Esimerkiksi, jos vapaaehtoisella on onnettomuus, kun hän palvelee sinua? Entä jos vapaaehtoinen rikkoo lakia vai sattuu jonkun toisen? Organisaatiosi voisi olla vastuussa.
Tässä on viisi tapaa tehdä vähemmän todennäköistä, että kohtaat ongelmia vapaaehtoisten kanssa.
Osa näistä voi tuntua hankalalta, mutta vie aikaa tehdä ne oikein ja suojella sekä organisaatiota että vapaaehtoisia.
Kehitä vapaaehtoistyöpolitiikkaa ja -menettelyjä
Ota yhteyttä asianajajaan tai vapaaehtoistyöhön varmistaaksesi, että ne ovat riittäviä. Politiikoissa olisi mainittava vapaaehtoistyön tehtävät ja käsiteltävä sellaisia kysymyksiä kuin syrjintä, häirintä ja muu mahdollisesti lainvastainen käyttäytyminen.
Ilmeisesti kieltämällä huonoa käyttäytymistä organisaatiossasi voit suojata vastuuta. Muista myös sisällyttää vapaaehtoistyöntekijöiden suojelu organisaation ja sen henkilökunnan väärinkäytöltä.
Kirjoita työnkuvaukset kaikille vapaaehtoistyöntekijöille
Selosta vapaaehtoisten odotuksia ja mitä hän voi ja ei voi tehdä. Selvitä mahdollinen riski vapaaehtoiselle ja pyydä allekirjoitettua vastuuvapautta. Perusteellinen ja täsmällinen työkuvaus voi auttaa suojaamaan organisaatiota vastuusta, jos vapaaehtoinen ylittää sen, mitä hän saa tehdä.
Seuraavassa on muutamia asioita työnkuvauksissa:
- voittoa tavoittelematon
- vaadittu koulutus tähän tehtävään
- vapaaehtoiselta odotetut tehtävät
- tehtävän suorittamiseen tarvittava aika
- paikka, jossa vapaaehtoinen suorittaa työn
Pyydä jokaista vapaaehtoista täyttämään hakemus
Suurin osa ajasta vaatii hakemuksen .
Kuitenkin joskus ryhmäprojekteissa, joissa vapaaehtoisten "karja kutsuu", voit yksinkertaisesti saada vapaaehtoiset täyttämään poikkeuksen, joka vapauttaa organisaation vastuusta.
Sovelluksen monimutkaisuus riippuu asemasta. Jos vapaaehtoinen työskentelee haavoittuvien ihmisten kuten lasten tai vanhusten kanssa, palkin pitäisi olla korkeampi. Niille, joilla on vähäinen riski kenellekään, lyhyempi sovellus sopisi. Ole varovainen, että sinulla on erilaisia sovelluksia eri töihin. Ei ole mitään järkeä epäillä eräitä vapaaehtoisia, joilla on pitkä muoto, jos se ei ole välttämätöntä.
Seuraavassa on muutamia asioita, jotka sisällytetään sovellukseen:
- Henkilökohtaiset tiedot, kuten osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilö sairauden tai tapaturman yhteydessä, ajokortti, henkilökohtaisen vakuutuksen todistus jne.
- Tarvittavat tehtävät, kuten erityisosaaminen tai koulutustaso.
- Viitteet, jotka voivat todistaa hakijan hyvän luonteen tai työn eettisyyden. Viitteet voivat olla yhteisön jäsenistä, muusta voittoa tavoittelemattomasta yrityksestä, jossa hakija on vapaaehtoinen tai työnantaja.
- Kirjallinen lupa tehdä taustan tarkistus, mikä on tärkeää, jos vapaaehtoiset työskentelevät lasten tai muiden vaarallisten väestöryhmien kanssa
- Luottamuksellisuus luopuu, jotta voit kerätä tarvittavat tiedot ja jakaa ne asianmukaisesti.
Suorita asianmukaiset seulonta
Ole varovainen täällä. Seulonta on erityisen tärkeää vapaaehtoisille, jotka voivat olla kosketuksissa haavoittuvassa asemassa oleviin ihmisiin tai joiden on ajettava tekemällä vapaaehtoistyötä tai harjoittamalla muuta vaarallista työtä.
