Lisätietoja keskeisistä tiedoista, jotka löytyvät lähdedokumentista
Miksi lähdetiedot ovat tärkeitä
Lähdeasiakirja on kirjanpidon ja kirjanpidon kannalta olennaisen tärkeä, koska se osoittaa, että rahoitustoimi tapahtui.
Jos yhtiö tarkastetaan, lähdeasiakirjat varmuuskopioivat kirjanpidon ja pääkirjan varmuuskopioitavaksi.
Yrityksen lähdeasiakirjan pitäminen on yhtä kuin verojen vähennysten vähentämiseen liittyvien tulojen pitäminen henkilökohtaisten verojen osalta. Jos verot tarkastetaan, ne osoittavat, että olet tehnyt nämä ostokset. Sama pätee yrityksellesi, mutta yrityksessä et pidä kuitit vain verovähennyskelpoisista kuluista. Sinä säilytetään alkuperäiset asiakirjat jokaiselle liiketoimelle.
Mitä lähdedokumentit tarjoavat
Lähdedokumentissa kuvataan kaikki tapahtuman perustiedot, kuten tapahtuman määrä, jolle tapahtuma tehtiin, tapahtuman tarkoitus ja tapahtumapäivä.
Seuraavassa on muutamia esimerkkejä tavallisista lähdekoodeista:
- peruutettu tarkastus
- lasku
- kassakansio
- tietokoneella tuotettu kuitti
- hyvitysmaksua asiakastuelle
- työntekijän aikakortti
- talletuslomake
- ostotilaus
Kuinka käsitellä lähdedokumentteja
Lähdeasiakirja on kirjattava asianmukaiseen kirjanpitoon mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen. Tallennuksen jälkeen kaikki lähdeasiakirjat on jätettävä pois jonkinlaisessa järjestelmässä, jossa ne voidaan hakea, jos niitä tarvitaan.
Joissakin tapauksissa voi jopa olla tärkeä antaa huoltoketjun, jotta pystyt selvittämään, että kyseinen lähdekoodi pysyy hallinnassasi.
Lähdedokumentit vs. valokopiot
Useimmissa tapauksissa lähdeasiakirjojen valokopiot ovat laillisesti hyväksyttäviä. Esimerkiksi sisäinen tulovirasto on hyväksynyt valokopiot kuitista vuodesta 1997, kunhan ne ovat luettavia, sisältävät kaikki alkuperäisessä muodossa olevat tiedot ja skannausprosessin rajoissa ne tiedot samanlaisina kuin alkuperäinen.
Materiaalikuvaus, jossa määritettiin ostetut kohteet ja maksettu hinta, mutta joka oli skannattu ilman toimittajan nimeä, ei täytä. Asiakirja, joka esitti kaikki alkuperäisessä kuitissa olevat tiedot, mutta joka on palautettu Word- tai Excel-muodossa, ei myöskään täytä.
IRS-standardi - täydellinen, luettava ja tarkka alkuperäisen kopiointi - on sama standardi, jota käytetään useissa yrityksissä ja valtion virastoissa. Muut toimielimet kuitenkin lisäävät näitä yleisiä vaatimuksia.
Esimerkiksi Washingtonin yliopisto hyväksyy vain alkuperäisen asiakirjan korvikkeeksi valokopiot, jotka on skannattu vähintään 300 dots-tuumina (dpi) ja jotka on esitetty joko PDF- tai TIFF-muodossa; se ei hyväksy JPEG-valokopioita.
Jos aiot skannata kirjanpitoa tai oikeudellisia asiakirjoja tallennuksen helpottamiseksi, tarkista asiaankuuluva laitoksesi varmistaaksesi, että he hyväksyvät asiakirjat siinä muodossa, jonka aiot käyttää.