Oikeusasiamiehen luottamusilmoitusvirheet, joita asianajajat eivät saa tehdä
Vaikka luottamustilejä on paljon väärin, on olemassa kolme yleistä erehdystä, joita asianajajat tekevät hallinnoimalla IOLTA-tilejä.
Rahan antaminen luoton tililtä
Luottamustililtä ei ole laillista tapaa lainata. Joskus asianajajat käyttävät luotettavuustilille varoja ennen kuin heillä on oikeus tehdä niin, kun taas muissa tilanteissa he käyttävät varoja, joita he eivät koskaan saisi oikeutta käyttää. Joko lähestymistapa avaa oven asianajajalle vakavista ongelmista.
Luottamustilistä puuttuu luottamuksellinen luotonotto kolmella tavalla:
Asiamies ottaa luotettavuustilille rahaa ennen kuin se on ansaittu
Tämä tapahtuu usein silloin, kun asianajaja joutuu kassavirtaongelmiin. Tässä tilanteessa asianajaja on saanut luottamuksen, jonka hän on (toivottavasti) sijoitettu luottamustiliin, ja asianajaja on oikeutettu maksamaan rahat itse itselleen, kun työ on suoritettu. Asiamies ei kuitenkaan saa työtä päätökseen, ennen kuin joitakin uhkaavia kustannuksia on maksettava - palkkasumma, toimistovuokraus, kustannukset etenevät ehdollisessa maksukutsussa jne.
Joten asianajaja etenee ja vie enemmän luottamusta kuin hänellä oikeastaan on oikeus ottaa luotettavuustililtä kyseisessä vaiheessa.
Asiamies maksaa rahaa asiakkaan rahastoista, joiden tarkoituksena on palauttaa se takaisin
Kun kassavirtaongelmat kasvavat vakavampiin taloudellisiin ongelmiin, ja asianajajalla on tuhansia dollareita asiakasrahastoihin, jotka istuvat luottamustilillä, jotkut saattavat kärsiä kiusauksesta lainata rahaa luotontatililtä jäädäkseen päälle.
Asiamies voi järkeistää sitä ajattelemalla, että jos hän ei pysty maksamaan toimistotietoja, hän ei voi jäädä liiketoimintaan, ja jos hän ei voi jäädä liiketoimintaan, hän ei voi hoitaa asiakkaitaan. Joten hän ottaa vähän rahaa luottamustililtä vain pitääkseen hänet, kunnes hänen rahavirransa paranee. Asiamiehellä voi olla jokin tarkoitus korvata varat mahdollisimman pian, mutta tällainen tilanne yleensä lumipalloja ja päättyy erittäin huonosti asianajajalle - sekä asiakkaalle.
Trust Account Stealth
Tätä tilannetta ei todellakaan voida kutsua lainaksi, eikä se viittaa asianajotoimistoihin kohdistuneisiin huijauksiin. Yrityksen sisäisessä luottamustilien varkaustilanteessa joko asianajaja tai joku, jolla on pääsy luottamustilille, on saavuttanut ahneuden tai epätoivon, että he yksinkertaisesti päättävät ottaa rahaa, joka ei ole heidänsa. Asianajajat, joilla on päihdeongelmia tai uhkapeleihin liittyvä riippuvuus, voivat olla erityisen alttiita tästä virheestä, mutta muina aikoina se tapahtuu syistä, jotka eivät ole selvät. Jos asianajaja tekee asian, tämä luottamusilmoitusvirhe on se, joka todennäköisesti lopettaa laillisen uran. Mutta vaikka asianajaja tai kirjanpitäjä olisi sitoutunut, asianajaja on edelleen varojen takaisinmaksun koukku.
Komissaarina toimiva vararahasto asiakkaiden rahoilla
Toinen suuri erehdys asianajajien luottamustilinhallinnassa liittyy siihen, että avustajaryhmät sekoittuvat asiakkaiden rahoihin. Tämä johtuu usein siitä, että luottamustilin luotettavuustilillä ei ole ymmärrystä.
