Suunnittelu, valvonta ja tehokkuuden arviointi
Suunnittelu
Budjetti on suunnittelutyökalu, joka on välttämätön kehyksen luomiseksi yrityksellesi ja sen taloudelle. Yhdistämällä aiemmat trendejä realistisilla ennusteilla varainhoitovuodelle, budjetti tarjoaa yksityiskohtaisen kuvan varoista, realistisista tulo-odotuksista ja siitä, miten ne tasapainotetaan ennakoitujen kulujen suhteen.
Budjetit auttavat myös asettamasta tavoitteita ja asettamaan painopisteet. Budjetissa tulisi kertoa yksityiskohtaisesti, mistä rahoituksesta tulee uudet strategiat ja kuinka paljon tuloja voidaan tuottaa strategioiden toteuttamisen onnistumisella. Rivikohdat, jotka käsittelevät eniten rahoitusta tai tuottavat eniten tuloja, ovat tyypillisesti tärkeitä kohteita, ja ne voivat toimia hyväksi muistutukseksi kokonaisstrategiasta, kun tehdään päätöksiä.
Toimivan talousarvion pitäisi jakaa tulot ja ennakoidut kulut kuukausittain tai neljännesvuosittain. Yrityksen koosta riippuen siinä olisi oltava erilliset budjetit jokaiselle osastolle.
Nämä osastojen budjetit on myös eriteltävä kuukausittain tai neljänneksittäin, ja yhdessä ne tulevat yhteen päärahoituksen muodostamiseksi.
Yritykset, jotka luottavat voimakkaasti kausittaisiin myyntituloihin, ovat hyvä esimerkki siitä, miksi talousarvio on niin tärkeä. Jos kesä-, heinä-, elo- ja joulukuun kuukaudet kertovat tyypillisesti 75 prosenttia yrityksesi liikevaihdosta, budjetin avulla voit suunnitella eteenpäin niin, että sinulla on paras strategia jakaa kyseiset tulot tehokkaimmin täysimääräisesti tilivuosi.
Suunnittelussa tulisi myös ottaa huomioon pitkän aikavälin tarpeet. Esimerkiksi, jos ennakoisit suuria menoja tietojenkeruuputken tietä kaksi tai puoli vuotta, kannattaa aloittaa budjetointi tästä kustannuksesta etukäteen.
arviointi
Sen lisäksi, että olet tärkeä osa suunnitteluprosessia, budjetit ovat välttämättömiä yrityksen tehokkuuden arvioimiseksi tilikauden aikana. Osa budjetoinnista vastuullisesti seuraa todellisia tuloja ja kuluja ja vertailee niitä budjetoidusta. Tämä auttaa varmistamaan, että yrityksesi noudattaa suunnitelmiaan, mutta budjetointi tarjoaa myös tärkeän keinon tunnistaa ongelmat ja mahdollisuudet.
Jos esimerkiksi ensimmäisen vuosineljänneksen myynti on pienempi kuin budjetoidut, tiedät, että sinun on todennäköisesti löydettävä kustannuksia, jotka leikkaavat myöhemmin tilikauden aikana, jotta kannattavuus säilyisi. Positiivisempi esimerkki voisi olla uuden tuotteen myynti, joka ylittää odotukset. Seuraamalla tätä kehitystä ja vertailemalla sen budjetoituun budjettikohtaan saat tietää, että sinulla on ylimääräisiä tuloja talousarvion tarkistamiseen suunnitellulla tavalla tuotannon lisäämiseksi tai lisähenkilöstön palkitsemiseksi ylimääräisen liiketoiminnan hoitamiseksi.
rahoitus
Historiallinen äänen kirjoittaminen, yksityiskohtaiset budjetit ja niihin tarttuminen auttavat osoittamaan lainanantajia tai potentiaalisia sijoittajia, että osaat kehittää liiketoimintasuunnitelman ja tehdä siitä toimivan.
Luotonantajat ja sijoittajat varmasti haluavat kaivaa paljon enemmän talouteenne ja historiaansa, mutta jos he eivät näe todisteita voimakkaista budjetointikäytännöistä, ne saattavat riittää punaisesta lipusta, jotta heidät poistetaan.
Jos avaat uuden liiketoiminnan ja sinulla on vain vähän tai ei lainkaan historiaa, sinun on korjattava, että se ei ole riittävän yksityiskohtainen. Tämä tarkoittaa sitä, että tutkimme markkinoita ja kerromme, kuinka alan kehityssuuntaukset tai kenties tyhjyys tukee lukuja, joita esität. Tällainen yksityiskohtien huomioiminen voi auttaa sinua ottamaan vakavasti huomioon lainanantajat tai sijoittajat.
Henkilöstö-
Jopa pienet yritykset, joilla on vain muutamia työntekijöitä, täytyy varmistaa, että heillä on henkilökunta asianmukaisesti talousarvion kirjoittamiseen ja ylläpitämiseen. Jos esimerkiksi omistat pienen kahvilan ja käytät sitä, sinulla on ainutlaatuinen valikko ja maine laadukasta asiakaspalvelua varten, mutta se ei tarkoita, että olet taloudellinen ammattilainen.
Jos palkata kokopäiväistä henkilöä käsittelemään kirjoja, ei ole realistista, harkitse osa-aikaista apua tai työskennellä ulkopuolisen konsulttiyrityksen kanssa, erityisesti aikaisin ja vuosittain, kun on aika kirjoittaa uusi budjetti seuraavalle tilikaudelle. SCORE, joka on Yhdysvaltain pienyritysten hallintoon sidoksissa, koostuu suurelta osin vapaaehtoisista, joilla on taustoja yrityksissä ja rahoituksessa, jotka tarjoavat ohjausta ja neuvoja pienyrityksille. Tämä voi olla arvokas resurssi, kun aloitat tai kun kohtaat merkittävän haasteen. Budjetoinnin tai muiden ongelmien auttamisen lisäksi se voi ottaa yhteyttä yhteisön muihin resursseihin.
Ohjelmisto
Jotkut parhaista työkaluista yksityiskohtaisen budjetin kirjoittamiseen ja siihen tarttumiseen ovat ohjelmia, jotka ylittävät vain Microsoft Excel- tai muut taulukkolaskentaohjelmat. Yritykset, kuten Quicken, tarjoavat edullisia ohjelmistoja budjetointiin ja tulojen ja kulujen seurantaan. Lisäksi voit käyttää PayPal-, neliö- tai muita vastaavia verkkopalveluita myyntipistemallin (POS) järjestelmän kanssa, ja kuten Quicken, ne tarjoavat työkaluja talousarvion kirjoittamiseen ja tulojen ja kulujen seurantaan.
Sinun ei tarvitse rahoitusta, jotta voit oppia käyttämään näitä ohjelmia budjetointiprosessiin, mutta kannattaa tutustua luokkahuoneen käyttämiseen kaikkien niiden tarjoamien ominaisuuksien hallintaan.