Tee se lyhyt, mutta kutsu
Mim Carlson ja Tori O'Neal-McElrath, voittajien avustusten kirjoittajat , Step by Step , huomauttavat, että kannekirjeen pitäisi:
- esitellä organisaatiosi oikealle henkilölle;
- vakuuttaa rahoittajalle, että hankkeella on hallituksenne tuki;
- ja ilmoittakaa, mitä sinä kysyt ... kuinka paljon ja mitä varten.
Milloin sisällytät kannettavan kirjeen?
Käytä yritystoimintaa ja säätiöitä koskevia ehdotuksia, mutta ei liittovaltion tai valtion avustushakemuksia. Rahoittajat haluavat vain, mitä he vaativat. He harvoin vaativat kannekirjeen.
Hyvän Cover Letterin ominaisuudet
Sinun kannekirjeesi tulisi olla:
- lyhyt
- päästä nopeasti
- ei pitäisi vain toistaa ehdotuksessa esitettyjä tietoja
- pitäisi kertoa lukijalle, kuinka hyvin ymmärrät rahoittajaa ja miten avustus täyttää rahoittajien vaatimukset
Beverly A. Browning, kirjailija Grant Writing for Dummies , ehdottaa, että kirjoitat kansilehden, kun olet valmis koko ehdotuksen ja kun olet heijastava mieliala. Browning sanoo:
"Kun pidät suurta saavutustasi (lopullinen rahoituspyyntö), anna aivosi luova, oikea puoli sisään ja yhdistää tunteenne saavutus henkilölle, joka auttaa tekemään suunnitelmistasi."
Leikepöydän muotoilu
Seuraa näitä perusasioita ja et voi mennä vikaan:
- Käytä organisaation kirjelomakkeita. Aseta samalle päivälle täytettyyn tukihakemukseen merkityn kannen kirje. Tämä on päivä, jona lähetät avustushakemuksen luovuttajalle. Samalla päivämäärällä kaikki ehdotusasiakirjasi asiakirjat ovat yhdenmukaisia.
- Sisäosoitteen (kirjaimen yläosassa) käytetään säätiön tai yrityksen yhteyshenkilön nimeä ja otsikkoa, jota seuraa rahoituksen lähteen nimi, osoite, kaupunki, osavaltio ja postinumero. Tarkista nämä tiedot puhelimitse tai sähköpostilla. Tällaiset tiedot muuttuvat usein, joten varmista, että sinulla on nykyinen nimi ja osoite. Kun lähetät sähköisen avustushakemuksen , et ehkä tiedä tietyn nimen.
- Tervehdyksessänne, käytä "Hyvä" ja henkilökohtaista nimeä (herra, herra, rouva, herra, herra jne.), Jota seuraa sukunimi. On tärkeää, että osoitat kirjeen tietylle henkilölle. Soita säätiöön tai toimistoon varmistaaksesi, että sinulla on oikea henkilö ja oikea henkilökohtainen nimi. Nämä yksityiskohdat saattavat vaikuttaa merkityksettömiltä, mutta niillä on väliä.
- Ensimmäisen kohdan on oltava lyhyt ja keskittynyt. Esittele organisaatiosi (sen virallinen nimi) ja kerro rahoittajalle kuinka paljon rahaa pyydät ja miksi. Sisällytä lause tai kaksi siitä, mitä organisaatiosi tekee ja lisää sitten yksi tutkimuspohjainen piste, joka osoittaa, että organisaatiosi tarvitsee.
- Kirjoita yksi tai kaksi lyhyempää kohtaa. Ilmoita projektin tarkoitus ja miten se sopii rahoittajan tehtävään tai rahoituksen painopisteisiin. Sisältää sen, että hallituksenne tukee täysin projektia.
- Lopeta kirjeesi yhteenvetokohdasta. Lisää, mitä tämä rahoituskumppanuus voi tarkoittaa hankkeen kohdeyleisölle. Haluat ehkä sisällyttää kutsun sivustokäynnille myös.
- Käytä sulkemista kuten "Ystävällisin terveisin".
- Kirjeen olisi allekirjoitettava toimitusjohtaja tai hallituksen puheenjohtaja tai molemmat. Kirjoita allekirjoituksen alla allekirjoittajan etunimi, keskimmäinen alkukieli, sukunimi ja työnimi. Vaikka ED tai hallituksen puheenjohtaja allekirjoittaisivat kirjeen, sisällytävät parhaimman henkilön yhteystietoja vastaamaan kysymyksiin viimeisen kappaleen lopussa.
- Kirjoita kirjaimen alaosaan sanat "ENCLOSURE" (kaikki korkit).
Kuinka kauan kannettava kirje olisi?
Useimmat asiantuntijat ehdottavat, että rajoitat peittoasiakirjan yhdelle sivulle, jossa on kolme tai neljä kappaletta. Koska lukijalla on kokonainen ehdotus avata, et halua tehdä häntä kärsimättömäksi lukemalla pitkän kannekirjeen.
Kansilehtesi sävyt ja yksityiskohtia voivat vaihdella riippuen siitä, oletteko kutsuttu toimittamaan täydellisen ehdotuksen kirjeenvaihdon (LOI) lähettämisen jälkeen vai onko tämä hanke organisaationne ensimmäinen lähestymistapa tähän erityiseen säätiöön.
Näytearkisto
Mary Smith, PhD
Ohjelmavastaava
Yhteisön säätiö
4321 Common Lane
Jotkut kaupungit, YZ 55555
Hyvä Dr. Smith:
Jotkut kaupungin Senior Center kunnioittaen pyytää 50 000 dollarin avustusta Senior Latino Community Outreach Pilot -projektillemme.
