Mitä yrityksesi tarvitsee pienyritysten kirjanpitojärjestelmistä?
Kirjanpitojärjestelmä on pienyritysten velvollisuus seurata tuloja, kuluja, asiakastietoja ja muita taloudellisia tietoja. Se on myös erinomainen päätöksenteko, sillä useimmat kirjanpito-ohjelmistot tarjoavat ajankohtaisia raportteja ja budjetin analysointivälineitä antavat yrityksen omistajille mahdollisuuden siirtyä takaisin ja saada kokonaisvaltainen ymmärrys yrityksen taloudesta. Mutta ohjelmien ja ohjelmistomerkkien mereen, mistä valitset pienyrityksille sopivan kirjanpitojärjestelmän?
Mitä kannattaa harkita ennen kuin ostat kirjanpito-ohjelmiston
Koska kirjanpito-ohjelmistot ovat elintärkeitä pienyrityksille, on tärkeää varmistaa, että teet jonkin verran tutkimusta ennen tietyntyyppisen taloushallinnon tai kirjanpito-ohjelmiston hankkimista. Kun tarkastelet yrityksen tarpeita tarkasti, voit mitata päivittäiset toiminnallisuusvaatimukset, joita tarvitset. Alla on vain joitakin asioita, ja pidä mielessä, ennen kuin sitoudut ostamaan kirjanpito-ohjelmiston.
Tee tarveanalyysi
Ennen kuin päätät tietyn kirjanpitojärjestelmästä, sinun on suoritettava tarpeiden analyysi, jotta voidaan arvioida ohjelmiston tarvitsemat ominaisuudet, toiminnot ja raportit. Ota aikaa miettiä, mitkä kirjanpitotapahtumat ovat yrityksesi kannalta merkittäviä, jotta voit valita ohjelman, joka pystyy käsittelemään niitä tehokkaasti. Kaikki raportit, joiden on luotava tarvittavat valvontatoimet tai integrointi kolmannen osapuolen sovellusten kanssa, olisi listattava.
Tämä tarveanalyysi on perusta, johon aloitat valintaprosessin.
Lue kirjanpito-ohjelmiston arviot
Tuotteen muiden asiakkaiden arvioiden lukeminen antaa sinulle paremman käsityksen siitä, mitä ostat. Monet kuluttaja-sivustot kuten Amazon, on lukemattomia arvosteluja, jotka käsittelevät helppokäyttöisyyttä, raportointia, tukea, käyttöjärjestelmän yhteensopivuutta ja hintaa.
Löydä tarpeitasi
Useimmat pienet yritykset voivat käyttää pienyritysten kirjanpito-ohjelmia, kuten QuickBooksia, suoraan ulos-of-the-box. Useimmat toimittajat laativat raportointikäytännöt ja -mallit, joten voit helposti luoda lähes kaikki tarvitsemasi raportit. Saatat kuitenkin havaita, että tarvitset toimialakohtaisia ohjelmistoja, kuten voittoa tavoittelematonta kirjanpito-ohjelmistoa , rakennusalan kirjanpitosovellusta tai myyntipisteiden kirjanpito-ohjelmistoa, joka vastaa alan ainutlaatuisia kirjanpito- ja raportointitarpeita.
Harkitse helppokäyttöisyyttä
Sinun tai sinun henkilökuntasi täytyy oppia käyttämään kirjanpitosovellusta, jonka ostat. On todennäköistä, että henkilöstösi vaihtuu vuosien varrella. Siksi kannattaa harkita sellaisen kirjanpito-ohjelmistopaketin valitsemista, joka ei ainoastaan vastaa tarpeitasi, vaan on helppo oppia ottaen huomioon aika ja resurssit, joita voit sitoutua kouluttamaan työntekijöitä ohjelmiston käytöstä. Jos sinulla on vain vähän resursseja, jotta työntekijät saataisiin toimimaan ohjelmassasi liikevaihdon jälkeen, niin yksinkertainen ja helppokäyttöinen kirjanpito-ohjelma, kuten QuickBooks tai Peachtree, voi olla tapa siirtyä pienyritykselle. Vaikka markkinoilla voi olla parempia kirjanpito-ohjelmia, pienyritykset eivät näe näiden ohjelmien etuja, jos henkilökunta ei osaa käyttää niitä oikein.
