Kuinka parhaiten ylläpitää lakiasiaintoimistoa?

Jos pyrkisit harjoittamaan asianajotoimistoasi oman lakitoimiston kanssa, sinun on ymmärrettävä, mitä tietoja haluat säilyttää. Saatat olla asiantuntija lain käytännöstä, mutta et voi olla yhtä luotettavaa kirjanpitotieteellesi. Perusteiden ymmärtäminen ja erikoistuneiden kirjanpitojärjestelmien käyttö voi pitää käytäntösi turvallisena.

Lakiasiaintoimiston kirjanpitojärjestelmät

Hyvä pienyrityksille tarkoitettu kirjanpitojärjestelmä sisältää vahvan sisäisen valvonnan, joka seuraa sekä tuloja että kuluja.

Asianajaisena sinun on varmistettava, että kirjanpitojärjestelmässä on vahvat sisäiset valvontatoimet, sekä laskutetut maksut että kustannukset ja kulut, jotka ovat asiakkaille edullisempia.

Riippumatta siitä, ovatko laskut, jotka perustuvat tietyn säilytyspisteen, vuotuisen pidätyksen, ehdollisen palkkion tai viitepalkkion perusteella, perustuvat asiakkaasi projekteihin käytettyyn aikaan. Siksi asianajajat yleensä säilyttävät yksityiskohtaiset tietueet tapausten kulun seurantaan.

Voit käyttää manuaalisia tai sähköisiä järjestelmiä ajan ja maksujen seurantaan. Asiakastietokortteja käytettiin tietojen tallentamiseen ennen oikeudellisen ajan ja laskutusohjelmiston saapumista. Riippumatta haluamallesi tietojenkäsittelymenetelmästä, sinun on yleensä tallennettava tämä kappale asiakkaan asiakaskysymyksiin sekä asiakkaan mahdollisesti veloittamiin kuluihin.

Ajoittain voit maksaa kulut asiakkaan puolesta maksuista tai muista maksuista.

Useimmat harjoittelijapöytäkirjan mukaan nämä lisäkustannukset kirjataan järjestelmään samalla tavalla kuin muutkin saamiset.

Kirjanpidon ohjelmistolla on erityisiä aikakausjulkaisuja yksittäisen usein esiintyvän tapahtuman tallentamiseen. Asianajotoimistoissa käteiskorvauslehdessä on eritelty (1) saadut palkkiot ja (2) kulukorvaukset, mukaan lukien jakaminen säännöllisten yleiskustannusten ja maksetun asiakaskustannuksen välillä.

Raha-aikakirjan monimutkaisuus vaihtelee lakimieskokoonpanon mukaan, jonka perusasioista on vain pankkitili ja tarkistuskopiot.

Muut Essential Records

Edellä mainittujen rekisterien lisäksi asianajajat yleensä pitävät yllä ainakin seuraavia:

1. Nimityskirja: Nimityskirja sisältää nimityksiä koskevat tiedot, yleensä kalenterimuodossa.
2. Myyntisaamiset: Myyntisaamiset sisältävät laskutetut saamiset, joita ei kerätä.
3. Yksittäiset asiakaskirjat: Näissä pääkirjanpidossa on kuvaus esitetyistä palveluista, maksut ja hyvitykset, yhteenveto ei-laskutettavista maksuista ja lopullisista laskuista.
4. Tapausten aikaraportit: Aikatietueet tallennetaan jokaiselle asiakkaalle.
5. Säilytysrekisteri: Tämä rekisteri sisältää yhteenvedon kaikista laillisista töistä, ja ne järjestetään yleensä asiakkaan nimen mukaan.
6. Aika-yhteenvetoraportit: Aikaraportteja voi yleensä lajitella asianajajan tai asiakkaan toimesta ja sisältää tietoja, kuten aika, päivämäärät, laskut ja muut maksulliset kulut.

Nämä ovat peruskirjoja ja tietueita, jotka useimmilla asianajajilla on erikoistumisesta riippumatta. Monet asianajajat käyttävät kirjanpito-ohjelmistoja ja oikeuskäytäntöjen hallintaohjelmistoja ylläpitääkseen kirjojaan ja arkistojaan sähköisessä muodossa.

Vaikka jotkut lakitoimistot käyttävät QuickBooksia, monet muut yritykset käyttävät laillisia yrityskohtaisia ​​ohjelmia, kuten Abacus Next, Clio tai ProLaw, hallinnoimaan käytäntöjään.

HUOMAA : Tämä artikkeli on tarkoitettu vain koulutustarkoituksiin; sinun on neuvoteltava verovirkailijan kanssa keskustellakseen kaikista kysymyksistään tai asioista, jotka sinulla on kirjanpidon, kirjanpidon tai tulon suhteen.