Opi mitä kirjanpitotietojärjestelmät tekevät
Elektroniset tietojenkäsittelyjärjestelmät (EDP)
Useimmat yritykset, lukuun ottamatta pienimpiä, käyttävät tietokonejärjestelmiä, joita kutsutaan myös sähköisen tietojenkäsittelyn (EDP) järjestelmiksi.
Nämä järjestelmät käsittelevät kirjanpitoprosessin jokaisen vaiheen tallentamalla rahoitustoiminnan tilinpäätökseen. Yritykset parantavat jatkuvasti järjestelmätekniikkansa, jotta ne pysyisivät kilpailukykyisinä ja noudattaisivat vuoden 2002 Sarbanes-Oxley-lakia . Pienimmätkin yritykset voivat halutessaan käyttää QuickBook- järjestelmiä.
Liiketoiminnan ja liiketoimintaprosessien perusteet
Jotta voisit ymmärtää, miten nämä kirjanpitojärjestelmät toimivat, sinun on ymmärrettävä perustiedot kirjanpidon käsitteistä "liiketoimet" ja "liiketoimintaprosessit". Tärkeintä on, että ymmärrät, miten liiketoimet ja prosessit yhdistyvät tuottamaan taloudellisia raportteja. Kirjanpitojärjestelmien osalta liiketoimet voidaan jakaa useisiin liiketoimintaprosesseihin:
1. Tulo- ja palautusprosessit, järjestelmät ja valvonta
Näihin liiketoimintaprosesseihin kuuluvat liiketoimet ovat suuria määriä päivittäistä myyntiä, tuottoa ja rahavirtakauppoja .
2. Menot ja palauttamisprosessit, järjestelmät ja valvonta
Näihin liiketoimintaprosesseihin kuuluvat liiketoimet ovat suuria määriä menoja, tuottoja ja rahavirtoja. Palkka- ja kiinteän omaisuuden ostotapahtumat kuuluvat myös tähän luokkaan.
3. Muunnosprosessit, järjestelmät ja valvonta
Tämän luokan liiketoimet ovat raaka-aineita ja keskeneräisiä transaktioita.
4. Hallinnolliset prosessit, järjestelmät ja valvonta
Hallinnolliset liiketoimet ovat sijoituksia, lainanottoja ja pääomatapahtumia.
Kaikki nämä liiketoimet johtavat yleisen kirjanpidon prosesseihin, järjestelmiin ja valvontaan perustuviin T-tileihin. Yleisestä kirjanpidosta kehitetään sekä sisäisiä että ulkoisia tilinpäätöksiä. Sisäiset taloudelliset raportit saattavat olla vanhentamisaikataulu myyntisaamisista tai myyntikatsausraportista. Ulkoinen talousraportti olisi tuloslaskelma , tase ja rahavirrat .
Kirjanpitojärjestelmien tyypit
Laskentajärjestelmien tyyppejä tai luokkia on useita. Yrityksen käyttämä liiketoiminta riippuu liiketoiminnan tyypistä, liiketoiminnan koosta, liiketoiminnan tarpeista ja liiketoiminnan hienostuneisuudesta:
Manuaaliset järjestelmät
Manuaalisia kirjanpitotietojärjestelmiä käytetään pääasiassa hyvin pienissä yrityksissä ja kotimaisissa yrityksissä. Jos järjestelmä on täysin manuaalinen, se edellyttäisi seuraavia: lähdedokumentteja , pääkirjaa, yleistä päiväkirjaa ja erikoislomakkeita tai toissijaisia lehtiä, joita saatat tarvita.
Vanhoja järjestelmiä
Vanhat järjestelmät ovat usein olemassa olevissa liikeyrityksissä ja niitä käytettiin ennen kuin tietotekniikka sai niin kehittyneeltä kuin nykyäänkin. Vaikka vanhat järjestelmät saattavat näyttää vanhoilta, niillä on tiettyjä etuja yritykselle. Ne sisältävät arvokkaita historiallisia tietoja yrityksestä. Yrityksen henkilökunta osaa käyttää järjestelmää ja ymmärtää sitä. Vanha järjestelmä on yleensä mukautettu yksittäisen yrityksen erityistarpeisiin. Et löydä tällaista mukauttamista yleisiin kirjanpito-ohjelmapaketteihin.
Valitettavasti vanhoilla järjestelmillä on myös merkittäviä haittoja. Usein heillä ei ole dokumentaatiota. Varaosien löytäminen on yleensä vaikeaa, koska laitteisto ja ohjelmisto voivat vanhentua. Jopa vanhojen järjestelmien käyttökieli on yleensä vanha kieli.
Useimmat vanhoja järjestelmiä on rakennettu tyhjästä.
Vanhojen järjestelmien korvaaminen
Voit korvata vanhan järjestelmän täysin uudella, ajantasaisella järjestelmällä. Se on melko kallis ratkaisu. Voit myös päivittää vanhan järjestelmän. Voit käyttää menetelmää, jota kutsutaan näytön kaapimiseksi, joka on tekniikka, joka vie tietokonenäytössä näkyvät tiedot ja kääntää sen niin, että uudempi sovellus voi lukea sen. Voit myös luoda yrityksen sovellusintegraatiojärjestelmän. Tällainen järjestelmä verkottaa erilaisia sovelluksia vanhassa järjestelmässä, kuten mainosjakauma, palkanlaskenta ja muut.
Jos olet pienet ja keskisuuret yritykset, ellet ole pienin, hone-pohjainen lajike, haluat, että kirjanpitojärjestelmäsi on ajan tasalla, jotta voit pitää kilpailukykyisiä teollisuudessa. Valittavissa on monia vaihtoehtoja.