Kuinka tehdä tehokkaita kokouksia

7 Vinkkejä hyvin suoritettuun kokoukseen

Pelkäätkö säännöllisesti viikottaisen henkilöstön kokousta? Oletko koskaan löytänyt itsesi istuessanne, kiertäen kynänne ja vastustat kiusausta käydä älypuhelimellesi, mietin, miksi maan päällä olet siellä, kun sinulla on niin paljon muuta tekemistä? Tai vielä pahempaa, oletko pöydän johtajana, joka johtaa kokousta, kun huomaat toisten inhottamattomuutta? Et ole yksin. Huonosti hoidetut kokoukset ovat tuottavuus tappaja ja ne eivät varmasti edistä työntekijöiden moraalia.

Sano hyvästit näille tylsille kokouksille ja opi käyttämään tehokkaita kokouksia, jotka jättävät työntekijät osallisiksi ja motivoituneiksi.

7 vinkkejä tehokkaisiin kokouksiin

Perustetaan kokouksen tavoite

Ennen kuin lähetät kokousviestin ja asetat sen kalenteriin, kysy itseltäsi, miksi haluat pitää kokouksen ja määrittää tavoitteen. Onko kokous työntekijöiden nopeuttamiseksi hallintouudistuksen vaihtaessa? Teetkö päätöksen hankkeesta? Onko se aivoriihi istunto uudelle liiketoimintastrategialle? Varmista, että työntekijöiden kerääminen huoneeseen kasvotusten keskustelua ja vuorovaikutusta varten on välttämätöntä tavoitteenne kannalta; jos kokouksen tarkoitus on tilapäivitys, kenties sähköpostiviestin lähettäminen on kaikkien aikojen parempaa käyttöä.

Ilmoita kokouksen tarkoitus

Kun kutsut muita kokoukseen, ole selvää kokouksen tarkoituksesta. Tämä ei vain pidä sinua keskittyneenä, vaan antaa työntekijöille mahdollisuuden osallistua kokoukseen, joka on valmistettu joko asiakirjoilla tai käsillä olevilla ajatuksilla.

Viestintä on välttämätöntä tehokasta tapaamista varten.

Ole selektiivinen osallistujista

Kukaan ei arvosta osallistumista kokoukseen, jolla ei ole yhteyttä heihin tai heidän työhönsä. Määritä, kuka todella tarvitsee olla siellä ja miksi. Kenen panos tarvitset? Minkä kollegoiden on osallistuttava ja heillä on todennäköisesti kysymyksiä asiasta?

Jos joku on luettelossasi, joka tarvitsee vain ilmoituksen siitä, mitä keskusteltiin, tehkää heitä hyväksi ja ota ne pois luettelosta. Ne voidaan helposti päivittää seuranta-sähköpostilla. Aika on arvokasta, eikä työnantaja halua vaikuttaa kielteisesti tuottavuuteen, kun työntekijät istuvat kokouksissa, jotka ovat tarpeettomia.

Sinun on luotava kokousohjelma

Pidättämässä kokousta, jossa ei ole asetettua kokousta, on tavallista nousta purjeveneeseen ja toivoen, että tuuli vie sinut sinne, missä haluat mennä. Tulet - aivan kirjaimellisesti - menettää merellä. Kokousjärjestyssi ohjaavat sinut lopulliseen määränpäähän. Sisällytä käsiteltävät aiheet ja kuka käsittelee jokaista kohtaa, jos muut osallistuvat. Ilmoita esityslistalle osallistujille aikataulut, jotta kaikki tietävät, mitä odottaa ja valmistautuu.

Kiinnitä suunnitelmasi

Jopa parhaiten suunniteltu kokous menee epäonnistumaan, jos keskustelu katoaa ja lähtee tangentiaalisista aiheista. Siksi useimmat kokoukset eivät saavuta tavoitettaan - he eivät pysy mukana. Aloita kokouksesi alussa peruskohtaiset säännöt ja määritetty aikaraja kunkin esityslistan kohteen osalta sekä koko kokous. Esimerkiksi "Kiitos, kun tulitte tänään. Jokainen aika on arvokas ja tavoitteenani on pitää tämä kokous alle tunnissa.

Pidetään kiinni käsillä oleviin esineisiin ja varaamme keskustelun muista aiheista myöhemmin. "Rein kenelle tahansa, joka monopoloi keskustelua tai esitteli aiheita, ei esityslistalla.

Pidä heidät sitoutuneina

Visuaaliset apuvälineet menevät pitkälle pitämään kaikki keskittyneet kokoukseen eikä niiden puhelimiin tai kelloon. Laita esityslistalle älykorttia huoneen eteen. Hanki visuaalinen kuva suurelle näytölle tietokoneen avulla; mikä pitää silmät eteenpäin.

Yhteenveto kokouksesta

Oletko koskaan jättänyt kokouksen ja ole täysin eri takeaway kuin kollegasi? Varmista, että tämä ei tapahdu kokouksesi lähettämällä sähköpostitse seurantaa 24 tunnin kuluessa. Sisällytä yhteenveto, korosta tärkeät aiheet, osoita tehtävät ja ilmoita aikataulut. Lähettäminen oikeaan aikaan varmistaa, että osallistujat eivät käy väärään suuntaan.