Miten luoda asiakirjojen hallintajärjestelmä pienyrityksille?
Monille yrityksille asiakirjojen hallinnan painopiste on asiakirjojen järjestämisessä ja tallentamisessa. He haluavat säilyttää asiakirjoja järjestäytyneellä ja turvallisella tavalla, joka mahdollistaa asiakirjojen löytämisen helposti.
Tässä artikkelissa kuvataan, miten voit luoda asiakirjanhallintajärjestelmän, joka tekee juuri tämän.
Jos kirjoitat asiakirjanhallinnan mihin tahansa hakukoneeseen, saat pitkän asiakirjojenhallintaratkaisun listat, joista monet sisältävät ohjelmistoja tai sovelluksia, jotka mainostavat paperitonta toimistoa .
Asiakirjanhallintaohjelmistot tai -sovellukset on kuitenkin suunniteltu parantamaan yrityksesi sähköisten tiedostojen käsittelyä . Ongelmana on, että monet pienyritykset joutuvat käsittelemään vanhanaikaisia tietoja paperista ja sähköisistä tiedostoista - ja joissakin tapauksissa paperidatan osuus on paljon suurempi.
Eräs ratkaisu ongelmalliseen sekajakeympäristöön olisi käyttää asiakirjan kuvantamisjärjestelmää kaikkien liiketoimintaasiakirjojen muuntamiseksi sähköiseksi lomakkeeksi. Tämä on kuitenkin liian kallista ja aikaa vievää monille pienille yrityksille.
Hyvä uutinen on, että voit sijoittaa dokumentinhallintajärjestelmän perusasiat hankkimatta mitään erikoisohjelmistoja tai käymällä läpi asiakirjojen tukkukaupan.
Järjestelmän ei tarvitse olla monimutkainen; sinun on vain investoitava jonkin aikaa sen suunnittelussa ja toteutuksessa.
Asiakirjojen hallintajärjestelmän luominen
Asiakirjojen hallintajärjestelmän perustamiseen kuuluu kolme vaihetta;
- luodaan asiakirjahallintasuunnitelma,
- asiakirjojen hallintasuunnitelman toteuttaminen,
- ja seuraamalla.
Ensimmäinen askel, suunnitelman laatiminen, sisältää vastaamisen näihin neljään kysymykseen:
Mitkä ovat asiakirjojen luomista koskevat säännöt?
Laskut , maksun muistutuskirjeet, myyntiesitteet, sähköposti, taseet , laskentataulukot, raportit - Kaikki yritykset luovat erilaisia asiakirjoja liiketoiminnan tekemisen ja seurannan aikana. Jotta asiat järjestettäisiin, kaikkien yritysten on luotava säännöt asiakirjojen luomisesta.
Onko esimerkiksi olemassa omia mallipohjia joidenkin tavanomaisten liiketoimintaasiakirjojen, kuten kirjeiden ja laskujen, kanssa ja mihin ne sijaitsevat?
Onko olemassa sisäinen tyyliohje, jota on noudatettava?
Pitäisikö uusien asiakirjojen päivämäärät ja / tai aikaleimat?
Mitä menettelyjä olisi noudatettava asiakirjojen jakamisessa tai tarkistamisessa?
Joillekin pienyrityksille ainoa asiakirja-aineiston luomiseen liittyvä asia on se, missä eri yritysasiakirjojen mallit ovat ja miten niitä käytetään. Jos kuitenkin asiakirjojen luominen yrityksesi sisällä edellyttää, että ihmiset työskentelevät yhdessä, tarkastelemalla tai päivittämällä asiakirjoja, sinun on vietävä aikaa päättää, miten nämä asiat tulisi tehdä tehokkuuden ja johdonmukaisuuden varmistamiseksi.
Kuinka tallennamme asiakirjoja?
Tähän kysymykseen on tosiaan kaksi näkökohtaa.
Ensimmäinen koskee varastoinnin fyysisiä näkökohtia. Vaikka pienyrityksesi tallentaa asiakirjoja arkistokaappeihin, varastoihin liittyy kustannuksia. ei pelkästään itse arkistokaapin kustannuksia, vaan ajan kulut, kun sinä ja / tai työntekijäsi arkistoi asiakirjat tai siirryt hakemaan heidät. Itse asiassa suurin kustannus, joka liittyy varastointiin useimmille pienille yrityksille, on todennäköisesti ajan hukka, kun ihmiset etsivät asiakirjoja.
Asiakirjojen säilyttämisen toinen näkökulma on organisatorinen; miten asiakirjat arkistoidaan? Asiakirjojen avaimena on noudattaa hyviä tiedostonhallintatapoja.
Sinun on myös tiedettävä, miten arkistoida asiakirjat. Kuinka hallitset tiedostoja, jotka ovat vanhentuneet tai jotka ovat vain valmiita siirtämään asiakirjanhallintajärjestelmän takaisinpolttimeen?
Jokaisen vuoden alussa käyn läpi esimerkiksi tietokoneen eri työtöitä sisältäviä tiedostoja, poistamalla ne, jotka eivät ole enää nykyisiä, ja luomaan uusia kansioita, jotka on merkitty vuosittain ja / tai aiheittain ja siirtävät tiedostoja tarpeen mukaan.
Sama voidaan tehdä paperitiedostoilla; ei ole vaikeaa poistaa vanhoja (er) dokumentteja tiedostokansioista ja tarroista ja luoda uuden otsikon "vanha". Joissakin ohjelmissa on automaattisia arkistointivaihtoehtoja. Esimerkiksi Microsoft Outlookin avulla voit arkistoida vanhoja sähköpostiviestejä.
