Verosuunnittelun lisäksi joulukuu on myös aika täyttää vuoden lopun palkkahallintotehtävät ja valmistautua uudelle palkanmaksuvuodelle. Seuraavassa on muutamia muistutuksia, joiden avulla voit sulkea tämän vuoden palkkasummasi ja saada valmiiksi ensi vuoden palkkasummaksi
Työntekijän W-4-lomake - Työntekijän pidätysavustodistus
Työntekijät voivat täydentää W-4 lomakkeita milloin tahansa ja kalenterivuoden lopussa on hyvä aika muistuttaa heitä tarkastamaan W-4: nsä varmistaakseen, että tiedot ovat tarkkoja ja niiden määrä, jonka he haluavat pidättäytyä liittovaltion tuloverosta, on tarkka .
Jos valtio tarvitsee tuloveroa, työntekijän tulee myös tarkistaa valtion tuloveron ennakonpidätysmuoto muutoksista ja ennakonpidätyksistä. Vain muistutus siitä, että työntekijät voivat vaihtaa W-4-lomakkeitaan niin usein kuin he haluavat koko vuoden, vain yhden kerran tietyn palkkatyön osalta.
Muun kuin työntekijän W-9-lomake - Verovelvollisen tunnusnumero ja sertifikaatti
W-9-lomake on samanlainen kuin W-2-lomake, mutta se ei ole työntekijöille. W-9-lomaketta käytetään henkilön osoitteen ja verotunnisteen tarkistamiseen. Verotunnus on tärkeämpi tieto, koska IRS käyttää tätä vastaamaan 1099: tä, jotka työnantajat ovat jättäneet verovelvolliset 1099: een mennessä.
Tilaa W-2 lomakkeet ja 1099-MISC lomakkeet
Jos lähetät oman W-2-lomakkeen (vuoden lopun verotuksen yhteenveto työntekijöille) ja 1099-MISC-lomakkeet (vuoden lopun veroilmoituksen itsenäisille urakoitsijoille), on nyt aika tilata lomakkeita tälle verovuodelle.
Jos sinulla on palkkalistointipalvelu, tarkista, että heillä on tarvittavat tiedot näiden lomakkeiden valmistelemiseksi tammikuussa. Muista, että W-2 lomakkeet ja 1099-MISC-lomakkeet on toimitettava henkilöille ennen tammikuun loppua.
Voit saada W-2 lomakkeita toimistotarvikkeiden myymälöistä tai IRS: stä. Et voi käyttää W-2-lomaketta, jonka lataat Internetistä, koska kopion A punainen väri on erikoinen eikä sitä voi kopioida.
Sinun on käytettävä virallista lomaketta.
Lue lisää W-2s ja 1099s
Vahvista työntekijöiden nimet ja sosiaaliturvatunnukset (SSN)
Ennen kuin valmistat W-2 lomakkeita, tarkista sosiaaliturvalaitoksen avulla, että työntekijöiden nimet ja sosiaaliturvatunnukset vastaavat ja ovat tarkkoja. Katso lisätietoja SSA: n Business Services Online -osiosta.
Vahvista muiden kuin työntekijöiden tiedot ennen 1099-MISC-lomakkeiden lähettämistä.
Ennen kuin lähetät ei-työntekijälle, kuten sopimuspuolelle tai yritykselle, jonka olet maksanut, sinun on vahvistettava kyseisen henkilön verotunnus. Kuten edellä on mainittu, sinun on lähetettävä W-9-lomake saadaksesi osoitteen ja verotunnisteen numeron.
Muut vuoden lopun palkkasumma-tehtävät
- Varmista, että palkat on kirjattu oikeaan vuoteen. Konkreettisen vastaanoton kirjanpidon käsitteen käyttäminen päivämääränä, jona henkilöllä on rajoittamaton pääsy rahastoihin, on se, mikä on tärkeätä. Joten, maksa palkat oikeaan vuoteen käyttämällä palkanmaksupäivää. Jos maksat työntekijän palkkoja viime viikolla joulukuussa, mutta palkkatodistus on päivätty tammikuussa, tulot laskevat tammikuusta. Poikkeus on, jos jostain syystä ennustat palkasta joulukuussa palkatuille työntekijöille heidän palkkojensa vuoksi tammikuusta. Lue lisää aikataulusta työntekijän palkkasummista vuoden lopussa sekä muita vuoden lopun tuloja ja kulujen ajoitus kysymyksiä.
- Määritä, miten käsittelette työntekijöitä, joita ei ole lunastettu pitkään. Sinun on tehtävä vilpittömiä pyrkimyksiä löytää työntekijä (käytä hyväksyttyjä kirjaimia, jotta voit osoittaa, että kirje ei ollut saatavilla). Jos et löydä työntekijää, sinun on vaadittava valtion lakia kääntämästä maksamattomia palkkatuloja valtion tulo-osastolle. He jatkavat työtä etsimään yksilöä. Sinun on myös otettava huomioon kirjanpitojärjestelmän maksamaton palkkahallinnon palkkasumma. Tapa, jolla sitä käsitellään, riippuu todennäköisyydestä, että työntekijä suorittaa käteisvarat.
- Määritä työntekijän W-2 : n verotettavat määrät tiettyjen etuuksien osalta, mukaan lukien prosenttiosuudet omistajien ja työntekijöiden henkilökohtaisten yritysten ja matkapuhelinten käytöstä sekä työnantajan maksamien koulutuskustannusten, jotka ovat veronalaisia. Tarkista verotuksen neuvonantajasi näiden etujen raportointivaatimuksista.