Miten Purchasing-moduuli toimii SAP: ssä?
Kaikenkokoiset yritykset käyttävät toimitusketjutoimintojaan tuotteiden ostamiseen joko valmiiden tuotteiden valmistukseen tai palvelujen tarjoamiseen. Ennen kuin osto-osasto voi ostaa materiaalia SAP: ltä, osaston ainutlaatuinen infrastruktuuri on määritettävä.
Jotta voit suunnitella yrityksesi tarpeisiin parhaiten sopivan rakenteen, sinun on ymmärrettävä SAP: n organisaatiorakenne ja hankintaosaston tekemät päätökset.
SAP osto organisaatiorakenne
Jokainen hankintaosasto on ainutlaatuinen, mutta SAP: ssä määritelty organisaatiorakenne mahdollistaa yrityksen parhaiden käytäntöjen hyödyntämisen järjestelmän maksimoimiseksi.
- Hankintaorganisaatio - Tämä on hankintainfrastruktuurin korkein taso. Osto-organisaatio määritellään ostotoimintojen ryhmänä, joka liittyy yrityksen koko tai tiettyyn osaan.
Jos yrityksellä on suuri määrä paikkoja, jotka ovat maantieteellisesti riippumattomia, kaikilla alueilla voi olla oma hankintaorganisaatio. Pienellä yrityksellä, jossa on yksi tai kaksi sijaintia, voi kuitenkin käyttää vain yhtä hankintaorganisaatiota.
- Ostoryhmä - Ostoryhmä voidaan määritellä sellaisen henkilön tai ihmisryhmän joukkoon, joka käsittelee tiettyjä tuotteita tai tuoteryhmää, jotka ostetaan hankintaorganisaation kautta.
Suurten organisaatioiden joukossa on usein ostajaryhmän ostajaryhmiä, jotka työskentelevät tiettyjen toimittajien tai toimittajatuotteiden kanssa.
Ostotositteet
SAP: n osastojen käyttämiä ostotositteita on useita.
- Ostotarjous - Jos tuotetta vaaditaan tuotannon suunnitteluprosessin kautta, voidaan luoda ostotarjous. Tuotteita ja palveluja, jotka eivät kuulu suunnitteluprosessiin, voidaan pyytää manuaalisesti ostotarpeen avulla.
Valtuutetut käyttäjät voivat luoda vaatimuksen, ja he joko vaativat esineitä web-pohjaisesta luettelosta tai asettamalla vaatimuksia suoraan SAP- järjestelmään. Jos vaatimus nostetaan kohteelle, jota ei ole ostettu ennen, voidaan lainauspyyntö luoda ja lähettää olemassa oleville tai uusille toimittajille.
- Tarjouspyyntö - Jos tuotetta ei voi ostaa sopimusvalmistajalta tai hinta ja laatu eivät ole hyväksyttäviä, ostoosasto voi lähettää uusille tai olemassa oleville toimittajille Tarjouspyynnön.
Toimittaja voi tarkistaa tarjouspyynnön ja lähettää takaisin parhaan hinnan ja olosuhteet tuotteille.
- Tarjous - Kun toimittaja lähettää takaisin noteeraukset, ne voidaan syöttää SAP: n kautta ja sitten ostaja voi tarkistaa ja vertailla.
Toimittajien kanssa voi olla jonkin verran neuvotteluja parhaasta tarjouksesta, jossa osto-osasto yrittää saada edullisempia toimitusajat, alennukset tai rahtikustannukset.
- Ostotilaus - Tämä on kaupallinen asiakirja, jonka hankintaosasto antaa myyjälle, joka yksilöi vaaditun tuotteen tai palvelun, määrät ja neuvotellun hinnan, jonka toimittaja ja ostaja ovat sopineet.
Järjestelmä on mahdollista perustaa siten, että myyjän on tunnustettava, että he ovat saaneet ostotilauksen.
Myös toimittajien on mahdollista lähettää edistyksellinen ilmoitus, jotta voidaan tietää, milloin tavarat toimitetaan .
- Sopimukset - Yksittäisen ostotilauksen sijaan myyjän kanssa on mahdollista luoda yhteys, jossa myyjä sitoutuu lähettämään tietty määrä tavaroita tiettynä ajanjaksona.
Sopimus voi myös olla arvosopimus, kun määrä ei sijaitse; yhteydenotto on tietyn ajanjakson aikana ostettujen tavaroiden kokonaismäärästä.
- Aikataulussopimus - Tämä sopimus myyjän kanssa tarkoittaa, että sopimus tehdään toimitettavaksi määräajoin määräajoin.
SAP: n ostotoiminto on suunniteltu niin, että sen käyttäjät voivat auttaa organisaatiotaan tarjoamaan asiakkailleen tilauksia, joita asiakkaat haluavat, kun nämä asiakkaat haluavat kyseiset tilaukset - ja saavuttaa se käyttämällä mahdollisimman vähän varastonmääritystä.
Tämä SAP-osto-artikkeli on päivittänyt Gary Marion, logistiikka ja toimitusketjun asiantuntija.