Vihjeitä Small Business Accounting -ohjelmiston valitsemiseen

by Shelley Elmblad

Kirjanpitosovellusten käyttäminen säästää tuntikausia verrattuna käsikirjojen käsittelemiseen ja on yleensä tehokkaampaa kuin laskentataulukon käyttäminen. Tämä johtuu siitä, että kirjanpitojärjestelmä vähentää tai eliminoi tarpeetonta tietojen syöttöä, kuten syöttämällä asiakkaan osoitteen tarjouspyyntöön, sitten työjärjestykseen ja sitten laskuun.

Jos olet ainoa haltija, jolla ei ole työntekijöitä, vähäinen tai ei lainkaan varastosta ja kourallinen asiakkaita, et ehkä edes tarvitse kirjanpito-ohjelmistoa tai käytettävissä on vapaita tai edullisia kirjanpito-ohjelmistovaihtoehtoja. Pienyritysten omistajat, jotka kantavat inventaariota, ovat enemmän asiakkaita tai työntekijöitä säästävät aikaa ja saavat tarkempia tietoja, jos kirjanpito-ohjelmistoja käytetään.

Useimmat kirjanpito-ohjelmistot ovat paljon helpompi käyttää kuin aiemmin, ja jotkut pienyritysten kirjanpito-ohjelmistot on suunniteltu helpottamaan henkilö, jolla ei ole kirjanpidon tausta lainkaan.

01 - Mitä kirjanpito-ohjelmiston ominaisuuksia tarvitset?

Tarkenna kirjanpito-ohjelmistopäivityksiä tekemällä luettelo pienyritysten kirjanpitotoiminnoista, joita yrityksesi pitää ylläpitää. Suurin osa pienyritysten kirjanpidon ominaisuuksista ovat:

Varastonhallinta
Myynti-seuranta
Hallinnoi asiakkaiden yhteystietoja tai työskentele nykyisen yhteystietohallintaohjelmiston kanssa
Kauppiaan tilituki luottokorttimaksujen hyväksymiseksi
budjetointi
arvioiden
Payroll
Yritysten veroilmoitus

Toimialakohtainen kirjanpito-ohjelmisto

Jotkut kirjanpito-ohjelmistot on suunniteltu erityisesti aloille, kuten rakennus-, valmistus- ja tukkumyyjille. Jos pienyrityksesi on yrityksessä, jolla on erityiset kirjanpitovaatimukset, voi olla kirjanpitosovelluksia, joiden ominaisuudet täyttävät nämä vaatimukset.

Keskustele muiden kanssa kirjanpito-ohjelmista

Ennen kuin ostat kirjanpito-ohjelmiston, keskustele vähintään kolmella muulla henkilöllä, jotka käyttävät kirjanpito-ohjelmia yrityksissä, jotka ovat samanlaisia kuin sinun. Keskustelkaa siitä, mitä he pitävät kirjanpidon ohjelmistostaan ja mitä tarvitsee parantaa. Saatat huomata, että siellä ei ole täydellistä kirjanpito-ohjelmistoa, mutta älä lannistu. Tavoitteena on löytää kirjanpito-ohjelmisto, joka parhaiten vastaa pienyritysten tarpeita.

02 - Lisää kirjanpidon ohjelmistoja

Nyt, kun olet vähentänyt kirjanpito-ohjelmistosi valintoja, siirrä tämä kysymysluettelo kanssasi samalla, kun ostat pienyritysten kirjanpitosovelluksia.

Tuleeko tilinpäätösohjelmisto kasvaa yrityksesi kanssa?

Selvitä, onko ohjelmistolla moduuleja, joita voit lisätä myöhemmin tarvittaessa. Moduuli, joka lisätään yleisesti yrityksen kasvaessa, on palkkaselvitys.

Jos moduuleja ei voida lisätä, onko ohjelmisto päivitettävä helposti saman kirjanpito-ohjelmiston entistä paremmalle versiolle? Tai vie ohjelmistoa tietomuotoon, kuten CSV, jotta se voidaan lukea, jos vaihdat myöhemmin toiseen kirjanpito-ohjelmiston otsikkoon?