Kuinka asiakirjojen hakeminen yksinkertaistuu?
Tämä kysymys on asiakirjajärjes- telmän ytimessä. Leger Marketingin Xerox Kanadan tekemässä tutkimuksessa kanadalaisten SMB- omistajien ja johtajien keskimäärin kertoi, että se maksaa 2,152 dollaria vuodessa asiakirjojen hallintaan ja tallentamiseen ja noin tunnin tuntiin etsimään näitä asiakirjoja (globeandmail.com).
Jälleen kerran hyviä arkistointikäytäntöjä voi olla pitkä matka ratkaisemaan ongelma. Tämän sivuston tietojenkäsittelyartikkeleiden selaaminen käynnistyy. Jos esimerkiksi teet sellaisia asioita, jotka noudattavat jatkuvasti tiukkoja nimeämiskäytäntöjä, esimerkiksi asiakirjat löytyvät paljon helpommin.
Ja olitko sinä yksityinen omistaja, joka työskentelee yksin tai yrityksen omistajan kanssa työntekijöille , suosittelen luomaan tiedostokohteiden luettelon , joka muistuttaa käyttäjiä, joilla tietyt tiedostotyypit ovat - ja mistä löytää erityisiä asiakirjoja. Jos yrityksesi on kuin useimmat, muista, sisällytetäänkö tiedosto tietokoneesi järjestelmään, sisäiseen palvelimeen, pilvessä tai jos paperimuoto on tallennettu fyysiseen sijaintiin, kuten arkistokaappiin. Oletetaan esimerkiksi, että käytät yritykselleni kuvia, videoita tai jopa paperikuvia. Tiedoston sijainti -luettelossa oleva tieto voi olla:
Digitaaliset kuvat / video: tietokone (tai palvelin) - asema E: / valokuvat - tiedosto asianmukaisessa kohdekansioon
Paperikuvat: arkistokaappi 3 - Valokuvat - alfa aiheittain
Jaetut verkko- tai pilvitasot tulee merkitä sisällön mukaan, kuten säilytyskaapin laatikoihin.
Miten voimme tehdä asiakirjamme turvalliseksi?
Asiakirjaturvallisuuden ensimmäinen puolustuslinja on fyysisesti varmistavat liiketilat itse. Kaikilla yrityksillä on oltava asennetut turvajärjestelmät, kuten hälytysjärjestelmät, jopa kotipohjaiset yritykset .
Yritykset voivat myös tarvita tai haluavat investoida muihin turvalaitteisiin, kuten ikkunapalkkeihin, turva- kameroihin ja / tai partiointipalveluihin. Voit viettää koko ajan salasanojen luomista ja tiedostojen salaamista suojatakseen sähköisiä tiedostojasi, mutta sillä ei ole merkitystä, jos joku voi vain kävellä ja varastaa tietokoneen ja siihen liittyvän kiintolevyn.
Kaikki arkistokaapit on lukittava ja pidettävä lukittuna työajan jälkeen (ja lukittu lounasaikaan, jos kukaan ei ole luotettava lähietäisyydellä).
Sähköisten asiakirjojen yleiset turvallisuusmenettelyt sisältävät asiakirjojen varmuuskopioinnin säännöllisesti ja asiakirjojen varmuuskopioiden säilyttäminen muualle kuin samaan kiintolevyyn, jossa alkuperäiset asiakirjat sijaitsevat. Off-site on parasta suojata sitä, ettei yrityksesi tiedot lakkaa tuhoamaan luonnonkatastrofit - vielä yksi syy siihen, miksi pilvi on ihanteellinen liiketoiminnalle .
Pienyritykset kollegoiden tai työntekijöiden kanssa, jotka käyttävät samaa tietokoneverkkoa, voivat myös rajoittaa joidenkin käyttäjien pääsyä, jotta he voivat käyttää tai nähdä vain joitain verkon resursseja. Esimerkiksi sinulla voi olla verkko- tai pilvihakemisto nimeltä "Kirjanpito", jolla on pääsy vain hallintaan. Vaikka käyttäjällä olisi pääsy resurssiin, kuten sovellukseen, tiettyjä asiakirjoja voidaan suojata salasanalla. Asiakirjojen sisältö voidaan salata myös siten, että ne ovat saatavilla vain niille, joilla on vaadittu salausavain.
Työntekijöiden varkaus on toinen tietoturvauhka. Työntekijöiden pienyritysten tulisi tehdä palautetta koskevia tosiseikkoja ja saada työntekijöiltä taustatarkastuksia politiikasta.
Dokumentinhallintajärjestelmän käyttöönotto
Kun olet luonut asiakirjahallintasuunnitelmasi vastaamalla edellä esitettyihin kysymyksiin, olet valmis toteuttamaan sen ja varmista, että kaikki henkilökunnasi tietävät yrityksen liiketoiminnan asiakirjojen hallintajärjestelmän yksityiskohdat ja noudattavat asianmukaisia menettelyjä asiakirjojen luomisen, tallentamisen ja hakemisen yhteydessä.
Sinun on myös varmistettava, että kaikki, jotka käyttävät ja käyttävät organisaatiossa olevia asiakirjoja, seuraavat asiakirjojen nimeämistä ja tallentamista. Tarkastetaan säännöllisesti tarkistus siitä, voidaanko yksittäisiä tiedostoja helposti löytää ja suojata väärentämiseltä.
Voit luoda asiakirjojen hallintajärjestelmän päivässä, mutta toteuttaa sen johdonmukaisesti ajan myötä on avain sen menestykseen. Palkinnot ovat valtavat - voit löytää mitä haluat löytää, kun haluat sitä ja mielenrauhaa.