Alabama State Barissa toimiva Law Practice Management Consultant Laura A. Calloway totesi: "Monet asianajajat eivät ymmärrä, mitä luottamustiliin kuuluu eikä mennä. Jotkut hoitavat kaiken, mukaan lukien ansaitut palkkiot, luottamustilin kautta käyttämällä se on yksi ainoa yleiskirjakausi yrityksilleen, ja toiset ottavat "pidättäjiä" ymmärtämättä, että ainakin joillakin Alabama-maakunnissa, kuten Alabamassa, ei ole mitään muuta kuin palauttamatonta pidätysmääräystä. työskennellä luottamuksellisesti, varsinkin jos he tarvitsevat sitä nyt pitämään valot. "
Jotkut tavoista, joilla asianajajat saavat rahaa asiakkaiden rahastoihin, ovat:
Yksi tarkastus kahdelle tarkoitukselle
Asianajaja kertoo asiakkaalle, että oikeudenkäyntimaksu on 1 000 dollaria ja tuomioistuimen rekisteröintimaksu on 200 dollaria, joten asiakas kirjoittaa asianajajalle tarkistuksen 1200 dollaria. Jotkut asianajajat tekevät koko tarkastuksen yritystilille, koska suurin osa rahoista menee asianajajalle. Bar association rules kuitenkin vaatii, että sekki siirtyy luottamustilille, vaikka asianajaja on oikeutettu täysipäiväisen asianajajan palkkioksi välittömästi, koska kyseisen tarkastuksen arkistointiosuus on säilytettävä luottamuksellisesti.
Henkilökohtaiset rahastot säilytetään luottamuksen asiakkaan rahastoissa
Jotkut valtiolliset yhdistysyhdistykset kieltävät asianajajien pääsemättä henkilökohtaisiin varoihin luottamustiliin, kun taas toiset sallivat asianajajien säilyttää pienen summan tilissä kattamaan kulut, jotka liittyvät tilin käyttämiseen (vaikka suositeltava käytäntö on, että kaikki luottamusmaksut on vähennetty yritystili). Asianajaja ei kuitenkaan saa missään tapauksessa käyttää luottamustiliä käyttötiliin, säästötiliin tai paikkaan, jolla voidaan piilottaa omaisuutta.
Joskus lakimiehet eivät yksinkertaisesti ymmärrä, etteivät he voi maksaa laskujaan, kuten toimiston yleiskustannuksiaan suoraan luoton tililtä, vaikka tarkistukset kirjoitettaisiin jo ansaitusta varoista. Muina aikoina asianajajat tahallaan väärinkäyttävät luottamustiliä tavaksi piilottaa omaisuutensa. Esimerkiksi Calloway sanoo, että hän on nähnyt asianajajien sijoittamasta henkilökohtaisia varoja luottamustilille välttääkseen IRS-maksun takaisinveroista. Se on selvä etiikka.
Ei poistettujen ansioiden tai korvausten poistamista luotetusta tilistä
Calloway sanoo, että hän on nähnyt joitakin asianajajia, jotka käyttivät luottamustietonsa sadepäivänä. Sen sijaan, että kaikki palkkiot poistettaisiin ansaitsemisen jälkeen, asianajajan viivytykset poistavat rahat luotolta vähentääkseen riskin siitä, että hän käyttää sitä. Calloway sanoo, että tämä on sekä huono liiketoimintakäytäntö että etiikka. Vaikka valtion IOLTA-rahasto voi hyötyä ylimääräisistä koroista, asianajajan pitäisi siirtää kyseiset rahat liikeyritystiliin tai jonkinlaiseen säästörahastoon.
Asiakasrahastojen kunnon seuranta ei onnistu
Kolmas tärkein tapa, jolla asianajajat ruuvattavat luottamustilitään, ei ole pitänyt yksityiskohtaisia tietoja kunkin asiakkaan luottamustilin tapahtumista . On useita tapoja, joilla asianajajat tekevät tämän virheen.
Ei anna asiakkaan nimeä luotettaviin tilitarkastuksiin
Vaikka useimmat asianajajat ovat hyviä säilyttääkseen kopiot luottamustiliensa tarkistuksista, kaikki eivät muista, että heidän olisi pitänyt huomioida asiakkaan nimi tai tiedostonumero jokaisen tarkistuksen yhteydessä sen myöntämisen yhteydessä. Vaikka on helppo muistaa, miksi tarkistus kirjoitettiin kuukausi sitten, voi olla vaikea muistaa, miksi se on kirjoitettu vuosi sitten.
Asianajajat, jotka ajattelevat, että heillä ei olisi koskaan ongelmaa selvittää, mikä on heidän luottamustilillään, olisi otettava huomioon katastrofaalisten tapahtumien tai luonnonkatastrofien vaikutus. Vaikka ei tapahdu niin usein, joskus lakiasiaintoimistot ja kaikki heidän tietueit tulevat tuhoutumaan. Tulipalo saattaa polttaa nämä paperitiedot melko nopeasti ja tuhota tietokoneen kiintolevyn. Hurrikaani tai tornado voi hajottaa laskutustietueita kilometreinä. Nämä asiat tapahtuvat asianajajille. Jos asianajaja tarvitsee rekonstruoida yrityksen luottamustilitietueet pankkitilillä ja pankista tilattujen vanhojen sekkien kopiot, tehtävä on käytännössä mahdoton, elleivät nämä tarkistukset osoita, että rahaa käytettiin liiketoimessa.
