Lomake I-9 muodostaa myös perustan työnantajan lisätarkastukselle käyttämällä E-Verify-järjestelmää .
Ennen kuin aloitat Lomakkeen I-9 täyttämisen
Ottakaa kopioita lomakkeesta I-9 ennen kuin aloitat ensimmäisen työntekijän palkkaamisen. Varmista, että lomakkeessa I-9 on viimeisin versio. Työnantajan tulee käyttää nykyistä lomaketta, jonka voimassaoloaika on 31.3.2016, 7.5.2013 jälkeen.
Lomakkeet I-9 (PDF-muoto) ovat saatavilla Yhdysvaltain tulli- ja maahanmuuttopalvelut (USCIS) -sivustolta. Tämä lomake voidaan täyttää verkossa ja tulostaa sitten allekirjoituksille.
Lomake I-9 on saatava päätökseen vuokra-ajan kuluessa, ja sinä (työnantaja) pitää kaikki I-9-lomakkeet kaikkien työntekijöiden osalta. Jos lomake on täytetty kokonaan ja olet hyväksynyt työntekijän esittämät asiakirjat, voit paljastaa työntekijän, jos huomaat, että työntekijä on harhaanjohtava työkyvyttömyytensä tai jos työntekijän esittämät lomakkeet eivät ole päteviä .
Osa 1 - Työntekijöiden tiedot ja todistukset
1 § täyttää työntekijä. Työntekijän tulee sisältää nimi, tyttönimi, osoite ja syntymäaika. Työntekijän tulee sisältää sosiaaliturvatunnus, mutta tämä numero on vapaaehtoinen, ellei yrityksesi käytä E-Verify-järjestelmää.
Työntekijä todistaa tämän jälkeen hänen asemansa - yksi seuraavista:
Yhdysvaltain kansalainen
Yhdysvaltojen kansalaisia, jotka eivät ole kansalaisia
Laillinen pysyvä asuva (mukaan lukien ulkomaalainen #)
Ulkomaalainen, jolla on oikeus työskennellä (mukaan lukien Alien # tai Admission #), kunnes (mukaan luettuna viimeinen voimassaolopäivä)
Joku voi avustaa työntekijää täyttämällä lomakkeen I-9 osan 1. Valmistajan ja / tai kääntäjän sertifiointiosaston tulee täyttää avustaja. Muista tulostaa avustajan nimi ja osoite.
Osa 2: Työnantajan tarkistus ja todentaminen
2 jakso täyttää työnantaja. Sinun on tarkistettava asiakirjat, jotka ovat välttämättömiä sekä (a) henkilöllisyyden että (b) työntekijän työkyvyn varmistamiseksi. Huomaa, että luettelossa A olevat asiakirjat, kuten Yhdysvaltain passi, tarkistavat molempien henkilöiden identiteetin ja toimivat kelpoisuutena. Luettelossa B olevat asiakirjat vahvistavat identiteetin ja C-luettelossa olevat asiakirjat työtuen kelpoisuuden varmistamiseksi. Sinulla on oltava yksi asiakirja jokaisesta luettelosta B ja luettelosta C, jos sinulla ei ole luettelossa A olevaa asiakirjaa.
Hyväksyttävät asiakirjat
Hyväksyttävien asiakirjojen luettelo sisältyy I-9-lomakkeeseen. Lisätietoja hyväksyttävistä asiakirjoista, esimerkkejä asiakirjoista, löytyy USCIS-työnantajan käsikirjasta.
Sosiaaliturvakortteja koskeva huomautus: Et voi hyväksyä laminoitua sosiaaliturvakorttia tai sosiaaliturvakorttia, jonka mukaan "ei ole pätevä työhön." Sosiaaliturvalaitoksen tulostiedot, jotka osoittavat työntekijän sosiaaliturvatiedot, eivät ole hyväksyttäviä korvauksia sosiaaliturvakortille.
Vahvistettavien asiakirjojen on vastattava työntekijän todistettavuutta. Jos esitetyt asiakirjat eivät ole yhdenmukainen työntekijän osoittaman tilan kanssa, et voi hyväksyä niitä. Jos esimerkiksi työntekijä todistaa, että hän on Yhdysvaltain kansalainen, mutta näyttää sinulle "vihreän kortin", et voi hyväksyä asiakirjaa.
Asiakirjan päättymispäivämäärät
Joillakin asiakirjoilla, kuten passilla tai työluvalla, on vanhentumispäivämäärät. Asiakirjat, jotka ovat vanhentuneet, eivät ole hyväksyttäviä todentamiselle. Jos asiakirja loppuu tulevaisuudessa, sinun on hyväksyttävä se, mutta kirjoita työntekijän tietojenkäsittelyjärjestelmän viimeinen voimassaolopäivä. Jos asiakirja vanhentuu ja työntekijä ei tarjoa uutta asiakirjaa, joka osoittaa tulevan viimeisen voimassaolopäivän, hän ei enää voi työskennellä Yhdysvalloissa. Jos yrityksesi on tarkastettu, saatat joutua maksamaan sakkoja ja rangaistuksia jatkamaan tämän henkilön käyttämistä .
