Monille yrityksille maksullinen osasto ei saa paljon huomiota, ellei jotain mene vikaan. On kuitenkin paljon hyötyä maksullisesta osastosta, joka on hyvin hoidettu. Päinvastoin, on olemassa monia ongelmia, jotka voivat tulla sellaiselta, joka vain limpää pitkin. Tällä osastolla on usein valtava vaikutus liiketoiminnan kassavirtaan , ja mahdollisuuksia, joita voi saada tai kadota hyödyntämästä maksusopimuksia tavarantoimittajien kanssa.
Hyvin suoritettuihin tileihin kuuluvien osastojen pitäisi pystyä hyödyntämään tilavuusalennuksia ja varhaisvarauksen alennuksia sekä määrittämään paras tapa pitää eniten käteistä liiketoiminnan käytettävissä muita kuluja ja investointeja varten. Tämän osaston tulisi myös pystyä varmistamaan, että toimittajat täyttävät sopimuksiin ja sopimuksiin perustuvat velvoitteensa , joten jos määrä- tai laatustandardit eivät täyty, ongelmat ratkaistaan ja toteutetaan asianmukaisia korjaavia toimenpiteitä.
Yhteiset tiliotavat ongelmat
Vaikka kustannusten vähentämiseen ja rahan määrän vapauttamiseen on lukuisia mahdollisuuksia, on olemassa myös useita esteitä, joita yrityksillä on pyrittäessä pyrkimään näiden tavoitteiden saavuttamiseen. Canonin maksuton optimointitutkimuksessa vuonna 2014 todettiin, että paperin prosessointi oli yksi monista organisaatioiden suurimmista ongelmien lähteistä, jolloin paperilaskutuksen käsittely on suurin ongelma.
Muita tärkeitä huolenaiheita olivat:
- Varmistetaan, että maksut suoritetaan ajoissa
- Laskun hyväksyntämenettelyn tehostaminen
- Paras maksuehto toimittajien kanssa ja sen varmistaminen, että molemmat osapuolet noudattavat velvoitteita
- Useiden toimittajien kirjanpito- ja laskutusjärjestelmien käsittely
- Tietojen ja tapahtumien turvallisuuden tallentaminen ja tarkastaminen
Monet luetelluista ongelmista pahenevat tai syntyvät luottamalla paperilaskutukseen. Kadonneet paperit ovat useissa organisaatioissa usein ongelma, mikä johtaa myöhästyneisiin tai jättäviin maksuihin. Lisäksi, vaikka useat yritykset ovat kiinnostuneita asiakirjojen digitalisoinnista, suurin osa toimittajista on edelleen postituslaskuja tai lähettämällä ne faksilla.
Suurin osa pienyrityksistä hoitaa omat tileensä maksettavat paperityöt, ja suurin osa tästä tehdään manuaalisesti. Koska harvat toimittajat ovat siirtyneet sähköiseen laskutukseen, useimmat organisaatiot käyttävät suuria määriä työvoimaa tietojen manuaaliseen syöttämiseen ja digitaalisten kopioiden luomiseen.
Paperidokumenttien käyttö hidastaa usein laskujen hyväksyntäprosessia, koska kopioita on tehtävä ja toimitettava asianmukaisille johdon jäsenille tarkistettaviksi. Kun paperityötä ei ole helposti saatavilla tai saatavilla digitaalisessa muodossa, on haaste analysoida tietoja ja varmistaa, että parhaat maksusopimukset saadaan ja että velvoitteet täyttyvät. Aika- ja varhaiskorvausalennussopimukset voivat helposti kadota, jos yritykset eivät pysty suorittamaan maksuja, kun niitä vaaditaan, joten papereihin liittyvät seikat voivat olla kalliita.
Parannukset ja optimointi
Koska monet kysymykset, jotka liittyvät asianmukaisten tilien maksullisten osastojen syntymiseen, ovat peräisin samoista syistä, mutta myös muutamia muutoksia, joita organisaatiot voivat tehdä, huolehtivat monista huolenaiheista samanaikaisesti. Kolme tehokkaimmasta tavasta, jolla yritykset pystyvät virtaviivaistamaan veloitettavia osastoprosessejaan, ovat:
- Käytä objektiivin tunnistusta paperitoimintojen digitointiin
- Hyödynnä verkkoportaaleja, jotka ovat toimittajien saatavilla
- Luo hallintatoimintoja
OCR
Vaikka monet yritykset käyttävät rutiininomaisesti skannereita digitaalisten kopioiden luomiseen, tämä edellyttää vain sellaisen asiakirjan luomista, joka tallennetaan tietokoneelle. Tämä tarkoittaa sitä, että tiedot on syötettävä manuaalisesti tietokantaan, joten tietueiden menettäminen on vähemmän ongelma, mutta se vie aikaa.
Objektien tunnistukseen tai OCR-tiedostoon kuuluu asiakirjan skannaus ja tietojen hakeminen siitä. Nämä tiedot voidaan lisätä automaattisesti tietokantaan tai laskentataulukkoon. OCR-prosessi vähentää manuaalisten tietojen syöttövirheiden määrää ja mahdollistaa tietojen syöttämisen heti kun paperi vastaanotetaan. Tekstintunnistus vie noin samaan aikaan työntekijälle skannaamalla asiakirjan luodakseen kuvatiedoston, eikä se yleensä edellytä ylimääräisiä vaiheita. Per Gartnerilla on organisaatioita, jotka pystyvät lähettämään 80 prosenttia tai enemmän laskuistaan ilman, että työntekijä joutuu suoraan osalliseksi.