Ajattele tukea
Sinun on päätettävä, millaista tukea haluat käyttää tuotteen käyttämisessä. Useimmat toimittajat tarjoavat sinulle täydelliset ohjesivustot - sähköposti, puhelin ja verkkotuki. Jotkut myyjät tarjoavat ilmaista tukea, jos ostat ohjelman, kun taas useimmat tarjoavat teknisiä tukisuunnitelmia, joita voit ostaa kirjanpitojärjestelmän lisäksi. Lue kaikki foorumit, jotka koskevat muita käyttäjiä saadaksesi asiakastuen valitsemastasi ohjelmistotoimittajalta, koska niitä ei ole luotu yhtäläisesti. Tietyt kirjanpitojärjestelmätoimittajat tarjoavat riittävän tuen, kun taas toiset eivät.
Harkitse skaalautuvuutta
Kuinka paljon kasvua odotat yrityksesi kasvavan lyhyellä ja keskipitkällä aikavälillä? Kun olet tehnyt ennusteesi liiketoiminnan kasvusta, haluat nähdä, kuinka skaalattavissa tarvitset kirjanpitojärjestelmäsi on täytettävä tämän kasvun.
Tarvitsetko kirjanpitosovelluksia myös kannettaviin tietokoneisiin ja pöytätietokoneisiin tai mobiililaitteisiin? Tarvitsetko kirjanpitojärjestelmää, joka pystyy toimimaan verkossa? Kuinka kallista on lisätä uusia käyttäjiä kirjanpitojärjestelmään? Haluat pohtia näitä kysymyksiä ja jos pienyritys toimii verkossa, kannattaa ottaa yhteyttä tietotekniikan ammattilaiseen varmistaaksesi, että valitsema kirjanpito-ohjelmisto on yhteensopiva laitteesi kanssa. Tietotekniikan ammattilaisen pitäisi pystyä varmistamaan, että olet täyttänyt laitteisto- ja ohjelmistomääritykset ja teke myös muita verkottumista koskevia ehdotuksia, jotka parantavat liiketoimintaasi.
Tarvitsetko asiakirjanhallintaa?
Jotkut pienyritykset haluavat toimia paperittomassa ympäristössä, kun taas toiset ovat mukavampia ollessaan hieman vanhanaikaisia. Mitä tahansa prosessia valitset, sinun on varmistettava, että ohjelmisto on suunniteltu vastaamaan tarpeitasi. Jos haluat esimerkiksi paperittoman toimiston, sinun on tarkistettava kirjanpito-ohjelmiston asiakirjojen hallintaominaisuudet. Vaihtoehtoisesti voit ostaa kolmannen osapuolen asiakirjojen hallintatyökalun, ja voit etsiä, onko kirjanpitojärjestelmä integroitu asiakirjojen hallintajärjestelmään, mikä helpottaa liiketoiminnan työnkulun prosesseja.
Voisitko käyttää työnkulunhallintaa?
Jos valitset paperitonta toimistoympäristöä, sinun on valittava kirjanpito-ohjelma, jolla on joko sisäänrakennettu työnkulun prosesseja tai jonka avulla voit rakentaa ne liiketoimintaprosessien mukaisiksi. Koska sinulla ei ole fyysisesti paperikopioita, jotka toimivat toimiston ympärillä tarkistettaviksi ja hyväksyttäviksi, sinun on pystyttävä suunnittelemaan prosessien hyväksyminen yksinkertaisten ja monimutkaisten tehtävien, kuten aikalehden, toimittajan tai tarkistuksen hyväksymiseksi.
Harkitse tietoturva-tarpeita
Kirjanpidon tietoturva on aina tärkeä, koska haluat varmistaa, että henkilötietosi, työntekijän henkilökohtaiset tiedot ja asiakkaasi tiedot ovat suojattuja. Voit kuitenkin toimia toimialoilla, kuten terveydenhuollossa, jossa sinulla on muita vaatimustenmukaisuusvaatimuksia, kuten HIPPA. Näiden rikkomusten seuraamukset voivat rikkoa yritystäsi, jopa jopa 500 000 dollaria. Riippumatta vaadittavasta turvallisuustasosta, haluat varmistaa, että mallit on rakennettu kirjanpitosovellusohjelmaan tai että voit ottaa käyttöön tarvittavat tietoturvaominaisuudet IT-suunnitelmaan näiden tarpeiden täyttämiseksi.