Usean vuoden ajan IRS on käsitellyt matkapuhelimen kuluja yrityksille ja työntekijöille osana luokkaan kuuluvia omaisuuseriä . Tämä varojen luokka sisältää varat, joita voidaan käyttää sekä henkilökohtaiseen että liiketoiminnalliseen tarkoitukseen, joten IRS tarvitsi yksityiskohtaisempia tietueiden säilyttämistä yrityksiltä, jotta matkapuhelimet voitaisiin käyttää erillisinä käyttökustannuksina henkilökohtaisesta käytöstä.
Vuoden 2010 Small Business Jobs Act -säännöstä poistettiin matkapuhelimet listattujen kiinteistöjen luokasta.
Matkapuhelimet ovat luontoiseduista
Vaikka IRS irrotti matkapuhelimet luetellusta omaisuusluokasta, se ei poistanut matkapuhelimen kustannuksia luontoisetuuksien luokkaa. Useimmat yritykset tarvitsevat nykyään työntekijöitä, jotka matkustavat tai jotka ovat johtoasemissa matkapuhelimissa.
Mutta kuinka paljon matkapuhelimen käyttö on henkilökohtainen ja onko tämä henkilökohtainen käyttö verovelvollinen etu työntekijälle? IRS sanoo, että työnantajan tarjoama matkapuhelin on työntekijälle vähäinen etu, ja puhelimen arvo, mukaan lukien puhelimen kustannukset ja kuukausimaksut, on verovelvollinen työntekijälle, ellei voida osoittaa, että puhelin on käytetään pääasiassa liiketoimintaan. (Internal Revenue Bulletin 2011-38)
Mutta IRS sanoo myös, että "kun työnantaja tarjoaa työntekijälle matkapuhelimen ensisijaisesti ... liiketoiminnan syistä , liiketoiminnan ja henkilökohtaisen käytön matkapuhelin on yleensä nontaxable työntekijälle.
IRS ei edellytä liiketoiminnan käytön kirjaamista saadakseen tämän verovapaan hoidon. "
Matkapuhelimet ovat työehtona luontoisetuuksia
IRS kehottaa matkapuhelimia "työkyvyttömyysetuudesta", eli "mistä tahansa työnantajan työntekijän omaisuudesta tai palveluista siltä osin kuin työntekijä maksoi tällaisesta omaisuudesta tai palveluista tällaisen maksun sallituksi vähennys " tavalliseksi ja välttämättömäksi liiketoimintakustannukseksi.
Koska työkyvyttömyysetuus, työntekijän henkilökohtainen käyttö ei vaikuta yrityksen kykyyn vähentää liiketoimintaan liittyviä matkapuhelinkustannuksia eikä se myöskään ole veronalaista työntekijälle luontoiseduiksi.
Ensinnäkin on luotava ensisijainen liiketoiminnan tarkoitus, jotta liiketoimintaan liittyvät kulut voidaan vähentää liiketoiminnalle ja välttää työnantajan tarjoaman puhelimen henkilökohtaisen käytön verotus työntekijälle. Matkapuhelimen ei-liiketoiminta henkilökohtainen käyttö ei ole vähennyskelpoinen yrityksen liiketoiminnan kustannukseksi.
Jos työntekijöitä vaaditaan käyttämään matkapuhelimia liiketaloudellisesti, työntekijän henkilökohtaista käyttöä käsitellään verotuksellisesti IRS: n määrittelemäksi vähimmäisrahoitukseksi. Tämä IRS-säännös koskee työnantajan tarjoaman matkapuhelimen käyttöä 31.12.2009 jälkeen.
Liiketoiminta matkapuhelimiin
"Tavallinen ja välttämätön" määräytyy IRS: n mukaan ja koskee matkapuhelimia tietyillä tavoilla. Esimerkki, jota IRS käyttää "liiketoiminnan tarkoituksiin", on työnantajan velvollisuus ottaa yhteyttä työntekijään muina kuin työaikana. IRS sanoo, että matkapuhelimen tarjoaminen "moraalille tai hyvän tahdon" tarkoitukseksi houkutella uutta työntekijää tai antaa työntekijälle lisäkorvausta ei pidetä "liiketoiminnallisesti" eikä sulje pois, että matkapuhelin ei ole luonteeltaan hyöty.
Pidä hyviä tietueita matkapuhelimen käytössä
Matkapuhelinten ottaminen pois luetelluista omaisuusluokista ei tarkoita sitä, että voit jättää huomiotta kysymyksen siitä, että säilytetään hyvät tiedot matkapuhelinten henkilökohtaisesta käytöstä. Sinun on kyettävä osoittamaan, että puhelinta käytettiin pääasiassa liiketoimintaan.
Mitä tehdä seuraavaksi
Jos haluat välttää verotarkastuksia ja noudattaa yritystoimintaan liittyvien matkapuhelinten käyttöä koskevia lakeja, keskustele ongelmasta veroneuvojesi kanssa. Joitakin toimenpiteitä, jotka kannattaa harkita:
- Rajoita matkapuhelimia vain niille työntekijöille, joiden on huolehdittava siitä, että he voivat hoitaa asianmukaisesti tehtäviään, kuten ulkopuoliset myyntiedustajat, usein matkustavat johtajat ja avainhenkilöt.
- Pidä työntekijöiden matkapuhelulokit tarkistamaan liiketoiminnan käyttö. Jos tämä on hankalaa, etsiä tapa käyttää verkossa olevia matkapuhelulokkejä operaattorisi kautta, jotta voit hakea ne tarvittaessa.
- Vaaditaan, että yrityksillä varustetuissa matkapuhelimissa oleville työntekijöille on toinen matkapuhelin henkilökohtaiseen käyttöön.
Lue lisää IRS: stä työnantajan tarjoamien matkapuhelinten verokohtelusta.