Ennen auditointia tai tarkastusta, sen aikana ja sen jälkeen
- Paikallisviranomaiset , palotarkastukset, rakennuskoodit, terveys- ja turvallisuuskysymykset sekä mahdolliset vammaisten lakimiesten rikkomukset (ADA)
- Valtion virastot , myyntivero, yritysrekisteri ja työllisyyskysymykset
- Liittovaltion virastot, mukaan lukien OSHA, ADA, palkka- ja tuntiosasto sekä maahanmuutto / tulli (ICE).
Tässä on luettelo valtion ja liittovaltion virastoista, jotka voivat tarkastaa tai tutkia liiketoimintaasi.
Tarkastustyypit ja tarkastukset
- Jotkin virastot tarvitsevat tarkastaa yrityksesi, kun se avautuu. Nämä ovat tyypillisesti paikallisia yrityksiä, kuten terveysosasto tai rakennusosasto.
- Jotkut virastot tarkastavat säännöllisesti . Paikalliset palo- ja terveystarkastajat tulevat yleensä pyörivään aikatauluun.
- Jotkut virastot voivat tulla yrityksellesi ilman ennakkoilmoitusta ilman syytä . OSHA on yksi näistä virastoista.
- Jotkut virastot tulevat vastauksena työntekijän tai asiakkaan tai muun henkilön valitukseen . Maahanmuuton tarkastajat, ADA-tarkastajat ja OSHA-tarkastajat vastaavat työntekijän tai asiakkaan valituksiin. IRS: n tilintarkastajat tai valtion palkkasumman tarkastajat voivat tulla vastauksena riippumattoman sopimuspuolen valitukseen .
Ole valmis ennen tarkastusta tai tarkastusta
Tee aikaa valmistautua mahdollisiin tarkastuksiin tai tarkastuksiin:
- Tee luettelo mahdollisista virastoista, jotka voivat tarkastaa tietyn liiketoiminnan. Sisällytä virastot, jotka saattavat näkyä yrityksesi erityisluonteen vuoksi. Esimerkiksi elintarvikeyrityksillä voi olla terveystarkastaja.
- Tunne oikeutesi kunkin tarkastustyypin osalta. Voitteko pyytää tarkastajaa palaamaan myöhemmin, kun se on sinulle helpompaa? Onko sinulla oikeus seurata tarkastajaa tai tilintarkastajaa?
- Istu avustajasi kanssa ja keskustele oikeuksista ja velvollisuuksista näiden tarkastusten ja tarkastusten aikana.
- Määritä sinulle ja henkilökunnalle ohjeet, kun tarkastaja tai tilintarkastaja ilmestyy ja kouluttaa henkilökuntaa , mitä tehdä. On ehkä hyvä laittaa nämä prosessit kannettavaksi jonnekin.
- Päätä, kenen pitäisi ilmoittaa, kun tarkastaja saapuu. Mitä sinun pitäisi tehdä, jos et ole käytettävissä? Kuka on seuraava? Pitäisikö asianajojasi ilmoittaa ja milloin?
- Tarkasta tämän tarkastuksen yrityksesi tietueet varmistaaksesi, että ne ovat tarkkoja, täydellisiä ja lakien mukaisia. Esimerkiksi liittovaltion tai valtion palkan ja tunnin tarkastaja haluaa nähdä aikalehden tai muun aikataulun.
Numero yksi asia tarkastuksen tai tarkastuksen aikana:
Ole kohtelias ja avulias. Sinun asenne pitäisi olla: "Haluamme totella maata ja tehdä oikein. Auta meitä tiedottamaan, mikä se on. Jos on kysymyksiä, haluamme korjata ne."
- Tarkasta tarkastajan henkilöllisyys ja varmista, että tarkastaja tarvitsee tarvittaessa asianmukainen paperityö, myös toimeksianto. Väärennetyt tarkastajat näyttävät joskus yrittävän pelotella työnantajia tekemään tarkastuksia, maksamaan sakkoja tai rangaistuksia tai ostamaan vaatimustenmukaisuuspakkauksia.
- Sitten aseta suunnitelma paikalleen.
- Tee kuvia tai pidä kirjaa tarkastuksesta tai tilintarkastuksesta. Seuraa tarkastajaa tai kysy, voisitko osallistua tilintarkastukseen.
- Älä vapaaehtoisesti anna mitään . Jos kysyt kysymyksen, vastaa se. Älä lisää mitään vastaukseen.
- Tarkastuksen tai tarkastuksen päättyessä pyydä tarkistusta. Useimmat tarkastajat tai tilintarkastajat eivät sitoudu mihinkään erityiseen, mutta heidän pitäisi antaa teille yleinen käsitys siitä, oliko rikkomuksia ja mitä seuraavaksi odottaa.
Tarkastuksen tai tarkastuksen jälkeen
Jos tarkastaja on väittänyt rikkomuksia, sinulla voi olla oikeus valitusprosessiin. Tämän vaiheen käsittely riippuu erityisestä toimistosta. Jatkotoimenpiteenä kaikkien virastojen olisi annettava sinulle kirjallinen rekisteri rikkomuksista, olivatpa nämä korjaavia ja miten, sekä mitä sakkoja ja rangaistuksia määrätään.
Tässä vaiheessa luultavasti haluat ottaa yhteyttä asianajajaasi keskustellakseen vastauksesta.
Jos tarkastuksesta ei ilmene rikkomuksia, keskustele työntekijöidesi kanssa siitä, mitä meni hyvin, mitä kuulit tai näet, ja mitä voit oppia tekemään paremmin seuraavalla kerralla.
Lähes jokaiselle yritykselle tulee seuraavan kerran.