Suurimman vanhemman keskuksen jokaisessa piirikunnassa, joka palvelee päivittäin yli 450 senioreja, olemme tietoisia palvelualueemme muuttuvasta väestötiedosta. Ja olemme sitoutuneet kasvattamaan ja sopeuttamaan keskustaamme vastaamaan uusia tarpeita. Senior Latino Community Outreach Pilot -hankkeen avulla voimme kokeilla yhden vuoden ponnisteluja selvittääksemme, voiko keskuksemme tehokkaasti:
- tarjota kattava pääsy terveydenhuoltoon ja sosiaalipalveluihin vanhuksille latinoyhteisöissä, joita keskuksemme palvelevat, ja
- nostaa ja integroida täydellisesti kaupungin jonkin kaupungin vanhemman keskuksen hallintoneuvoston, henkilökunnan ja vapaaehtoisten kulttuuriosaaminen.
Hallitus on innostunut tästä ohjelmasta ja innokas käynnistämään sen, jotta voimme olla kaikkein osallistavinta ja kulttuurisesti osaavaa seniori-keskusta kaikissa näissä palveluissa tarvitsevissa yhteisöissä. Olisiko pilottiohjelmamme lopussa todettava, että tämä ohjelma on itse asiassa menestyksekäs, hallitus on sitoutunut sisällyttämään osan hankkeen vuosittaisista menoista vuotuiseen toimintabudjettiinsa, jotta ohjelma olisi olennainen osa keskeisiä palveluitamme .
Tämän hankkeen kautta keskuksesta tulee Health Access Latinos, jokaisen perheen perheet ja kolme klinikkaa yhdeksän kilometrin säteellä keskuksestasi. Hyväksymme myös espanjalaiskielisten senioreiden lähettämisen muusta yhteisön virastosta välittömässä palvelualueellamme.
Kiitos, että käsittelit pyyntöäsi. Seuraan sinua seuraavan viikon aikana vastaamaan kaikkiin mahdollisiin kysymyksiin sekä oppimaan, voimmeko tavata sinut keskustelemaan ehdotuksemme ansioista. Sillä välin, jos sinulla on kysyttävää, ota yhteyttä kehitysyhteistyön johtajamme Connie Jonesiin osoitteessa (555) 555-5555, x555 tai cjones@scsc.org.
Ystävällisin terveisin,
Jane Lovely
Toiminnanjohtaja
LIITE
* Kirje uudestaan (muutoksineen), Winning Grantsin luvalla , Step by Step , toinen painos, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009.
3 tapaa häiritä kansilehtesi
- Kirjoittaminen liian paljon. Kansilehti ei ole väitöskirja eikä täydellinen ehdotus. Pidä se lyhyt ja kohta Vinkki: Pyydä joku muu lukemaan sen. Ovatko he ymmärtäneet sen?
- Käyttämällä isoja sanoja . Jos olet opiskellut, olet oppinut kirjoittamaan monimutkaisesti. Älä tee sitä täällä. Et yritä vaikutella jokuasi oppimistasi. Haluat vain mainita tapauksesi mahdollisimman luonnollisesti. Jos et tiedä, kun ylikirjoitat kirjoitusasi, käytä sovellusta, kuten Hemingwayä. Se kertoo, kun lauseita on vaikea lukea ja kun olet liian särkynyt.
- Grammatisten virheiden tekeminen . Jos et ole varma kieliopista, älä ota mahdollisuuksia. Käytä kieliopin tarkistusta WORD-kielellä ja suorita myös luonnos sovelluksen, kuten kieliopin kautta. Maksuton versio on maksuton, mutta maksullinen versio ylittää tyypillisen kieliopin tarkistuksen.
Kuinka voit tehdä kansilehden erottua?
Valitettavasti sanoa, mutta avustushakemuksesi voi olla satoja tai tuhansia satoja, jotka tyypillinen perustus näkyy keskimääräisen vuoden aikana. Kansilehti voi tehdä eron leikkauksen tekemisessä seuraavaan vaiheeseen rahoituksen suuntaan. Mutta miten voit tehdä siitä erottuvan?
Älä yritä mitään "söpöä". Säätiön virkamiehet eivät ole vaikuttuneita. Mutta voit sisällyttää kappaleen siitä, miksi organisaationne voi parhaiten saavuttaa tämän tehtävän. Tutki kilpailujärjestöjäsi ja arvioi, miten ja missä olet. Tämä voi olla henkilöstön ja vapaaehtoisten vahvuus, kokemuksesi tästä erityisestä ongelmasta tai yhteisön tuki, jota nautit.
Sinun ei tarvitse mainita kilpailijoiden nimeä tai arvostella niitä. Korosta vahvuuksiasi. Tämä olisi hyvä aika neuvotella muiden toimistoissa. Vedä muutamia ihmisiä yhteen ja aivoriidata kuinka voittoa tavoittelematon on erinomainen.
resurssit:
Tarinanhankittujen tarinanhaku , toinen painos, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, Osta Amazonilta.
Voittaja-apurahat askel askeleelta: Complete Workbook Suunnittelu, kehittäminen ja kirjoittaminen onnistuneisiin ehdotuksiin, 4. painos, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, Osta Amazonista
Grant Writing for Dummies , 5. painos, Beverly A. Browning, Wiley, 2014. Osta Amazonilta
Palaa Ohjeen kirjoittamiseen.