Seuraavassa luetellaan seuraavat neljä luokkaa:
- erä
- Suunniteltu kulu
- Todelliset kustannukset
- Yksityiskohdat
Sitten luokitelkaa ja seuraa kustannuseriä.
Tapahtumien budjetin hallinta
Seuraa sivuston vuokrakustannuksia. Kun suunnittelet tapahtuman itseäsi ja tapaat myyntipäällikkönä, seuraa kaikki ennustetut vuokrausmaksut tapahtumapaikalle ja toiminnalliselle tilalle, siivous, matkatavaran käsittely ja niihin liittyvät kulut.
Arvioi catering-kustannukset. Tähän sisältyy kaikki ruoka- ja juomamaksut, mukaan lukien vinkit ja maksut - jotka voivat olla jopa 30%.
Asiakirjan kuljetusmaksut. Tähän sisältyvät navat, valmentajat, tapahtumien siirrot ja kaikki niihin liittyvät kulut.
Lisää sisustuskulut. Useimmissa tapahtumissa sisustuksen kulut, kuten keskuskappaleet, kukkakaupat, telttavuokraukset jne. Tässä luetellaan nämä kustannukset.
Asiakirjan viihde- ja laitteistomaksut. Tähän luokkaan kuuluvat yleiset kulut ovat A / V-laitteet, mutta se on myös hyvä paikka mainita kustantajille maksettavat honorariaatit tai jos olet palkata viihdyttäjiä.
Yhteenveto tulostusmaksuista. Useat pienet maksuerät tosiasiallisesti yhdistyvät tekemään suuremman kustannusviivan. Näihin kuuluvat kutsut, nimilaput, ohjelmakirjastot, tapahtumamerkit ja bannereita.
Lahjojen rivikohta. Yksi yhteinen tapahtuman vinkki ei ole koskaan sallia vieras jättää tyhjäkäden. Joten mitä lahjoja tai lahjoja annat, seurata kustannuksia niille erikseen; olisit hämmästynyt siitä, kuinka paljon nämä kohteet voivat maksaa.
Tunnista toimintokulut. Jos tapahtuma sisältää esimerkiksi golfia, tennistä, kylpylää, koskenlaskua, pyöräilyä tai muuta toimintaa, sinun kannattaa huomioida näiden maksujen kulut erikseen. Harkitse yhteenveto laskentataulukon kokonaiskustannuksista ja liittämisestä erittelyyn.
Lähettäkää muut kulut. Jos kustannus ei kuulu mihinkään edellä mainituista luokista, luetkaa ne sekalaisena kustannuseränä tässä.
Anna itsellesi vararahasto-luokka. Tapahtuman koosta tai monimutkaisuudesta riippuen saatat haluta antaa itsellesi jopa 20% tapahtumahyvityksestä täällä. Suunnittelusta huolimatta maksut ylittävät ennustetut suunnitelmat kustannuksilla, joita et koskaan harkitse. Tämä estää sinua menemästä budjettiin joka kerta.
Yhteenveto suunnitelluista kuluista. Kun rakennat tapahtumaohjelmaa, sinulla on hyvä projektio kokonaiskustannuksista. Nämä tiedot jakavat tapahtuman asiakkaan kanssa varmistaakseen, että he ovat tietoisia tapahtumarahoituksesta, jotta myöhempää yllätystä ei tule.
Yhteenveto todellisista kuluista. Tämä tapahtuu tapahtuman päätyttyä. Laske laskuja osittain edellä mainittuihin 10 luokkaan ja kirjoita todellinen budjetti. Jos se on erittäin suotuisa, tunnista säästöt todellisessa budjetissa suhteessa ennustettuun budjettiin osoittaen arvon, jonka olet tuonut rooliin.