Hanki työnantajan tunnusnumero (EIN)
Sinun EIN on yksilöllinen numero, joka on nimenomaan yrityksesi IRS-tarkoituksiin. Tämä numero tunnistaa yrityksesi raportoidessasi työntekijöitänne liittovaltion ja valtion virastoille. Esimerkkejä näistä tiedoista ovat kokonaistulot ja heidän puolestaan maksetut verot. Voit kuulla EIN: n, jota kutsutaan SS-4-lomakkeeksi tai verotunnukseksi. Nämä ovat samat kuin EIN.
Pyydä EIN: täsi IRS: n kautta suoraan. Kaikkein kätevä tapa suorittaa tämä tapahtuma on verkkohakemuksen kautta. Hakemukset hyväksytään myös faksilla ja postilla.
Tarkista valtiolliset ja paikalliset määräykset EIN-lisävaatimuksista
Vaikka monet valtiot ja paikkakunnat hyväksyvät liittovaltion EIN-tunnuksen, jotkut edellyttävät erillisiä numeroita verotuksessa. Esimerkkejä ovat New York, Massachusetts ja Etelä-Carolina. Voit määrittää kaupungin ja / tai valtion säännökset käymällä asianmukaisen valtion pienyritysten verkkosivuilla.
Ymmärrä eroa itsenäisen urakoitsijan ja työntekijän välillä
Riippumatta siitä, palkkaatko itsenäisiä urakoitsijoita tai työntekijöitä, kuinka paljon tuloja, Medicare-, sosiaaliturva- ja työttömyysveroja maksetaan, on tärkeää ymmärtää eroa näiden kahden välillä.
Perus testi supistuu seuraaviin kolmeen kysymykseen:
- Täytyykö työnantaja valvoa milloin, missä ja miten työ on suoritettu? Jos näin on, työntekijä on todennäköisesti työntekijä.
- Täytyykö työnantaja valvoa työn taloudellisia näkökohtia? Esimerkiksi kulut korvataan? Tarjoaako työnantaja työhön liittyviä työkaluja, kuten tietokoneita? Jos näin on, työntekijä on todennäköisesti työntekijä.
- Onko suhde meneillään vai onko työntekijä työskennellyt tiettyyn hankkeeseen ilman odotuksia jatkuvasta työllisyydestä? Onko työnantaja hyötynyt työntekijälle, kuten sairausvakuutukselle ja palkallista lomaa varten? Jos suhde jatkuu ja / tai jos etuja tarjotaan, työntekijä on todennäköisesti työntekijä.
Hanki vaaditut työntekijälomakkeet
Kun omat asiakirjat ovat kunnossa, olet valmis palkkaamaan työntekijöitänne. Varmista, että keräät verot ja palkkalistoja koskevat tiedot ensimmäisten työpäivien aikana, jotta he saavat ensimmäisen palkkatasonsa ajoissa. Haluat ehkä kannustaa työntekijöitä käyttämään suoraa talletusta maksujen nopeuttamiseksi.
Jokaisen työntekijän on täytettävä liittovaltion tuloveron ennakonpidätyslomake W-4, jonka avulla voit laskea oikean veron ennakonpidätyksen. Työntekijöiden on myös täytettävä I-9-lomake, jotta he voivat laillisesti sallia työskentelyn Yhdysvalloissa.
Valitse maksuajasi
Mitä pienempiä palkka-aikoja sinulla on, sitä helpompi on suorittaa palkkasi. Joissakin valtioissa kuitenkin edellytetään, että työntekijät maksetaan tietyn aikataulun mukaan, esimerkiksi viikoittain tai kahden viikon välein. Jos haluat suorittaa palkanlaskua harvemmin kuin kerran viikossa, ota yhteyttä työministeriöön selvittääksesi, onko ehdotettu palkka-aika voimassa valtion määräysten mukaisesti.
Luo palkanhallintaan liittyviä prosesseja
Ennen kuin pystyt antamaan tarkat palkkatodistukset, tarvitset menetelmän työntekijöiden tuntimäärien seurantaan. Tähän tarkoitukseen on monia työkaluja, kuten peruskirjautumissivuista alustoille, jotka seuraavat työntekijöiden toimintaa puhelimissa tai tietokoneissa. On myös tärkeää perustaa palkkatyötä koskevat säännöt, jos aiot tarjota sitä, ylityökorvausta ja muita etuja.
Toisaalta sinulla on oltava käytössä prosessi, jolla varmistetaan, että etuudet, verot ja vastaavat vähennykset maksetaan asianmukaisille myyjille ja virastoille työntekijöidesi puolesta.
Valitse Payroll Platform
Jos aiot käsitellä palkkahallinnon itse, varmista, että sinä tai kirjanpitäjäsi tyydytät tämän tehtävän vivahteet. Saatavilla on useita laadukkaita palkkasummia. Useimmat pienet yritykset kuitenkin suosivat ulkoistettuja ohjainpalveluja, koska näillä ammattilaisilla on tietämys ja kokemus tuottaa palkkalistoja tarkasti ja ajallaan.
Tuottaa palkkasi
Kun sinä tai rekisterinpitäjäsi on tullut työntekijöiden henkilökohtaisia tietoja palkkajärjestelmäsi, olet valmis tuottamaan ensimmäisen palkkalaskun. Käytä tunneittain (ei-vapautettuja) työntekijöitä varten asetettuja aikavakiointityökaluja, anna tai raportoi jokaisen tuntien määrä. Työntekijöillä ei ole velvollisuutta ilmoittaa työaikaansa. Heille maksetaan sama määrä joka viikko.
Huomaa: Jos teet kirjanpidon kustannuksia, sinun kannattaa edelleen palkata työntekijöitä seuraamaan työaikaansa. Se ei ota huomioon heidän viikoittaista palkkaansa, mutta haluat halutessasi jakaa aikaa töihin kohtuullisin kustannuksin. Harkitse ajan seurantaohjelmaa, joka synkronoi yleisen kirjanpidon ohjelmiston kanssa näiden raporttien tuottamiseen. Monilla on myös synkronointi palkkasi kanssa, joten voit käyttää niitä myös palkattujen työntekijöiden ja työtuntien työntekijöille.
Säilytä vaaditut tiedot
Tietyt palkkalistoihin liittyvät asiakirjat on säilytettävä IRS-tarkoituksiin. Yleensä on pidettävä kirjaa henkilöistä, jotka työskentelevät aktiivisesti riippumatta heidän toimikautensa pituudesta. Monet tietueet on säilytettävä tiettynä ajanjaksona työsuhteen päätyttyä. Esimerkiksi työllisyystilastoja on säilytettävä vähintään neljä vuotta. Erityisiä ohjeita on saatavilla IRS: n kautta.
Laske ja maksa liittovaltion ja valtion palkkasumman verot
Lopuksi työnantaja on vastuussa palkkasummaksujen suorittamisesta ja tiettyjen raporttien tuottamisesta. Yleensä raportit ovat joko neljännesvuosittain tai vuosittain. Käytä IRS: n ja valtion verotoimiston kautta käytettävissä olevia resursseja varmistaaksesi, että kaikki verot ja raportit käsitellään asianmukaisesti.
Tarkka, aikapäiväinen palkkalaskelma on yksi yrityksesi tärkeimmistä tehtävistä. Ensinnäkin palkkalaskurin virheet ovat varma tapa hälventää työntekijöitä. Toiseksi, verovirheet voivat johtaa merkittäviin sakkoihin ja rangaistuksiin. Huomioi tarkasti, miten palkkaasi hoidetaan, jotta vältät tavallisimmat häiriöt.