Katastrofit voivat vaikuttaa kaikkiin yrityksiin.
Jos luulet, että yrityksesi on liian pieni, että se on vaarassa, ajattele uudelleen. Jos pidämme vain tietoverkkorikollisuuden häiriöitä, valtava 43 prosenttia kiertoradasta kohdistuu erityisesti pienyrityksiin. Ja tämä ei ota huomioon kaikkia muita katastrofityyppejä, jotka voivat pysäyttää yrityksesi sen kappaleissa. Tietäen, että yli 40 prosenttia yrityksistä ei koskaan avaudu uudelleen katastrofin jälkeen, on vaikea väittää kanta, jonka on suunniteltava eteenpäin käsittämätöntä. Yrityksen omistajana sinun on tiedettävä tarkasti, mitä tehdä, jotta yrityksesi saataisiin takaisin ja toimisi nopeasti, jos tapahtuu jotain kauheaa. Tässä on kyse liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmasta.
Mikä on liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma?
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma ennustaa aktiivisesti, että toimenpiteet, joita yrityksesi ryhtyy palauttamaan (ja joissakin tapauksissa estämään) katastrofeja, joita voi esiintyä. Tavoitteena on analysoida mahdollisia uhkia, määrittää keskeiset liiketoiminnan alat, jotka on keskityttävä ensin ja selkeästi selvittää, mitä pitäisi tapahtua, jotta vältetään menetetyt tulot tai jatkuvat liiketoiminnan häiriöt.
Tehokkaan liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman tulisi sisältää seuraavat tiedot:
- Yhteenveto kriittisimmistä liiketoimintaprosesseista ja -toiminnoista.
- Perusteellinen analyysi potentiaalisista uhkista, jotka voivat häiritä liiketoimintaa.
- Luettelo sekä paikan päältä että hätätilanteesta.
- Sisäiset ja ulkoiset viestintästrategiat.
- Jokaisen henkilön elvytysjoukkueen tunnistaminen ja vastuut
- Tyhjennä ohjeet päästä käsiksi ja palauttaa offsite-talteenottotietoja.
- Tilapäisten toimistojen tai paikkojen tunnistaminen.
- Muutosloki, joka tiivistää suunnitelmaan tehdyt päivitykset ja kun ne on tehty (versionhallintatarkoituksiin).
Kuka tarvitsee yhden?
Jokaisella suurilla ja pienillä yrityksillä on aikaa luoda liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma. Suunnitelman monimutkaisuus riippuu yrityksesi koosta, tyypistä ja sijainnista, mutta jos käytät liiketoimintaa, sinulla on oltava suunnitelma, jossa hahmotellaan, mitä teet, jos jokin uhkaa toimintaa.
Hyvin kehittynyt liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma voi suojata liiketoimintatietojasi, fyysisen liiketoimintapaikkansa ja laitteistonsa, henkilöstönsä, varastonsa ja henkisen pääomansa kaikki puolet. Jos yrityksesi on häiriintynyt ja sinulla ei ole liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaa vahinkojen lieventämiseksi, saatat menettää tuloja, välttämättömiä työntekijöitä, alan kilpailukykyä ja jopa positiivista julkista mainetta. Lähtökohtana on, että jatkuvuussuunnitelma on yhtä tärkeä kuin muut liiketoimintasuunnitelmat , joten sinun pitäisi suojata yritystäsi mikäli tarvitset sitä.
7 vinkkejä liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman luomiseen ja käyttöön
Nyt kun olemme käsitelleet liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman tärkeyttä, on aika aloittaa luominen.
Seuraavassa luetellut vinkit virtaviivaavat prosessia ja auttavat sinua luomaan tehokkaimman liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman:
- Käytä mallia : Kaikilla liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmilla on vastaavia tietoja, joten voit säästää paljon aikaa lataamalla liiketoiminnan jatkuvuusmallin ja muokkaamalla sitä yrityksellesi. Anna itsellesi pään alkuun lataamalla ja päivittämällä tämä malli FEMA: sta tai tämä TechTargetista.
- Tee se helppoa: jos liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma on epäjärjestys ja sekava, hyödyllisyys ja kyky toteuttaa ajoissa on rajallinen. Se on helppo ymmärtää ja toteuttaa käyttämällä selkeitä vaiheittaisia ohjeita tai tarkistuslistoja, jotka kuvaavat tarkasti, mitä on tehtävä. Voit myös helpottaa sen suorittamista käyttämällä visuaalisia apuvälineitä, kuten vuokaaviota, kaavioita ja kaavioita osoittamaan tarvittavia toimenpiteitä.
- Pad arvioitu toipumisaika: Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma edellyttää oletusten ja arvioiden tekemistä siitä, mitä voi tapahtua, mitä on tehtävä ja kuinka kauan se kestää. Yksi tapa varmistaa, että sinulla on tarpeeksi aikaa saada yritys takaisin raiteeseen on lisäämällä ylimääräistä toipumisaikaa, jotta pääset alkuun ja käynnissä. Tämä voi antaa yrityksellesi pienen hengitystilan palautumisvaiheen aikana.
- Testaa se perusteellisesti: Vältä luomasta liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaa ja vain toivoo parasta. Sinun pitäisi testata se ja suunnitella useita läpiviennit varmistaakseen, että kaikki kriittisimmät liiketoiminta-alueet sisällytetään ja suunnitellaan asianmukaisesti.
- Päivitä tiedot säännöllisesti : Älä anna suunnitelmasi istua ja kerätä pölyä. Jos sijoitat aikaa liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman luomiseen, sinun on myös käytettävä tarpeellista aikaa varmistaaksesi, että se on tarkka. Ajoittaa säännölliset tarkastukset (vähintään kuuden kuukauden välein) tarkastelemaan ja päivittämään kaikki asiakirjassa olevat tiedot, mukaan lukien henkilöstö, yhteystiedot, paikat ja strategiat.
- Jaa se avainhenkilöstölle: Jokaisella, jolla on vastuu liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmasta, tulee olla tietoinen heistä ja heillä on selkeä käsitys rooleistaan, joita he aikovat toteuttaa suunnitelman toteuttamisessa. Monissa tapauksissa on myös järkevää pitää muut henkilöt laajemmalla tasolla päivitetyiksi, jotta he voivat hypätä ja avustaa tarvittaessa.
- Tarjoa koulutusta suunnitelman tukemiseksi: Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman asianmukainen toteuttaminen voi edellyttää, että osa henkilöstänne ylittää päivittäiset velvollisuutensa suorittaa lisätehtäviä. Varmista, että käytät aikaa kouluttaa kukin näistä työntekijöistä, mitä he tarvitsevat, joten tietoa ei ole, jos suunnitelma on pantava täytäntöön.
Kun liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma luodaan, sinun on myös kehitettävä katastrofien elvytyssuunnitelma , jonka voit suorittaa, jotta toiminnot voidaan palauttaa ja käynnistyä, jos katastrofi ilmenee.