Yksittäisen kirjanpidon pitäminen jokaiselle asiakkaalle
Joskus asianajajat ajattelevat, että he voivat seurata jokaisen asiakkaan tilin tasapainoa päässään. Jossain vaiheessa he eivät voi. Ja vaikka he voisivat, mitä tapahtuu niille asiakkaiden tileille, jos asiat tapahtuvat asianajajalle?
Calloway kuvaili tilannetta, jossa hän tapasi, missä asianajaja säilytti kaksi luotettavuustiliä. Hän käytti yhden luotettavuustilin kuukauden ja siirtyisi toiseen luotettaviin tiliin ensi kuussa. Hänen uskomuksensa oli, että antamalla jokaisen tilin saavuttamaan nollatasapainon kuukauden aikana, jota hän käyttää, hänen ei tarvitse pitää yksittäisiä luottamustoimia kirjanpitoon jääneistä rahoista. Hän erehtyi. Eettiset säännöt edellyttävät jokaisen asiakkaan taseen säilyttämistä, jotta tietyt asiakasrahastoja voidaan tunnistaa.
Asianajajien vaatimusten noudattamiseksi asianajajien on pidettävä kirjaa siitä, kuinka paljon rahaa jokainen asiakas on luottamuksessaan milloin tahansa. Talletuksia ja maksuja on seurattava selkeästi jollakin tavalla, mikä helpottaa kunkin asiakkaan luottamustilien tasapainon määrittämistä. Muussa tapauksessa yhden asiakkaan rahaa olisi helppo käyttää toisen asiakkaan tapauksessa.
Yksittäisten asiakkaiden saldoa ei tasapainoteta yleiseen tiliin
Asianajajien ei pidä vain varmistaa, että heidän yleinen luottamustili on tasapainossa kuukauden lopussa eikä heidän pitäisi vain varmistaa, että jokainen yksittäinen asiakastili on tasapainossa. Vertakaa ne yhteen ja tasapainottakaa niitä toisiaan vastaan. Kokonaistalletusten vertailu paljastaa joskus yksittäiselle tilille tehdyt kirjanpidolliset virheet, joissa tarkastus tai talletus jätettiin huomiotta. Tämä yksinkertainen vaihe toisinaan saa virheitä, jotka voisivat johtaa palautetun luottamustilin tarkistamiseen.
Saada apua
Jotkut asianajajat ymmärtävät, että heidän luottamustilit ovat ruuhkautuneet, mutta he eivät tiedä, miten ratkaista ongelma. Yksi ratkaisu on ottaa yhteyttä lakimiehen käytännön neuvonantajaan. Monet valtiolliset yhdistykset tarjoavat nyt vapaata lainvalmistelujen neuvontaa asianajajiensa jäsenille ja useat yksityisoikeuden harjoittelujohtajat tarjoavat myös palvelujaan maksua vastaan.
Jotkut asianajajat saattavat pelätä keskustelemaan heidän luottamustilanteestaan minkä tahansa asianajajan kanssa, etenkin valtionbariyhdistyksen puolesta työskentelevän asianajajan kanssa, koska eettiset loukkaukset ovat pakollisia raportointivaatimuksia. Monissa valtioissa ammattitaitoa koskevat säännöt sulkevat kuitenkin nyt nimenomaan lakiasianharjoittajien neuvonantajat ilmoittamasta tällaisista ongelmista eettiselle toimikunnalleen. Wisconsinin osavaltion asianajajayhdistyksen Law Office Management Assistance -ohjelman harjoittelun neuvonantaja Nerino J. Petro toteaa, että vaikka säännöt vaihtelevat valtiosta toiseen, jotkut Wisconsinin kaltaiset valtiot ovat ottaneet käyttöön sääntöjä, jotka antavat luottamuksellisuuden avustajille, jotka hakevat apua valtionpalkista (LOMAP).
Luototilien hoitaminen voi olla hankalaa, mutta laillisen lisenssin menettäminen lohtuvan tietojenkäsittelyn vuoksi olisi vielä huonompi. Asianajajat, joilla on vaikeuksia hallita luottamustilejä, pitäisi heti ratkaista ongelma saada apua pätevästä kirjanpitäjältä tai lakiasiantuntijan konsultilta.