Viime vuosina monet yritykset ovat kokeneet ISO 9000 -sertifikaatin kokemuksen. Joskus tämä voi olla pitkä ja kallis prosessi, mutta yritykset ovat valmiita käymään läpi sertifioinnin hyödyistä. Kuitenkin jokainen yritys on ainutlaatuinen ja johdon olisi harkittava huolellisesti syitä, miksi he haluavat tulla ISO 9000 sertifioituja ja mitä hyötyä liiketoiminnalle.
ISO 9000 -sertifikaatti julkaistiin ensimmäisen kerran vuonna 1987 perustuen BS 5750 -sarjan standardeihin, jotka British Standards Institute (BSI) esitteli 1970-luvulla. Vuodesta 2009 ISO-organisaatio arvioi, että yli miljoona yritystä oli ISO 9000 -sertifikaatti, ja neljäsosa Kiinasta.
1990-luvulla yritykset suorittivat ISO 9000 -sertifikaatit syistä, jotka eivät ehkä ole saaneet liiketoimintaa. Kiirehtyminen ISO 9000-sertifikaatiksi ajettiin jossain määrin, kun se ei halunnut olla ainoa yritys, joka ei ole sertifioitu. Yritykset olivat suorittaneet sertifikaatin, koska niiden kilpailijat eivät olleet, eikä niiden liiketoiminnan paraneminen. Nykyisessä taloustilanteessa yritykset harkitsevat huolellisesti, onko ISO 9000 -sertifikaatti hyötyä niistä. Varmentamisen syyt olisi punnittava etujen myöntämistä vastaan.
Suurin syy siihen, että yritys harkitsisi ISO 9000 -sertifikaattia, on yksi asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaiden vaatimuksesta .
Jos yrityksen tärkein asiakas velvoitettaisiin varmistamaan kaikkien toimittajien sertifiointi, se olisi ilmeisesti yrityksen etujen mukaista noudattaa ISO 9000 -sertifikaattia. Tämä tapahtuisi myös, jos potentiaalisella asiakkaalla oli sama vaatimus.
Toinen merkittävä syy siihen, miksi yrityksen olisi harkittava ISO 9000 -sertifikaattia, on se, että se voi parantaa yrityksen tehokkuutta.
ISO 9000 -sertifikaatti voi auttaa yritystä virtaviivaistamaan ja tilaamaan prosessit, mikä tekee yrityksestä tehokkaamman.
Jotta yritys voi tulla ISO 9000-sertifioitu, on olemassa useita toimintoja, jotka on suoritettava riippumatta yrityksen koosta tai tyypistä. Ensimmäinen ja tärkein näistä toiminnoista on oltava ylimmän johdon sitoutuminen. Ilman johtajia johtavan prosessia ISO 9000 -sertifikaatti on vaikea saavuttaa. Tämän sitoumuksen ei pidä olla pelkästään läsnä sertifiointiprosessin alussa, vaan jokaisessa vaiheessa, antamalla ohjausta ja tukea ohjauskomitean muodossa. Monet yritykset ovat epäonnistuneet sertifiointiprosessissa, koska ylimmän johdon tuki ei ole riittävää.
Kun johto on sitoutunut sertifiointiprosessiin, on erittäin tärkeää kouluttaa yrityksen henkilökunta ISO 9000 -prosessissa. Tästä lähtien avainhenkilöstö voidaan valita ja kouluttaa yrityksen sisäiseksi tilintarkastajaksi sertifiointiprosessille.
Seuraavana vaiheena on valmistella yrityksen laatupolitiikan käsikirja. Tämän käsikirjan tulisi vastata yrityksen ISO 9000 -standardin vaatimuksia. On tärkeää varmistaa, että vaatimukset on täysin ymmärretty ennen laatupolitiikan käsikirjan laatimista.
Laatupolitiikan käsikirjassa tulee olla toimintamenettelyt, joissa yksilöidään yrityksen toiminnot ja kyseisten toimintojen vastuullinen henkilöstö. Tämän jälkeen laatupolitiikan käsikirja tarkastelee yhtiön nimeämät sisäiset tarkastajat ISO 9000 -säännösten noudattamiseksi. Jos tarkastuksessa havaitaan ongelmia, korjaustoimenpiteitä voidaan suunnitella ja menettelyihin voidaan tehdä muutoksia. Kun sisäinen tarkastus on todennut, että korjaustoimenpiteitä ei enää tarvita, yritys voi valita ISO-rekisterinpitäjän tai sertifiointilaitoksen. Rekisterinpitäjän valinta on erittäin tärkeää ISO 9000: n ulkopuolisten sertifiointitarkastusten kustannusten vähentämiseksi. Rekisterinpitäjillä on erilaiset kustannukset, ja yrityksen on ymmärrettävä, että yritys valitsee rekisterinpitäjän tarpeiden mukaan. Joskus ei ole välttämätöntä palkata suurinta tai kalleinta rekisterinpitäjää, kun paikallinen rekisterinpitäjä olisi riittävä.
Kun yritys palkkaa rekisterinpitäjä, se sisältää yleensä rekisteröinti- ja valvontatarkastukset. Rekisteröintistarkastus on alustava tarkastus, joka tehdään, jotta yritys saisi rekisteröinnin. Yhtiö sopii tilintarkastusprosessista rekisterinpitäjän kanssa. Ennakkoarviointi suoritetaan ja kaikki korjaavat toimenpiteet toteutetaan. Kun ei ole enää korjaavia toimenpiteitä, rekisteröintitarkastus voidaan suorittaa. Jos rekisteröintitarkastus ei merkitse mitään korjaavia toimenpiteitä, ISO-rekisteröinti on valmis. Kun yritys on rekisteröitynyt, rekisterinpitäjä palaa noin joka kuudes kuukausi tai vuosi nähdäkseen, onko yritys ylläpitämässä järjestelmää ja edelleen täyttämään standardin vaatimukset.