Kuitenkin 31 prosenttia ei-järjestöistä tekee vapaaehtoisia seuloja yhden tutkimuksen perusteella. Järjestöt usein ajattelevat, että he voivat hoitaa itse vapaaehtoisia ja laiminlyödä asianmukaisia taustatarkastuksia. Mutta se voi jättää organisaation avoimeksi. Ajattele turvatarkastusta osana turvallisuustoimenpiteitä ja riskienhallintaa.
Seulonnan tulisi aina olla kunnioitettava ja suojata vapaaehtoisten yksityisyyttä mahdollisimman paljon. Hanki kirjallinen suostumus seulontaan ennen kuin jatkat.
Myös näyttö ajoittain varotoimenpiteenä.
Seulonta voi olla yhtä yksinkertainen kuin henkilökohtainen haastattelu tai se voi sisältää:
- rikosoikeudellinen taustavalvonta
- ajokortit ja lisenssit
- vakuutuksen vahvistaminen
- terveystilanteen seulonta tai tiettyjen rokotusten osoittaminen
- todistusten, kuten opetustodistuksen tai erityisten taitojen arviointien, tarkistaminen
Tarjoa erinomaista koulutusta ja johtamista
Älkää koskaan kääntäkää vapaaehtoista irti ilman riittävää koulutusta . Vapaaehtoiset arvostavat koulutusta, joten he tietävät mitä tehdä ja milloin. Juna ryhmiin tai yksi yhteen. Kehitä kirjallisia materiaaleja, joita vapaaehtoinen voi ottaa mukaan ja kouluttaa heidän erityistehtävissään. Määritä vapaaehtoinen henkilökunnalle valvonnasta.
Koulutukseen voi sisältyä:
- organisaatiosi käytännesäännöt
- miten toimia organisaation edustajana
- miten tunnistaa ja raportoida väärinkäytöksistä
- miten säilyttää organisaation ja sen palveluksessa olevien henkilöiden luottamuksellisuus
- mitä erityisesti odotat vapaaehtoiselta
- miten ilmoittaa ongelmista
- joka on vastuussa ja miten heitä tavoitetaan
Lopuksi halukas hylkäämään vapaaehtoistyön, jos he rikkovat sääntöjä, niitä on vaikea päästä mukaan, ovat epäluotettavia tai ovat millään tavoin väärinkäytöksiä. Kehitä kirjallinen menettely henkilökunnalle, jos hänen on annettava vapaaehtoiselle mahdollisuus.
Ilmoita aina vapaaehtoiselle, miksi he antavat heidät menemään ja sitten dokumentoimaan irtisanomisen, aivan kuten maksavan työntekijän kanssa. Ottamalla menettely, seuraamalla ja tallentamalla toiminta auttaa sinua, että vapaaehtoinen päättää jättää valituksen ylimmälle johdolle tai muutoin yrittää palata sinuun.
Älkää unohtako, että käytät henkilöstölle käytäntöjä, jotka kattavat, miten he kohtelevat vapaaehtoisia. Kuvaile, mitä häirintä on ja miten välttää se. Määritä epäkohta, jonka vapaaehtoiset voivat ilmoittaa väärinkäytöksistä.
Vapaaehtoiset haluavat tehdä hyvää ja arvostavat, kun organisaatio on valmis työskentelemään heidän kanssaan. He haluavat hyviä toimintatapoja ja saada asianmukaista koulutusta ja hallintaa. Vapaaehtoisten pitäminen ympärillä vaatii paitsi kiitollisuutta myös omasta puolestasi, mutta myös järjestäytynyttä lähestymistapaa, joka suojelee sekä vapaaehtoisia että voittoa tavoittelemattomia.
Suositeltavat resurssit:
Vapaaehtoiset: Tasapainoinen riski ja palkitseminen (Nonprofit Insurance Alliance Group)
Vapaaehtoinen seulonta - Energize, vapaaehtoisosaamisen keskus.