnittelussopimus määrittelee maksuaikataulusi. Tämä sisältää ensimmäisen talletuksen tai tallettajan sekä yksityiskohtaiset tiedot tulevien maksujen suorittamisesta.
Maksujen aikataulu voi olla sidottu tiettyihin virstanpylväisiin tapahtumasuunnittelussa tai se voi olla asetettu päivämäärä kalenterissa ennen tapahtumaa. Kehitä aikataulu, joka toimii parhaiten tapahtumasuunnittelutoimintasi ja kassavirran kannalta. Muista sisällyttää kaikki verot ja lisämaksut. Tärkeintä on, että et aloitta varsinaista työtä tapahtuman suunnittelussa ennen kuin olet saanut ensimmäisen talletuksen. Jos talletus ei koskaan näy, teit kaiken tämän tekemättä mitään. Kirjaimellisesti.
Tapahtuman peruutus
Kun keskität ajan ja energian tapahtuman suunnitteluun, viimeinen asia, joka on mielessäsi, voi olla saman saman tapahtuman peruuttaminen. Jos asiakas kuitenkin päättää peruuttaa tapahtuman milloin tahansa sen jälkeen, kun työ on alkanut - mistä tahansa syystä - sopimuksessa on määritettävä, mitä tapahtuu, jos tapahtuma peruutetaan.
Tämä on välttämätön vaihe suojata itseäsi, tapahtumasuunnittelua ja odotettuja tuloja.
Keskeinen asia kirjalliseen sisällyttämiseen on se, että talletus ja kaikki aikaisemmat maksut, jotka ovat maksettu peruuttamishetkeen asti, eivät ole palautettavissa. Tapahtumasuunnittelussa suurin osa töistä on valmis ennen varsinaista tapahtumaa. Ansaitsette maksun jo valmistuneesta työstä. Tähän vaiheeseen riippuen maksuaikataulusta riippuen voit myös sisällyttää lausekkeen, jossa todetaan, että asiakkaat maksavat palveluista, jotka on suoritettu siihen päivään saakka, jolloin saat kirjallisen ilmoituksen siitä, että tapahtuma peruutetaan.
Irtisanomislauseke tai ylivoimainen este
Sopimukseen lisätään irtisanomislauseke - tai ylivoimaista estettä -, jolla kummankin osapuolen tai molempien osapuolten on vapautettava vastuusta, jos he eivät pysty täyttämään sopimusehtoja niiden hallinnan ulkopuolisista syistä, kuten työtapaturmista, sodasta tai äärimmäisestä säästä. Tarkoituksena on suojella sinua kaikista hallitsemattomista olosuhteista johtuvista riskeistä. Varmista, että olet suojannut tämän lausekkeen ja määritä termiinien ehdot ja aikataulu. Esimerkiksi "jompikumpi osapuoli voi irtisanoa tämän sopimuksen ilman vastuuta yhden tai useamman tällaisen tai samanlaisen syyn takia kirjallisesti toiselle osapuolelle kymmenen päivän kuluessa tällaisesta tapahtumasta".
Korvaus ("It's not my Fault")
Korvauslauseke suojaa, jos toinen osapuoli tekee jotain, joka aiheuttaa sinulle vahinkoa tai aiheuttaa kolmannen osapuolen haastaa sinut vahingoksi. Lauseke on lupaus, että periaatteessa sanotaan, että toinen osapuoli ei voi pitää sinut vastuussa mistään vahingoista, menetyksistä, vahingoista, velvoitteista ja kuluista, jotka johtuvat heidän huolimattomuudestaan, toimimattomuudestaan tai tahallisesta rikkomuksestaan. Varmista, että sopimuksessasi on tämä lauseke.
Kun neuvottelet, valmistaudu
Tee kotitehtäväsi ennen tapahtumasopimusten neuvottelemista. Määritä, mitä tämä tapahtuma on suunniteltu ja tietää, mitkä ehdot ja suojaukset haluat. Sopimuksesi olisi vastattava yhteistä vastuuta, jotta vältettäisiin sopimukset, jotka ovat yksipuolisia. Mikä on hyväksi yhdelle osapuolelle on hyvä toiselle. Olkaa hyvä kuuntelija neuvottelemassa. Kiinnitä huomiota sopimuksiin, jotka voivat olla neuvoteltavissa, ja ne, jotka tekevät sinulle epämukavaksi. Ole varma ja älkää murtu paineen alla. Pysyä lujana. Älä allekirjoita mitään, ennen kuin olet täysin tyytyväinen siihen, että ehdot ovat oikeudenmukaisia ja tarjoavat sinulle tarvitsemasi suojan.