Hyvä verotulojen säilyttäminen voi olla yrityksesi tärkein kirjanpito. Sisäinen tulovirasto (IRS) edellyttää, että pidät tietyt aikajaksot ja muut tietueet eri ajanjaksoille. Et halua verotuksen kääntymistä ja paniikkiasi, koska yrityksellesi ei ole verotilejä. Väärinkirjojen verotiedot saattavat maksaa vähennykset ja jos teet tarkastamisen, ne voivat aiheuttaa ongelmia ja maksaa rahaa. Loppujen lopuksi haluat saada kaikki mahdolliset vähennykset ja pystyt varmuuskopioimaan ne.
Tässä on kahdeksan vinkkejä siitä, mitä verotustietueita pitää, miten niitä säilytetään ja kuinka kauan pitää ne:
01 - Luo hyvä kirjanpitojärjestelmä
Lopullinen veroilmoituksesi on hyvä kirjanpito kirjanpitojärjestelmän sisäisen tallentamisen ansiosta.
02 - Todistustaakka liiketaloudellisista veroista
Kun kirjoitat merkinnän, kuten tulot, kulut ja vähennykset, veroilmoituksestasi, sinulla on todistustaakka niille. Sinun on pystyttävä osoittamaan, että sinulla on oikeus tiettyihin vähennyksiin ja kuluihin, jotta he voisivat saada heidät vähennyksinä.
Kuinka luotat todisteen? Tietenkin hyvää kirjaa pitämällä. Jos sinulla on todisteita näistä vähennyksistä ja kuluista, olet täyttänyt velvollisuutenne todistustaakkaa IRS: lle. Älä ota vähennyksiä tai vaadi tuloja ilman asiakirjoja, jotka osoittavat, että sinulla on todistustaakka.
03 - Lähdeluettelot laskentaporteille
Yrityksesi ostosten lähdeasiakirjat, kuten peruutetut tarkastukset, kuitit, kassakoneiden nauhat ja muut, ovat kirjanpidon ja päiväkirjamerkintöjen tekeminen. Ne ovat myös dokumentaatio yrityksesi verovähennyksistä, jotka otat verovuoden lopussa. Lähdekirjojen pitäminen kunnolla voi viedä sinut pitemmälle ja hyvä kirjaaminen.
Alkuperäiset paperiasiakirjat pitää säilyttää kirjanpidossa, jossa tallennat tapahtuman. Varmistuskopioina, tulipalon tai muun katastrofin tapauksessa jokainen lähdekoodi on skannattava oikeaan tietokonetiedostoon ja tallennettava flash-asemaan.
04 - EFT ja yrityksesi maksut
Teknologia muuttaa toimintatapojamme. Sen sijaan, että kirjoitettaisiin transaktioiden paperitarkistuksia, käytämme usein luotto- tai maksukortteja tai sähköistä varainsiirtoa (EFT) maksamaan laskut. Miten varmistetaan, että meillä on asianmukaiset lähdeasiakirjat IRS: lle näissä olosuhteissa?
Jos käytät joko EFT- tai luotto- tai maksukortteja, käytä pankin antamia tilinpäätöksiä lähdelaitteina. EFT: n osalta lausunnossa on oltava seuraavat tiedot: siirretty summa, maksunsaajan nimi ja päivämäärä, jona rahoituslaitos on lähettänyt tilille sen siirron. Luotto- / pankkikortilla lausunnossa on oltava seuraavat tiedot: summa, maksunsaajan nimi, tapahtumapäivä.
Maksun todistaminen yksinään ei välttämättä tarkoita, että sinulla on oikeus verovähennykseen. Pidä luottokorttiluettelot ja laskuja väitteen vahvistamiseksi vähennykseksi.
05 - Päivittäinen ja kuukausittainen yhteenveto kassavaroista ja maksuista
Päivittäiset ja kuukausittaiset raha-asiat ja käteismaksujen laskentataulukko ovat sen painoarvoa kulta. Kaikki mitä jätit kirjanpidon ja lehtiin, todennäköisesti löydät sen täältä. Jälleen tarvitaan lähdeasiakirjoja. Maksut, kuten puhelin- ja internetpalveluiden kulut sekä kuorma-autokuluja koskevat kulut, voidaan nostaa tänne mahdollisina verovähennyksinä.
06 - Kiinnitä huomiota Petty Cash Fundiin
Petty-rahastosta tehtyjä liiketoimia on käsiteltävä käteismaksuna lähdetodistuksella. Jotkut voivat olla verovähennyskelpoisia .
07 - Työntekijöiden palkanlaskennan verovähennykset
Työntekijöiden palkanlaskennan verovähennykset ovat monimutkaisia. Verohallinnossa keskitytään yleensä henkilökohtaiseen veroon, mutta tässä artikkelissa kuvataan työntekijän verotuksen verovaikutukset. Pidä epätavallisen hyviä tietueita työntekijöille.
08 - Kuinka kauan sinun pitää säilyttää veroilmoituksesi?
Sisäisen tuloverolain mukaan sinun on pidettävä kirjaa niin kauan kuin ne ovat välttämättömiä jonkin verokoodin osan hallinnoimiseksi.
Jos sinulla on työntekijöitä, sinun on pidettävä kirjaa vähintään 4 vuoden ajan. Jotta työntekijä olisi turvallinen, pidä työntekijän kirjaa vähintään 7 vuoden ajan. Jos olet veronmaksu, pidä kirjaa vähintään kolmen vuoden ajan. Jos omistat omaisuuden, pidä kirjaa siitä, kunnes vanhentumisaika päättyy sen vuoden osalta, jona luovutat kiinteistön verotettavaan asemaan. Jos et raportoi tuloja, sinun tulee ilmoittaa ja se on yli 25% verotulojen bruttotuloista, pidä kirjaa 6 vuodessa.