Näiden korttien antaminen työntekijöille merkitsee sitä, että he voivat tehdä tiettyjä liiketoimia yrityksen puolesta ja myöhemmin toimittaa kaikki kuitit talousjohtajalle jokaisen kuukauden lopussa. Yritykseksi, sen sijaan, että annettaisiin käteismaksuja jokaiselle työntekijälle, yritysten luottokortit osoittautuvat parhaaksi vaihtoehdoksi, koska et ole mukana hässäkkää antaa käteistä.
Ennen kuin julkaiset yrityskortteja, sinun on asetettava varotoimenpiteitä. Ilman tätä, jotkut työntekijät voivat käyttää väärin liiketoimintarahastoja . Luvattomien ostojen riski kasvaa, kun yritysluottokortit ovat heidän käsiinsä ja suojaavia toimenpiteitä ei ole. Tämän riskin hallitsemiseksi seuraavat käytännöt auttavat:
Valitse Käynnistä Aseta odotukset
Kun kortteja myönnetään, on suositeltavaa asettaa ja tiedottaa kaikille työntekijöille heidän odottamaansa kortin käytön osalta. Sinun on luotava käytäntö, joka selkeästi selittää kortinhaltijan vastuun, kulutyypin, jolla kortteja tulee käyttää, ja minkä tyyppisiä asiakirjoja heidän on toimitettava kullekin kustannukselle.
Tämä on yksi tärkeimmistä asioista, joita jokaisen yrityksen on otettava käyttöön, jotta kortinhaltija ei käytä korttia. Ilman tätä, yrityksesi aiheutuu ylimääräisistä kuluista, joita ei koskaan budjetoitu, mikä pitkällä aikavälillä nostaa liiketoiminnan kuluja.
Varmista, että kortin säännöt ovat asianmukaisesti ymmärrettyjä
Kuten tiedämme, useimmilla työntekijöillä ei ole lukukulttuuria. Tämä tarkoittaa sitä, että jos lähetät vain työntekijän yrityskortit, joissa on oikeat hienotulostusohjeet ilman, että heitä käyvät läpi, miten tai mitä odotetaan korttikäytön suhteen, se ei auta, koska monet heistä voivat käyttää korttia lukematta sääntöjä.
Edellä esitetyn skenaarion välttämiseksi on hyvä järjestää tapaaminen työntekijöiden kanssa ja ottaa heidät käytäntöön. Kun tämä on tehty, olisi hyvä, että he tunnustavat politiikan ymmärtämisen kirjallisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että jos työntekijä menee vastaiseen politiikkaan, on ryhdyttävä asianmukaisiin toimenpiteisiin.
Ole kiinnostunut menosta
Ajoittain useimmat työntekijät pyrkivät vastaamaan sääntöjä ja päätyvät menemään enemmän kuin mitä politiikassa on esitetty. Tämän mielestäsi on hyvä pitää kiinni liiketoimintokorttien käytöstä. Talousjohtajan tulee ilmoittaa kunkin osaston valvojille, että hänellä on vastuu henkilöstön valvonnasta kyseisellä osastolla.
Tämä tavallaan minimoi työntekijöiden väärinkäytön. Kun työntekijä tietää, että joku valvoo kortin kulutusta, he pelkäävät ryhtymään kaikkiin kiellettyihin ostoihin, joita ei ole mainittu politiikassa.
Suojatoimenpiteet ovat paikoillaan
Raha on taloudellinen resurssi, joten se on hyvin vähän. Tämä tarkoittaa sitä, että kun työntekijä loukkaa kortin käyttöoikeuksiaan, taakka siirtyy välittömästi yrityksestä. Tässä mielessä on hyvä, että asetat kehysrajoitukset jokaiseen korttiin.
Johtoasemiin kuuluvia voi saada korkeampia rajoja kuin alemmissa riveissä. Tämän toimenpiteen tarkoituksena on vähentää luvattomien tapahtumien riskiä. Määritettyä menorajoitetta ei saa missään tapauksessa ylittää ja se tulisi mainita politiikassa. Jos työntekijät ylittävät rajan, ylimääräinen summa on vähennettävä heidän palkkasummastaan ja rangaistus.
Tee aina vuosikatsaus
Yrityksen luottokorttiohjelmaa on tarkasteltava vuosittain. Tämä johtuu siitä, että tietyt työntekijät saattavat siirtyä osastosta toiseen ja koska jokaisella osastolla on tietty kulutusraja, on tarpeen tehdä ohjelman vuotuinen tarkistus.
Tämän ansiosta myös yksiköiden päälliköt voivat antaa uusia kehysrajoja kunkin työntekijän vastuualueiden mukaisesti. Jos työntekijä työskentelee osastolla, joka ei enää tarvitse luottokorttia, hänet voidaan poistaa ohjelmasta.
Tehosta tehokkuutta tekemällä seuraamuksia
On hyvä, että sinulla on joku, joka ei ole yrityksen tai kortinhaltijan tekemä yrityskauppojen tiivistelmiä yrityksen puolesta ja toimittaa ne sinulle jokaisen kuukauden lopussa. Tämän nimettyjen henkilöiden päätavoite on luetella työntekijöiden nimet, jotka eivät antaneet ajoissa selvityksiä ja lausuntoja kortin käytöstä.
Tämä on helppo tapa seurata, mitkä työntekijät noudattavat korttipolitiikkaa ja mitkä eivät. Tietyn ajan kuluttua voit halutessasi murtaa ruoskan niille pysyville kortin haltijoille, jotka aina vastustavat käytäntöjä joko ottamalla kortit pois heidän tilapäisesti tai jopa pysyvästi.
Arvioi Outliers
Muista, että työntekijä, joka on myöntänyt yrityskortin, tulisi käyttää vain tiettyihin hyödykkeisiin, jotka ovat hyödyllisiä yritykselle, eikä niitä saa koskaan käyttää henkilökohtaisten tavaroiden ostamiseen ellei hätätilanteessa. Näin ollen on tarpeen valvoa kaikkia kuluja, joita kukin työntekijä käyttää kortilla jokaisen kuukauden lopussa.
Jos yksi tai useampi työntekijä käyttää korttia henkilökohtaisissa tuotteissa, on tehtävä perusteellinen arviointi sen määrittämiseksi, onko se johtunut hätätilanteesta vai ei. Jos kyseessä ei ollut hätätilanne, kortinhaltijaa vastaan olisi ryhdyttävä kurinpitotoimiin. Vastaavasti, jos se johtuu hätätilanteesta, aiheutuneet kulut on vähennettävä kortinhaltijan palkasta ilman minkäänlaisia kurinpitotoimia.
Jaa riski
Yrityskorttisi on varmistettava, että työntekijä on henkilökohtaisesti vastuussa kaikista luottokorttitileistä omalla vastuullaan. Tällaisen toimintatavan avulla yhtiö joutuu maksamaan takaisin vain yksittäisille kortinhaltijoille hyväksyttyjen kulujen määrän mukaan.
Tätä tarkoitamme riskien jakamisessa yrityksen ja työntekijöiden kesken. Tämä on hyvä tapa käsitellä työntekijöitä, joilla on taipumus ostaa henkilökohtaisia tavaroitaan kortin avulla, koska heille annetaan vain summa, joka vastaa vain hyväksyttyjä kuluja.