Huono liikkua. Vaikka vain yhdellä vapaaehtoisella on kova kokemus, se voi palauttaa ponnistuksesi jo vuosia. Parempi on luoda vapaaehtoisille suunnattu "inhimillisten voimavarojen" suunnitelma, joka on samanlainen kuin palkallinen henkilöstö.
Ennen kuin aloitat vapaaehtoisten etsimisen, varmista, että noudatat näitä ohjeita saadaksesi organisaatiosi valmiiksi.
Ymmärtää voittoa tavoittelemattoman kulttuuri- ja työympäristön
Jokaisella ei-kaupallisella organisaatiolla on persoonallisuus. Esimerkiksi, onko organisaatiosi muodollinen siinä, miten se muodostaa rajat ja komentoketjut? Tai onko se avoin, ystävällinen, luova ja arvokas?
Ehkä se on kaoottinen ja vapaasti virtaava. Ovatko työntekijät vakavia vai rento, humoristinen ja ystävällinen vai jäykkä ja kylmä? Onko tilanne vakaa, kun henkilöstö tuntee työtään turvallisesti vai onko se ahdistunut ja epävakaa kaikkien kanssa huolissaan tulevaisuudestaan? Onko tämä paikka, jonka suosittelisit ystäville tai perheelle hyvänä työpaikkana tai vapaaehtoisena?
Tee kulttuurin ja vapaaehtoisten välinen ottelu
Toivottavasti organisaatiosi on miellyttävä ja ystävällinen, mutta selkeästi jäsennellyt prosessit ja odotukset. Joka tapauksessa organisaationne kulttuuri määrittää vapaaehtoistyön tyypin, jota rekrytoit.
Jos toimistosi on hierarkkinen, voit halutessasi löytää ihmisiä, jotka ovat tyytyväisiä noudattamalla menettelyjä ja käytäntöjä.
Jos se on löyhästi järjestetty tai yrittäjä, sinun on etsittävä yksilöitä, jotka ovat itsensä aloittajia ja jotka haluavat työskennellä vähemmän rakenteilla ja suuntailla. Analysoi työpaikka ennen vapaaehtoisten rekrytointia, jotta voit tehdä paremman yhteensovittamisen vapaaehtoisten ja organisaation välillä.
Valmista organisaatiosi vapaaehtoisille
Tukeeko ylimmän johdon vapaaehtoistyötä ja arvostaa sitä arvoa, jota vapaaehtoiset voivat tuoda? Onko henkilöstö valmis ja halukas auttamaan vapaaehtoisten haastattelemisessa, suuntautumisessa, koulutuksessa ja valvonnassa? Hallintoneuvosto arvostaa vapaaehtoisia?
Oletko ajatellut, millaista työtä voit antaa vapaaehtoisille? Onko vapaaehtoisaseman kuvaus paikallaan? Oletko valmistanut rekrytointimateriaaleja, kuten esitteitä, lentolehtisiä ja vapaaehtoisia käsikirjoja? Onko vapaaehtoisten paikka työtä, tarvittavia tarvikkeita ja käytettävissä olevia laitteita? Onko olemassa politiikkoja, menettelyjä ja tietojenkäsittelyjärjestelmiä käytössä?
Tunnista ja ratkaise oikeudellisia kysymyksiä
Oletteko löytäneet laillisia ja vastuullisia kysymyksiä vapaaehtoisten osallistumisesta? Onko käytössä olemassa järjestelmiä taustatarkistusten suorittamiseen? Voit arvioida vapaaehtoisten suorituskykyä ja mitata odottamasi tulokset? Onko vakuutuksesi ajan tasalla ja suojaako se vapaaehtoisia ja organisaatiota?
Harjoittele ja valmistakaa henkilökuntaa
Onko joukkueenne valmis vastaamaan, kun potentiaaliset vapaaehtoiset ottavat sinuun yhteyttä? Voivatko he puhua tietoisesti ja innokkaasti organisaation tehtävistä ja työstä? Onko verkkosivustolla tietoja vapaaehtoisista, kenen ottamisesta yhteyttä ja vapaaehtoistyön kuvista?
Jopa silloin, kun erityistä rekrytointia ei ole tehty, organisaatiosi voi kuulla mahdollisilta vapaaehtoisilta. Varmista, että kaikki toimistossa, joka vastaanottaa puheluita ihmisiltä, jotka ilmaisevat kiinnostuksensa vapaaehtoistyöstä, tietävät, kuka on vastuussa vapaaehtoistoiminnasta ja on valmis siirtämään puhelun tai lähettämään viestin.
Älä koskaan pyydä vapaaehtoista soittamaan takaisin! Nopein tapa jättää suuri vapaaehtoinen on jättää hänet heiluttamaan. Vapaaehtoinen ei todennäköisesti tee toista yritystä tavoittaa sinut. Hän siirtyy seuraavalle ei-kaupalliselle listalleen.
Opettaa henkilöstöä vapaaehtoisten rekrytoinnista
Monet organisaatiosi työntekijät näkevät potentiaalisia vapaaehtoisia joka päivä. Ovatko he tietoisia organisaatiosi käytettävissä olevista palvelumahdollisuuksista ja missä heitä vievät henkilöitä, jotka ilmaisevat kiinnostuksensa vapaaehtoistyöstä?
Oletko henkilökunnan jäsen suurlähettiläitä organisaatiossasi?
Kun ymmärrät organisaatiokulttuuriasi ja että kaikki järjestelmät ovat käytössä, on aika päästä mukaan rekrytointisuunnitelmiisi. Tutustu 3 tapaa rekrytoida vapaaehtoisia voittoa