Katso Paperi-toimiston hyvät ja huonot puolet
Tässä on paperiton toimiston etuja ja haittoja, joiden avulla voit päättää, aikooko paperi käydä pienessä yrityksessä.
Paperitonta toimistoa edustavat ammattilaiset
1. Ympäristöystävällinen - Daily Greenin mukaan paperin osuus on 25 prosenttia kaatopaikkajätteestä, ja jos Yhdysvallat leikkaa toimistopapereita vain 10 prosenttia, se estäisi 1,6 miljoonan tonnin kasvihuonekaasupäästöt. Ja se on vain paperille, eikä siinä oteta huomioon mustekasettien tuotantoa ja hävittämistä ja tulostimien käyttämää energiaa. Paperiradalle meneminen on ympäristötietoinen päätös.
2. Kustannustehokas - Samoin kuin ympäristöystävällisen paperiton toimiston hyödyt, myös pienyritysten budjetista on hyötyä. Mieti, kuinka paljon kulutat kuukausittain paperille, musteelle, postimaksuille ja muille tarvikkeille, jotka tukevat paperikokoista toimistoa. Sitten harkitse tilaa, joka tarvitaan kaikkien fyysisten tarvikkeiden ja todellisten asiakirjojen tallentamiseen. Se voi olla melko kallista. Ajan myötä paperiasiakkaat voivat säästää pieniä yrityksiä.
3. Helppo pääsy - Paperitonta tarkoittaa, että kaikki tärkeät asiakirjat digitalisoidaan. Voit tallentaa ne takaisin Cloudiin tai käyttää niitä etätyöpöytäohjelmiston avulla, jolloin voit työskennellä mobiilitoimistosta tai missä tahansa, ja pysyä tuottavana.
4. Tiedoston organisointi - Jos olet joskus hukannut aikaa sekoittumattomana arkistokaapin tai paperipinoiden avulla, etsit mitä etsit, tiedät kuinka vaikeita paperiasiakirjoja voi hallita.
Kun luot paperittoman toimiston, luo digitaalinen tiedostojärjestelmä, joka on helpompi organisoida, etsiä ja muokata ajan mittaan. Tämä tekee siitä, mikä oli kerran tuskallinen prosessi löytää asiakirjan yhtä helppoa kuin suorittaa haku.
Paperittoman toimiston haitat
1. Järjestelmävika - Digitaalinen voi olla nopea pääsy, mutta se merkitsee myös nopeaa häviämistä. Harkitse, mitä tapahtuu kaikille yrityksesi asiakirjoille, jotka tallennetaan paikallisesti tietokoneellesi, jos järjestelmä kaatuu. Voisit menettää kaiken. Kaikkien pienyritysten, etenkin paperittomien yritysten, on tärkeää, että niillä on järjestelmä varmuuskopiointiin ja tietojen suojaamiseen paikan päällä.
2. Turvallisuus - Digitaalisia tiedostoja ei voi suojata lukituksella arkistokaapissa tai toimiston ovella, joten asiakirjojen ja arkaluonteisten tietojen turvallisuus on vakava huoli paperittomille toimistoille. Ratkaisuihin kuuluu salaus, paikalliset palvelimet ja rajoitettu pääsy, joilla kaikilla on omat kustannukset ja edut. Lisäksi on tärkeää ottaa huomioon joidenkin yritysten luonne ja päivittäin käsittelemättömien materiaalien herkkyys (ajattele kirjanpitäjäsi), eivät yksinkertaisesti ole lainkaan paperittomia.
3. Revamp Processes - Osa siirtymästä paperittomaan toimistoon tarkistaa kaikki nykyiset toimintaprosessit ja löytää sopivat vaihtoehdot.
Esimerkiksi saatat joutua aloittamaan sähköisten allekirjoituspalvelujen, verkkolaskutus- ja maksupalvelujen ja muiden sovellusten, jotka korvaavat fyysisten asiakirjojen tarpeen. Kaikkien henkilöstönne on myös koulutettava uudessa järjestelmässä, kun se on paikallaan.
4. Aika-intensiivinen - Going paperless ei ole yön prosessi; on monia tekijöitä, jotka on otettava huomioon. Kestää kauan aikaa ottaa huomioon kaikki seuraukset, jotka aiheutuvat siitä, että paperiversio jäisi jäljelle, ja niin kauan kuin kaikki paperiversion tukena toimivat muutokset toteutetaan.
Päätös siirtyä paperittomaksi vaihtelee liiketoiminnasta toiseen, eikä se todellakaan ole yleinen päätös, joka sopii kaikille yrityksille. Tärkein päätös päätöksenteko paperittomaksi tekee tutkimustesi, jotta voit päättää, ovatko hyödyt suurempia kuin haasteet.
Sitten luo järjestelmällinen prosessi, joka ei ainoastaan anna sinulle etuja paperittomina, vaan myös parantaa tuottavuuttasi samanaikaisesti.