ERP-järjestelmän käyttöönoton kustannukset
Useat syyt alkavat etsiä uutta Enterprise Resource Planning (ERP) -ohjelmistoa. Monet yritykset ylittävät lähtötason kirjanpito-ohjelmistopakettiensa, kuten QuickBooks tai Peachtree. Toiset huomaavat, että nykyiset ohjelmistot eivät liity muiden kolmansien osapuolien ohjelmistoihin ja luo tarvetta tehdä enemmän työtä. Riippumatta siitä syystä, ensimmäinen kysymys, jonka todennäköisesti kysyt ostaa uuden ERP-järjestelmän, on "Kuinka paljon se maksaa?"
Omistuksen kokonaiskustannukset: Älä unohda piilotettuja kuluja
Omistuksen kokonaiskustannuksiin sisältyy erilaisia kustannuksia, ei pelkästään ohjelmistolisenssejä. ERP-paneeleiden valkoisessa kirjassa näkyy, että ERP-toteutukseen on neljä kustannusta:
- Ohjelmistolisenssimaksut
- Ylläpitokustannukset
- Laitteisto
- Toteutuspalvelut
Muut toteutusasiantuntijat kuitenkin viittaavat siihen, että nämä kustannukset ovat paljon suuremmat kuin ERP: n valkoisessa kirjassa mainitut. IQMS, joka on tarjonnut ERP-ohjelmistoja vuodesta 1989 lähtien, mainitsi lukuisia muita piilokustannuksia kokemuksessaan ERP-toteutusten suorittamisesta, joita yritysten omistajien tulisi harkita. IQMS: n mukaan ERP: n omistajuuden kokonaiskustannukset ovat:
- Piilotettu kustannus nro 1: Toteutus
- Piilotettu kustannus nro 2: Harjoittelu
- Piilotettu kustannus nro 3: Kehittäminen räätälöimiseksi
- Piilotettu kustannus nro 4: prosessin uudelleensuunnittelu
- Piilotettu kustannus nro 5: Huolto
- Piilotettu kustannus nro 6: Päivitykset
- Piilotettu kustannus nro 7: Tuki
IQMS suosittelee, että sinun on varmistettava, että ohjelmiston toimittaja sisältää kaikki nämä kustannukset ehdotuksessasi sinulle ja että sinulla on hyvä arvio kokonaiskustannuksista, jos he haluavat "laittaa ne pöydälle" nähdäksesi ne.
Kustannusten arvioiminen: Thumb-säännöt
Toteuttamisen kokonaiskustannuksia ei koskaan tunneta, ennen kuin olet suorittanut projektisi, koska jälkikäteen on 20/20. Tällainen takautuva analyysi kuitenkin tekee sinulle vähän hyvää arvioitaessa budjettia, joka on valmisteltu ennen uuden ERP-järjestelmän käyttöönottoa.
Vaikka et voi koskaan tietää tarkasti, millaisia lopullisia kustannuksiasi päätyvät, voit varmistaa, että budjetti on vähintään kohtuullinen. Yritystoiminnassa ei ole huonompi tunne kuin budjetin ylittäminen, ja monet hankkeet ovat yli budjetin vain siksi, että ne budjetoidaan. Joten varmista, että teet yksinkertaisia tarkistuksia nähdäksesi, että kaikki kustannukset ovat mukana, ja sitten budjetoidut kustannukset näyttävät kohtuullisilta.
Tämä herättää kysymyksen "Mitkä ovat kohtuulliset kustannukset?" Parasta neuvoa on J. Carlton Collins, CPA, joka kirjoitti, että "Tosiasia on, että keskikokoisten ja korkealaatuisten kirjanpitojärjestelmien käyttöönoton kustannukset ovat tyypillisesti 1: 1 - 2: 1 verrattuna kustannuksiin, ohjelmisto."
Tämä yksinkertainen nyrkkisääntö voi ohjata sinut kokonaiskustannuksistasi. Kokemukseni on ollut, että kokonaiskustannusten ylitykset ovat yleensä paljon suurempia kuin riittävän suunnittelun, valmistelun ja testauksen. Sinun pitäisi odottaa käyttävän 20-25% kustannuksistaan tässä suunnittelu- ja valmisteluvaiheessa, ja Collins ilmoittaa, että vain 10% kustannuksista käytetään ohjelmiston tosiasialliseen toteuttamiseen, kun taas leijonan osuus ERP: n toteutuskustannuksista on koulutuskustannuksia.
Take Away
Ota huomioon, että sinun on otettava huomioon, että ERP: n käyttöönoton kokonaiskustannukset sisältävät kaikki kustannukset ja että nämä kustannusarviot ovat kohtuullisia, jos haluat saada tarkan kuvan siitä, mitä käytät uuteen järjestelmään.
Sinun tulisi myös kohdistaa riittävästi resursseja suunnitteluun, valmisteluun, testaukseen ja koulutukseen, sillä jos et käytä rahaa näihin alueisiin, todennäköisesti loppujen lopuksi odotat suurempia menoja ERP-järjestelmän käyttöönotossa.
Viitteet
ERP: n käyttöönoton kustannukset. "Beyond Software: Miten budjetoidaan ERP: n toteutuspalvelujen kustannuksia". Sherwood.com. Haettu 26. elokuuta 2013.
Piilotetut ERP-kulut. " Miksi hinta ei saisi olla viimeinen tekijä investoidessaan tuotantoon ERP-ohjelmisto: piilotetut kustannukset löytyvät usein edullisista ERP-järjestelmistä ". Iqms.com. Haettu 26. elokuuta 2013.
Carlton, JC "Toteuttamiskustannukset: Keskustelu kirjanpitojärjestelmän tai ERP-ratkaisun käyttöön liittyvistä kustannuksista". ASA-tutkimus. Haettu 26. elokuuta 2013.