Toimittajaportaalit
Laskujen ja tietojen syöttämisen keskitettyyn järjestelmään helpottamalla yritys voi luoda tai hyödyntää verkkoportaalia, jonka avulla yritys ja sen toimittajat voivat seurata tilauksia, tarkastella laskuja ja nähdä, milloin maksut suoritetaan. Tietojen saattaminen useille henkilöille organisaatiossa voi auttaa varmistamaan, että maksullisilla tileillä on asianmukainen valvonta ja että se voi nopeuttaa laskujen hyväksymiseen kuluvaa aikaa. Toimittajien pääsy portaaliin antaa näille yrityksille mahdollisuuden lähettää laskuja ja seurata maksuja sekä saada tietoa kaikista toimitettujen tai laskutukseen liittyvistä asioista.
Määritä työnkulut ja prosessit
Kuitenkin organisaatio päättää hoitaa tietojenkäsittelytoimintaansa, on tärkeää, että tilien ja maksujen hallinnointi on käytössä. Näin yritykset voivat varmistaa, että toiminnot toimivat ja selvittää vaihtoehtoja, jos ne ovat hankalia tai aiheuttavat virheitä tai viivästyksiä. Deloittein mukaan näissä prosesseissa on eriteltävä, mitä tilitoimisto maksaa, kun se vastaanottaa laskun, miten tietoja syötetään ja jaetaan ja mitä prosesseja laskujen hyväksymiseen tarvitaan. Lisäksi tulisi olla suuntaviivoja parhaiden tapojen käsittelyyn erilaisten toimittajien maksamisessa.
Vaikka monet toimittajat tarjoavat alennuksia maksamisesta 30 tai 90 päivän kuluessa, se ei välttämättä ole edullinen, jos näin estää organisaation kassavirta. On myös tärkeää, että on olemassa tapa varmistaa, että sekä yritys että toimittajat täyttävät sopimuksen tai sopimuksen määräykset. Työnkulkumallien luominen näiden ongelmien käsittelemiseksi voi auttaa organisaatioita tekemään oikeat valinnat.
Jos toimittajat eivät toimiteta ajoissa, riittävillä määrillä tai sopivissa varastoissa, yritykset eivät ehkä halua maksaa laskuja, ennen kuin nämä asiat on ratkaistu. Työnkulku voi olla kriittinen sen selvittämisessä, mitä pitäisi tehdä näiden ongelmien ilmetessä. Lisäksi tavarantoimittajille suoritettavia maksuja on myös tehtävä ajoissa, jotta alennuksia ei menetettäisi tai myöhässä maksettavia seuraamuksia syntyisi. Jokainen toimitussopimus on dokumentoitava ja päivitettävä, kun asiat muuttuvat ja prosessit varmistavat, että jokaista tiliä käsitellään asianmukaisesti.
Työnkulkumallien luominen voi myös auttaa yritystä:
Ulkoistaminen
Digitaaliset tietueet, OCR: n käyttöönotto ja portaalin käyttö, jota toimittajat voivat käyttää, eivät välttämättä ole pienille yrityksille välttämättömiä, mutta organisaatioiden ei pidä olettaa, että kustannukset estävät yritystä käyttämästä niitä. Vaikka sähköisten järjestelmien perustamiseen ja ylläpitoon liittyvät kustannukset voivat olla ristiriidassa monien pienten ja keskisuurten organisaatioiden kanssa, sisäinen tekeminen ei useinkaan ole välttämätöntä. Jotkut kolmannet osapuolet tarjoavat organisaatioita, jotka organisaatiot voivat ulkoistaa nämä tehtävät. Organisaatiot voivat saada ulkoistettua apua kaikesta OCR-prosessin luomisesta auttamaan yritystä luomaan työnkulkuja toimittajasopimusten analysoimiseksi.
Vaikka organisaatiot eivät ehkä pysty selviytymään erilaisten tietotekniikkajärjestelmien toteuttamisesta , kolmannen osapuolen käsitteleminen on usein erittäin edullista. Yritysten on verrattava ulkopuolisten osapuolten käyttämien kustannusten kehitystä näiden järjestelmien kehittämiseen mahdollisten säästöjen ja arvojen ansiosta, mutta ulkoistamisen ansiosta organisaatiot voivat hyödyntää teknologiaa ja järjestelmiä, jotka yleensä ovat liian kalliita.
- Varmista, että jokaiselle uudelle tilaukselle luodaan ostotilauksia
- Varmista, että laskut vastaavat tuotteiden vastaanottamia tuotteita ja täyttävät sopimussopimukset
- Tarkista, että maksut suoritetaan, että ne tehdään ajoissa ja että ne eivät ole päällekkäisiä
- Määritä paras tapa laskea laskuja, kuten EFT-korttien tai luottokorttien kautta, maksujen alentamiseksi