Aseta varasuunnitelma paikalleen
Ihanteellisessa tapauksessa sinun on aina oltava varmuuskopio suunnitelma äkillisten sairauksien tai muiden hätätilanteiden varalta, mutta jos avainhenkilö viittaa lähtöön tai antaa ilmoituksen, sinun on välittömästi laadittava suunnitelma, jonka mukaan joku muu hoitaa tehtäviään.
Korkean tason johtajien ja mahdollisten korvaavien tulisi ymmärtää hänen tehtäviensä kaikki osat.
Suuri osa perättäisestä suunnitelmasta on dokumentaatiota. Kaikkien työntekijöiden työskentelyn pitäisi olla osa julkista käsikirjaa, kalenteria, tehtäväluetteloa tai tiedostoa. Asiakirjoihin on sisällytettävä ulkopuolisten yhteystiedot sekä selitykset siitä, miten Excel-makrot, tietokoneohjelmat tai muut työntekijän tekemät pikakuvakkeet toimivat.
Suunnitelmaan olisi sisällytettävä myös selkeä luettelo prioriteeteista, jotta jäljellä olevat työntekijät eivät ylenmääristyisi ja tiedä, mitkä tehtävät ovat ensisijaisia nykyiseen työhönsä verrattuna.
Harkitse tietoturvaa
Avainhenkilöillä on usein pääsy pankkitileihin, tärkeisiin tietojärjestelmiin ja verkkopalveluihin. Vaikka tahallinen rikkomus tai tietojen varastaminen ovat harvinaisia, se on silti paras käytäntö poistaa heidän pääsyään heti, kun he eivät enää tarvitse sitä.
Sen lisäksi, että poistat käyttöoikeudet, sinun on varmistettava, että säilytät sen.
Esimerkiksi toiselle työntekijälle voi olla tarvetta antaa tarkastus-allekirjoittajaviranomainen ylläpitämään kahden allekirjoituksen allekirjoituksen allekirjoitusjärjestelmää. Jos lähtevä työntekijä ilmoittautuu verkkopalveluun, kuten sivustosi analyysiin, käyttämällä yrityksen sähköpostiosoitetta, varmista, että hän siirtää hänelle tunnistetietoja.
Lasketaan lopullinen palkka ja etuudet
Lähtevällä työntekijällä on oikeus maksaa lopullinen palkka ja kertyneet etuudet, kuten käyttämättömät lomapäivät.
Kertyneiden luontoisedujen maksut riippuvat työsopimuksesta ja paikallisista laeista.
Valtionlaissa asetetaan myös maksuaikataulu. Sinulla on yleensä se, mikä olisi ollut säännöllisesti suunniteltu palkkapäivä, jos työntekijä olisi ollut yrityksenne kanssa. Monet yritykset haluavat, että lähtevät työntekijät allekirjoittavat lopullisen palkkatyönsä henkilökohtaisesti viimeisenä päivänä. Työskentele kirjanpitopalvelujen kanssa laskeaksesi lopullisen summan.
Päivitä tilinpäätöstiedot
Jos työntekijä on jo saanut optio-oikeuksia tai lykkäystä, kustannukset ja liitännäisvastuut on todennäköisesti kirjattu teoksillesi. Jos lähtö käynnistää kultaisen laskuvarjon tai jonkin muun sopimuskauden, korvaus voi olla vain alaviite - jos se sisällytetään tilinpäätökseen lainkaan.
Sen sijaan, että odottaisitte seuraavaan raportointijaksoon saakka, kirjanpitäjänne viipymättä tee asianmukaiset päiväkirjakirjaukset vastaamaan kaikki työntekijän lähtöä koskevat taloudelliset tapahtumat. Tämä antaa sinulle etukäteen varoituksen siinä tapauksessa, että sinun on selitettävä tai muutettava palkkojen aiheuttamaa voiton muutosta.
Ilmoita sijoittajille
Suurin osa työntekijöistä katsotaan korvaavaksi, eikä heidän poikkeamiaan todennäköisesti pidetä sijoituspäätösten kannalta merkittävänä.
On kuitenkin olemassa poikkeuksia. Yksi esimerkki olisi johtava tiedemies, jonka lähdöstä häiritsisi tutkimusta, joka pidettiin keskeisenä yrityksen toimintaan.
Riippumatta parhaasta käytännöstä, sinun on lähetettävä julkaisu, jossa ilmoitetaan sijoittajille minkä tahansa avainhenkilön lähdöstä. Tämä voi auttaa rauhoittamaan murhia sekaannusta tai erimielisyydestä riveihisi ja estämään sijoittajia harkitsemasta niiden vetämistä. Se on myös hyvä tapa tiedottaa sijoittajille siitä, mitä yrityksesi sisällä tapahtuu ja antaa heille tietää, miten aiot kasvaa eteenpäin.