Kuinka tehdä lähtevät puhelut tuottavampia ja vie vähemmän aikaa
Mutta entä jos voisimme vain soittaa ja puhua ihmisille, joista halusimme puhua, sanomme, mitä halusimme sanoa ja liikkua eteenpäin?
Kuvittele, kuinka paljon tuottavampaa voisimme olla ja kuinka paljon aikaa meidän pitäisi tehdä muita asioita.
No, voimme - ja kaikki, mitä tarvitaan, on hieman valmis etukäteen.
Ajanhallinta Puhelin Vinkkejä lähteviin puheluihin
- Olipa kyse sitten toimittajista , tavallisista asiakkaista tai urakoitsijoista , monet meistä kutsuvat samoja ihmisiä toistuvasti. Pidä yhteystietosi ajan tasalla säästyneinä yksityiskohtina, jotta et menetä aikaa yrittäessäsi tavoittaa ihmisiä, jotka eivät ole käytettävissä.
Jos tiedät esimerkiksi, että tietty henkilö, jonka haluat tavoittaa, ottaa päivittäin lounasta kello 14.00, miksi minun aikani tuhlata yrittää soittaa hänelle tänä aikana? - Ohjelmoi numeroita soittajasi säännöllisesti puhelimeesi. Olen hämmästynyt ihmisistä, jotka eivät tee tätä, koska säästämisaika, kun et etsi numeroita ja lyö niitä, on yhtä hämmästyttävä.
- Suunnittele lähtevät puhelut. Ennen kuin soitat, kirjoita puhelun päätavoite ja avainkohdat, jotka haluat kattaa. Tämä auttaa sinua tarttumaan siihen pisteeseen, kun olet puhelimessa ja varmista, että kattaisit kaiken, mitä haluat peittää, säästämällä aikaa puhelun aikana ja välttämällä soittaa uudelleen, koska olet unohtanut jotain.
- Jos soitat henkilölle, joka on syötetty yhteystietokantaan, sinulla on kaikki tiedot siitä, ketkä soitat sinulle ennen soittamista. Olipa käytössä pöytätietokone, mobiililaite tai Rolodex, tämä on loistava muisti tuki puhelun aikana. Lisäksi, jos sinun ei tarvitse etsiä jotain, kuten asiakkaan aviomiehen nimi, sinulla on mahdollisuus tehdä muistiinpanoja puhelun aikana ja säästää vielä enemmän aikaa.
- Tietenkin, jos haluat tehdä muistiinpanoja puhelun aikana (tai tehdä mitään muuta, kun puhut puhelimessa), hyvä kaiutinpuhelin tai kuulokemikrofoni on välttämätön. Vapauttamalla käsiäsi voi vapautua paljon aikaa.
- Jos tavoitat jonkun puhelinvastaajan tai ääniviestin, jätä täydellinen viesti, joka antaa puhelinnumerosi kahdesti ja ilmoittaa syyn, johon soitat . Esimerkiksi: "Tämä on Susan Ward osoitteessa (puhelinnumero)." "Soitan keskustellakseni projektin arvioon. Voit tavoittaa minut tänä iltapäivänä puhelimitse."
Viestin vastaanottajan antamat numerot kertovat kahdesti, että viestin vastaanottajalla on paljon paremmat mahdollisuudet saada se oikein ja saada se kirjattuna ilman, että viesti toistetaan. - Älä anna puhelimeen pakottamista . Kun yrität tavoittaa jonkun ja et ole, on houkuttelevaa soittaa takaisin - ehkä puolen tunnin välein! Mutta jos olet antanut oikean viestin, sinun ei tarvitse hukata aikasi pitämällä toistuvia viestejä (ja täyttämällä henkilön vastaaja tai vastaaja). Anna henkilölle, jolle soitat kohtuullisen paljon aikaa soittamiseen, esimerkiksi seuraavaan arkipäivään saakka.
- Ajoittaa puheluesi ja tehdä ne kaikki yhteen kerrallaan, jos mahdollista. Useimmat meistä eivät ole kovin hyviä monitoiminnassa ja menettävät paljon tuottavuutta, kun siirrymme edestakaisin tehtävistä toiseen. Joten jos sinulla on tusina puheluja tietyn päivän aikana, on tehokkaampaa tehdä ne kaikki yhdellä tunnilla kuin tehdä yksi tai kaksi, ja sitten tehdä vielä kolme puhelua tunti myöhemmin ja vielä kaksi 45 minuuttia sen jälkeen.
- Varaa lähtevät puhelut, jos mahdollista. Jos se ei tule olemaan nopea puhelu, kun ensin soitat jollekin, esitellä itsesi, kerro hänelle, miksi kutsut, ja kysy häneltä, onko sopiva tapa puhua tai jos hän mieluummin varaa aikaa keskustelemaan siitä . Sitten järjestää, että soitat hänelle tuohon aikaan. Tämä voi säästää aikaa vain paikan päällä, mutta säästää aikaa, kun soitat takaisin henkilölle, koska olet valmis keskustelemaan ongelmasta, jota alun perin kutsuttiin.
- Jos mahdollista, tee lähtevät puhelut "prime time". Tutkimus on osoittanut, että useammat ihmiset ovat toimistoissaan varhain aamulla ja pääsee kello 8.00-11.00