Verotettavat näkökohdat
Tässä artikkelissa käsitellään joitain henkilöauton henkilöstön kuljettajien kysymyksiä.
Vain liiketoiminnan käyttö on vähennettävissä
Ei ole väliä, kuka ajaa autoa tai omistaa auton, vain kyseisen auton liikekäyttö on vähennettävissä liiketoiminnan kustannuksina. Jokainen, joka ajaa autoa, on pidettävä hyviä ajankohtaisia ajo-ohjeita liikenteestä.
Liiketoimintatapahtuma on kirjattava päivänä, jona se tapahtui, ja sen on sisällettävä käyttötarkoituksen, päivämäärän ja sijainnin tai mittarilukeman yksityiskohdat.
Voit antaa työntekijöille automaattisen korvauksen
Useimmat yritykset antavat työntekijöille autovarauksen korvaamaan heidät auton kuljettamisesta liiketoiminnassa. Korvausta voidaan antaa sen lisäksi, että auto annetaan työntekijälle.
Tämä korvaus ei ole työntekijälle verotettava etu, kunhan se annetaan vastuullisen suunnitelman kautta. Laskennallinen suunnitelma on menettelytapa, jonka yrityksesi määrittelee työntekijälle annettavan rahan riittävän huomioon ottamiseksi. IRS haluaa varmistaa, ettet anna työntekijöille etuja, vaan että nämä ovat työntekijän maksamia oikeutettuja liiketoimintakuluja, jotka sinä maksat.
Sinun on käytettävä IRS: n vastuullista suunnitelmaa
Periaatteessa, että sinulla on vastuullinen suunnitelma, automaattisilla kuluilla on oltava oikeutettu liiketoiminnan tarkoitus, työntekijän on annettava sinulle riittävät tiedot liiketoiminnan käytöstä ja käytetyistä määristä, ja työntekijän on palautettava ylimääräiset korvaukset kohtuullisessa ajassa.
Työntekijälle annettava autovaraus voidaan määrittää käyttäen joko standardin mukaista IRS-kurssia (joka vaihtelee joka vuosi) tai todelliset kulut. Käyttämääsi menetelmää noudattaa sinulle joitain rajoituksia.
Jos et luo vastuullista suunnitelmaa ja käytät sitä, kaikki työntekijöille annettavat korvaukset tai korvaukset ovat veronalaisia heille, ja heidän on sisällytettävä korvausmäärät heidän palkkaansa ja pidättäydyttävä veroista.
Työntekijän käyttö autossa on työskentelyolosuhde
IRS: n mukaan työkykyinen ehto on "omaisuutta ja palveluita, joita annat työntekijälle, jotta työntekijä voi hoitaa tehtävänsä". Tämä etu jätetään työntekijän tuloihin olettaen, että työntekijä voi vähentää henkilökohtaisen veroilmoituksen. Kun kyseessä on yritysauto. Muista, että tämä on vain liikekäyttöä, joka on (a) sallittua liiketoiminnan kustannukseksi ja (b) ei ole verotettava työntekijälle etuutena.
Mutta henkilöauton henkilökunnan käyttö henkilökohtaisista syistä ei ole vähennyskelpoinen liiketoiminnan kustannukseksi joko työntekijälle tai yrityksellesi. Näin toimii:
Yhtiöauton henkilökohtainen käyttö on verotettava etu
Pohjimmiltaan mitä annat työntekijöille on veronalaista hyötyä. Jos annat työntekijälle auton käytön, IRS katsoo, että työntekijä voi käyttää henkilökohtaista käyttöä olevan muun kuin käteisen rahamääräinen etu.
Intuit Payrollin mukaan "osaa auton arvosta pidetään osana työntekijän verotuksellista kokonaiskorvausta." Sinun on otettava huomioon tämän etuuden arvo ja osoitettava se työntekijän palkasta ja luonnollisesti pidättää liittovaltion ja valtion verot ja FICA-verot (sosiaaliturva- ja Medicare-verot) tästä summasta, samoin kuin muista palkoista ja etuuksista.
Autot mainitaan yrityksen ominaisuudessa
Yksi viimeinen huomautus: Liikelajit ovat erityisluokan omaisuutta elinkeinotoiminnan verotuksessa. Niitä pidetään listattuna omaisuutena, joka sisältää kiinteistön, jota voidaan käyttää sekä liike- että henkilökohtaisista syistä.
Annatko autoa työntekijälle vai käytätkö sitä itse, jos autoa käytetään vähemmän kuin 50% liiketoiminnan ajankohdasta, voit silti vähentää liikekäytön, mutta sinun on käytettävä lineaarista poistoa.
Jos päätät antaa yritykselle auton työntekijälle
Katsotaanpa esimerkiksi esimerkki siitä, miten kaikki tämä toimii:
Yrityksesi vuokrataan auton ja antaa sen Marian käytettäväksi liikematkustajille.
Mary pitää pitää hyvät tiedot liiketoiminnan ja henkilökohtaisen käytön välisistä eroista ja antaa yrityksellesi yksityiskohtaisia raportteja. Tässä tarkoitamme, että hän ajaa 50% yrityksille ja 50% henkilökohtaiseen käyttöön.
Ei ole väliä, kuka ajaa autoa, vuokrasopimus on yrityksen nimi, joten vuokrasumma voidaan vähentää liiketoiminnan kuluina, mutta vain siltä osin kuin sitä käytetään liiketoiminnallisiin tarkoituksiin. (Jos auto ostetaan, autoon kohdistuvat poistot ovat vähennyskelpoisia, ja jälleen vain sen liiketoiminnan osuuteen.)
Jos maksat Maryn yrityksesi ajokuluista, sinun ei tarvitse katsoa, että tämä korvaus on verotettava, jos sinulla on vastuullinen suunnitelma, kuten edellä on kuvattu.
Mutta henkilökohtaisen ajoajan auton auton arvo on sisällytettävä Marian tuloihin (ja pidätykset ovat voimassa). Jos Mary-auton kuukausittainen vuokrasopimus on 500 dollaria, sinun on maksettava 250 dollaria kuukaudessa hänen palkkatilillään.
Miksi on tärkeää säilyttää hyvät tiedot liiketoiminnan käytöstä
Kuten yllä olevasta keskustelusta käy ilmi, on erittäin tärkeää, että yrityksen auton kuljettajat pitävät erinomaisia tietoja voidakseen todistaa liikenteen määrän.
Tämä todiste on tarpeen:
- Joten voit korvata työntekijöiden ajokulut, eikä sinun tarvitse sisällyttää niitä työntekijän palkkaan
- Yritystoiminnan todistamiseen, joten sinun ei tarvitse sisällyttää tätä osaa auton arvon palkanmaksusta,
- Joten voit vähentää enemmän poistoja, ja
- Joten voit käyttää enemmän auton arvoa muihin liiketoiminnan kuluihin.
Lisää tietoa IRS-julkaisuista
- IRS-julkaisu 535 - Liiketoiminnan kulujen vähentäminen
- IRS-julkaisu 15-B - Työnantajan veropohja haasteisiin etuihin
- IRS-julkaisu 463 - Matkat, viihde, lahja ja autokulut
- IRS Tax Topic 510 - Autokäyttö
Vastuuvapauslauseke: Tämä artikkeli on tarkoitettu vain yleistietostarkoituksiin. Sen ei ole tarkoitus olla vero- tai oikeudellinen neuvonta. Tarkista verot ja rahoitusneuvojat ennen kuin alatte palkata työntekijöitä avainhenkilöautoihin.