Hyödyt ja haitat leikkaamisesta maksetuista henkilöstöasemista
Vapaaehtoisten käyttäminen tehtävien tai tehtävien suorittamiseen, joita muuten palkaton henkilökunta voisi tehdä (usein kutsutaan työpaikkojen korvaamiseksi) olisi vain osa yleistä strategiaa kustannusten vähentämiseksi vaikeina aikoina. Seuraavassa on muutamia vinkkejä siihen:
Älkää antako ketään pois tarkoituksena korvata vapaaehtoinen maksulliselle henkilökunnalle. Tällaisen toiminnan on pakko aiheuttaa muuta maksettua henkilöstöä pelkäämään heidän asemaansa ja vastustaa ja vastustaa vapaaehtoisten kanssa työskentelyä peläten, että he voivat ottaa työpaikkansa. Kuitenkin silloin, kun on olemassa luonnollinen poistuminen tai yleinen uudelleenorganisointi, käytä tätä tilaisuutta harkita uudelleen organisaationne perustamista ja miten uudelleenjärjestää työpaikkoja, jotta jotkut tehtävät voisivat tehdä vapaaehtoisia .
Esimerkiksi olet juuri mainostanut vastaanottovirkailijasi hallinnolliseen avustajaan, joka työskentelee kehitysjohtajan kanssa. Tämä jättää vastaanottovirkailija avoimeksi. Voisiko vapaaehtoisten täyttää tämä asema? Eräs järjestö, jonka kävin äskettäin, rajoittaa yleisölle avoimia tunteja viidestä päivästä (kello 10.00-12.00) ja käyttää vapaaehtoisia vastaanottoon. Joka päivä on erilainen vapaaehtoinen. Se vapaaehtoinen vastaa puhelimeen, tervehtii vierailijoita ja suorittaa valikoiman hyvin määriteltyjä ja dokumentoituja kirkon tehtäviä.
Päivän lopussa vapaaehtoinen käyttää lomaketta yhteenvedon tärkeistä asioista, jotka ovat tapahtuneet sinä päivänä ja mahdollisista ongelmista, jotka on ehkä ratkaistava seuraavana päivänä vapaaehtoisena.
Organisaatiolla on useimmat virheet, ja vapaaehtoiset ovat onnellisia ja uskollisia. Nyt on riittävästi koulutettuja vapaaehtoisia, joilla on pari muuta vapaaehtoista toimistossa, jotka huolehtivat muista toimistotehtävistä ja auttavat organisaatiota entistä enemmän.
Älä vain käytä vapaaehtoisia tavallisimpia tehtäviä varten
Monet vapaaehtoiset ovat tyytyväisiä tekemään kirjallisia töitä tai saamaan postituksia ovesta tai hoitamaan asiat, mutta aina, kun on tehtävää, jonka henkilökunta haluaisi todella tehdä, mutta ei ole aikaa, harkitse vapaaehtoisen käyttöä. Vapaaehtoinen voi olla vapaaehtoinen koordinaattori, auttaa kirjallisesti apurahoja tai tutkimusavustuksia, vastaa uutiskirjeestä, kouluttaa muita vapaaehtoisia tai jopa henkilöstöä, suunnittelee ja toteuttaa erityisiä tapahtumia tai monia muita asioita. Ajattele luovasti ja etsi vapaaehtoisia, joilla on erityisiä kykyjä tai kokemusta.
Harkitse "ammattitaitoisten" vapaaehtoisten löytäminen ja käyttäminen
Ammattitaitoiset vapaaehtoiset ovat yleensä asiantuntijoita niillä aloilla, joilla voittoa tavoittelematon, kuten rahoitusta, henkilöstöresursseja tai markkinointia. He ovat usein yritysten työntekijöitä, osa työnantajan yhteiskuntavastuuohjelmaa . Niiden yritykset antavat aikaa aikaa viettää aikaa työskennellä ei-järjestöjen kanssa. Tämän taantuman aikana on myös ammattitaitoisia vapaaehtoisia sellaisten työpaikkojen välillä, jotka voisivat olla hyvin kiinnostuneita pitämään taitojaan jyrkästi ja lisäämällä heidän jatkoa.