Vain alkuperäiset asiakirjat
Kaikkien asiakirjojen on oltava alkuperäisiä. Valokopiot eivät ole sallittuja. Jos sinulla on kysymys siitä, onko asiakirja kopio, etsi leima tai sinetti Yhdysvaltain valtion virastolta tai valtiolta, maakunnalta tai kuntayhtymältä.
Jos asiakirjassa on eri nimi kuin työntekijän I-9: n antamasta nimestä, kysy kysymyksiä. Nimien pienet kirjoitusmuunnelmat ovat hyväksyttäviä niin kauan kuin asiakirja näyttää olevan aito ja se liittyy henkilöön.
Kun olet tarkistanut asiakirjat ja tehnyt kohtuullisen tarkasti, että ne ovat molemmat a) aitoja (ei kopioita tai muutoin kyseenalaisia) ja (b) liittyvät työntekijän nimeämiin tietoihin, sinun on todistettava rangaistuksella, , työntekijällä on lupa työskennellä USA: ssa. Sisällytä päivämäärä, jona työntekijä alkoi työskennellä yrityksellesi. Kirjaudu, päivämäärä, kirjoita nimi ja otsikko ja kirjoita yrityksen osoite.
Osa 3 Päivittäminen ja uudelleen vahvistaminen
Osa 3: ää käytetään päivittämään vanhentuneita asiakirjoja koskevat tiedot ja sallimaan uuden asiakirjan viimeisen päivämäärän lisäämisen lomakkeeseen.
Kopiomääräysten säilyttäminen
Jos yrityksesi käyttää E-Verify-järjestelmää, pidä valokopiota kaikista asiakirjoista. Jos et käytä E-Verifyia, sinun ei tarvitse säilyttää kopioita asiakirjoista. Jos pidät kopioita, tee tämä kaikille työntekijöille.
Kun lomake I-9 on valmis - Mitä tehdä
Työnantajan on pidettävä jäljennös täytetystä lomakkeesta I-9 kaikille työntekijöille. Sinun ei tarvitse lähettää tätä asiakirjaa minkään Yhdysvaltain hallituksen virastoon.
Tämän artikkelin tiedot auttavat sinua työnantajana ymmärtämään I-9-lomakkeen täyttämisen vaatimuksia. Niillä ei ole tarkoitus olla osallisuutta. Lue koko I-9-asiakirja varmistaaksesi, että täytät tämän asiakirjan kokonaan ja oikein.
Virheiden korjaaminen
Korjaavat I-9 lomakkeessa olevat virheet olivat samat kuin muut tärkeät asiakirjat. Älä käytä whiteoutia tai yritä poistaa virheitä. Vakiomenettely virheiden korjaamiseksi tärkeissä asiakirjoissa on:
- Viiva väärien tietojen kautta (varmista, että tietoja voidaan silti lukea)
- Tee muutos
- Päivämäärä ja aloitusmuutos.
Vihjeitä lomakkeen I-9 täyttämiseen
- Työnantaja voi nimetä työntekijän tai jonkun muun täyttämään I-9-lomakkeen työnantajan osat. Mutta INS sanoo, "jos joku muu täyttää lomakkeen I-9 puolestasi, hänellä on oltava täysi I-9-velvollisuus."
Työntekijä voi saada apua osion 1 täyttämisessä. Varmista, että avustaja suorittaa Valmistajan ja / tai Kääntäjän sertifikaatin eston ja on työntekijän merkki. Lisätietoja - vastauksia kysymyksiin I-9-lomakkeesta
Katso tämä artikkeli, jossa on vastauksia yleisiin kysymyksiin lomakkeesta I-9 sekä työllisyyden tukikelpoisuuden tarkistamisesta- Sinun on suojattava työntekijöiden yksityiset tiedot I-9-lomakkeesta ja tositteista. Käytä näitä tietoja vain I-9-tarkoituksiin ja säilytä ne turvallisessa ja turvallisessa paikassa, kuten lukitussa arkistokaapissa, johon vain muutamilla luotetuilla henkilöillä on avain.
- Jotkut Yhdysvaltain valtion työvoimatoimistot voivat tarkistaa työllistämiskelpoisuuden ja todistaa työntekijöille, jotka he lähettävät sinulle. Varmista, että saat ja pidät kopion sertifikaatista tässä valtiossa.