Mitä kirjanpito-ohjelmisto tukee pankin tukea?

Se, että voit ladata tapahtumia pankistasi, säästää paljon aikaa, joten selvitä, mitä kirjanpitojärjestelmääsi pankki toimii.

Online- tai Pöytäkirjanpito-ohjelmisto?

Online-kirjanpito-ohjelmisto on web-pohjainen ohjelmisto, joka toimii turvallisesti Internet-selaimen kautta. Online kirjanpito-ohjelmisto on erityisen kätevä käyttää kirjanpitotietoja ja tietueita useista tietokoneista.

Voidaanko pääsy rajoittaa joillekin käyttäjille?

Jos useampi henkilö käyttää kirjanpitosovellusta, yksi henkilö saattaa tarvita täydet käyttöoikeudet kaikkiin toimintoihin, mutta toiset voivat tarvita vain tietojen syöttöalueita eikä raportteja.

Onko tilinpäätösohjelmisto mukana ilmainen kokeilu?

On aina parasta, jos voit kokeilla ohjelmiston ennen kuin ostat sen. Jos haluat nähdä, miten käyttökelpoinen ohjelmiston käyttöohje on, napsauta Ohjeen ilmaista kokeilua ja etsi sitten käyttöopasta tai oppaita.

03 - Kirjanpitotuen tukivaihtoehdot

Muista laskea tukikustannukset kirjanpidon ohjelmistokehitykseen. Jotkin kirjanpitojärjestelmät tarjoavat maksullisen tuen sähköpostilla tai puhelimella heti, kun aloitat ohjelmiston käytön. Kuitenkin on tavallista, että pienyritysten kirjanpito-ohjelmiston kustannukset ovat tukikelpoisia tietyn ajan, joten voit kysyä, kun aloitat ohjelmiston käytön ilman ylimääräisiä kuluja. Tämän ajanjakson jälkeen maksat tuen vuosittain, neljännesvuosittain tai per käyttötarkoituksen mukaan.

Kirjanpitosovelluksella voi olla ilmainen online-käyttäjäfoorumi, jossa voit myös esittää kysymyksiä. Maksupohjaiseen tukeen on usein hyvä vaihtoehto, kun kysymyksesi koskee ominaisuuden käyttämistä.

04 - Älä maksa ominaisuuksista joita et käytä

Pienempi, vähemmän monimutkainen liiketoiminta tarvitsee vähemmän ominaisuuksia kuin suurempi yritys. Muistatko vaiheessa 3 kysymystä, kun päivität tai lisätään moduuleja kirjanpitoon myöhemmin? Riippumatta siitä kuinka vastustamattomia ylimääräisiä "pilliä ja kelloja" tuntuu, vastustaa kiusausta ostaa lisää kirjanpitojärjestelmää kuin tarvitset.

Yleensä maksat enemmän kirjanpidon ohjelmiston ominaisuuksista ja jos yrityksesi kasvaa tarpeeksi entistä taloudellisempia taloudellisia ominaisuuksia varten, kustannukset ovat perusteltuja. Pienemmille yrityksille on nyt riittävästi kirjanpito-ohjelmistovaihtoehtoja, jotka ylittävät ostot ovat tarpeettomia.

05 - Käytä tilinhoitaja- tai kirjanpitosovellusta?

Kirjanpidon ohjelmisto ei korvaa kirjanpitäjää sen varmistamiseksi, että yrityksesi noudattaa laillisia ja hyväksyttyjä kirjanpito- ja verotuskäytäntöjä. Mutta kun käytät kirjanpitojärjestelmää, otat joka päivä kirjanpitotehtäviä kirjanpitäjän käsistä, mikä säästää rahaa pienyritykselle.

Hyvä kirjanpito-ohjelmistolla on raportit, joita sinun tarvitsee antaa tilintarkastajalle kuukausittain, neljännesvuosittain ja vuosittain. Joko raportit voidaan tulostaa tai ne voidaan toimittaa turvallisesti kirjanpitäjälle sähköisesti.

Pyydä tilintarkastajaa, mitä raportteja tarvitaan ja varmista, että voit luoda niitä kirjanpitojärjestelmän kanssa, jota harkitset.