Ammattitaitoiset vapaaehtoiset eivät voi korvata henkilöstöä, mutta he voivat korvata kalliit ulkoistukset ja ulkopuoliset konsultit.
Ne voivat auttaa organisaatiosi uudelleenorganisointiin, kehittää organisaatiota koskevia päätöksiä tarvitsevien tietojen kehittämiseen tarvittavat tiedot, löytää keinoja säästää rahaa olennaisiin palveluihin tai auttaa henkilöstöä keskittymään tärkeimpiin tehtäviin.
Tutkimukset ovat osoittaneet, että voittoa tavoittelemattomat organisaatiot eivät käytä ammattitaitoisia vapaaehtoisia (kutsutaan myös pro bono -työksi) niin usein kuin heidän pitäisi. Kysy paikallisilta säätiöiltäsi, jos heillä on taitava vapaaehtoinen ohjelma tai hanki pro bono-apuraha Taproot-säätiön kautta.
Kansallinen ja yhteisön palveluyhtiöllä on työkalupakki, jonka avulla voittoa tavoittelemattomat yhteisöt voivat saada valmiudet käyttää osaamispohjaisia vapaaehtoisia. Voit myös lähettää työpaikkasi hakijoille ammattitaidolla Catchafiressa, joka on online-sovituspalvelu.
Älä kallista Caste-järjestelmää toimistossasi
Olen nähnyt toimistoja, joissa palkatut johtajat menivät lounaalle päivittäin, tavallisesti yhdessä, kun toimistotyöntekijät ja vapaaehtoiset söivät munasalaattia voileipiä tauon huoneessa, pitäen samalla linnoituksen, kunnes johtajat palasivat.
Millainen tapa tehdä paperialan työntekijöistä ja vapaaehtoisista tuntuu toisen luokan kansalaisilta. Etsi tapoja olla osallisena ja saada kaikki tuntemaan, että ne ovat välttämättömiä erittäin tärkeälle.
Toimita nopeasti kun vapaaehtoiset näyttävät kiinnostuneita
Vapaaehtoisilla on paljon mahdollisuuksia monissa organisaatioissa. Toimita nopeasti, kun he osoittavat kiinnostusta sinun, tai he menevät muualle. On tavallista, että potentiaaliset vapaaehtoiset saavat huonosti testatut voittoa tavoittelemattomat organisaatiot. Joko vapaaehtoisen johtaja on äänihuulainen siitä, mitä vapaaehtoinen kertoo hänen käytettävissä olevasta ajasta (tunne, joka on liian yleinen syy vapaaehtoisen lennon tunteeksi liian vähän); tai vapaaehtoinen saa pinnallisen haastattelun, joka ei paljasta kykyjä ja kokemuksia, jotka voivat olla vihjeitä vapaaehtoisen ratkaisemisesta palkitsevaan tilanteeseen.
Pidä avoin mielenne siitä, millaisia työpaikkoja vapaaehtoiset voivat täyttää
Kyllä, sinulla saattaa olla luettelo tärkeimmistä rooleista, joita olet aina ostoksissa, mutta kun haastattelu paljastaa muita mahdollisuuksia, älä sitoudu ennakkotapauksiin ja sääntöihin. Älä epäröi luoda vapaaehtoistyötä, joka sopii kyseiselle henkilölle, hänen kyvyilleen ja kiinnostuksilleen. Saatat pystyä lieventämään palkattua työntekijää jonkin tehtävän kohdalla ja siirtämään sen vapaaehtoiselle. Tämän pitäisi antaa maksulliselle henkilökunnalle aikaa viettää aikaa muilla puristustöillä. Se ei kuitenkaan saisi koskaan paljastaa palkattua henkilöstöä mahdolliseen työpaikan menetykseen.
Tärkeintä on, että kenenkään ei ole hyötyä leikata kustannuksia vähentämällä tarkoituksella henkilöstöä ja korvaamalla heidät vapaaehtoisilla, mutta luovuutta voi olla, että vapaaehtoiset voivat täyttää joitakin tehtäviä, jos teet sen viisaasti.