Tiedostonhallinnan vinkit digitaalisille tiedostoille
Asiakirjojen tallentamiseen paikallisesti työasemiin, kannettaviin tietokoneisiin tai mobiililaitteisiin yhä useammat yritykset käyttävät pilviä perusliiketoimintojen sovelluksiin ja tiedostojen tallennukseen. (Katso, miksi pilvipalvelu soveltuu erinomaisesti pienyrityksille ja pilvipalveluiden 5 haittana. )
Monimutkaisempi tallennuskysymys on monien yritysten tarve jakaa asiakirjoja työntekijöiden kesken .
Toimistossa toimitaan tavallisesti käyttämällä tiedostopalvelinta tai verkkoon liitettyä tallennuslaitetta (NAS). Jos tarvitaan yhteistä mobiilipalvelua, asiakirjat voidaan tallentaa pilvessä ja jakaa jakamalla käyttöoikeudet. Kaiken tämän tuloksena voi olla tiedostonhallintapainaja, jossa on joitain pilvessä tallennettuja asiakirjoja ja joitain paikallisesti ja jopa yksittäisiä asiakirjoja, jotka on tallennettu vain yhteen tai toiseen paikkaan.
Organisaatio on avain sähköiseen tiedostojen hallintaan
Aina kun asiakirjat tallennetaan, on tärkeää pitää ne järjestyksessä ja ajan tasalla. Sähköisen tiedostonhallinnan tavoite on varmistaa, että löydät etsimäsi, vaikka etsit sitä vuosien kuluttua sen luomisesta.
Useimmat liikemiehet ovat kerralla tai toisella olleet kiusallisessa asemassa, kun heillä on asiakaspuhelu, eikä heillä ole helppoa etsiä asianmukaista laskua tai muita tärkeitä asiakastiedostoja.
Yhtä ärsyttävää on sekasortoa vuoden lopulla yrittäessään löytää kirjanpitoon liittyviä asiakirjoja kirjanpitäjälle tai jopa huonompi, verovirkailija .
Digitaalisten asiakirjojen asianmukainen järjestäminen on erityisen tärkeää yhteiskäytössä - jos joku työntekijäsi on poissa (tilapäisesti tai pysyvästi!), Sinun on kyettävä helposti löytämään kaikki kyseisen henkilön luomat tai hallinnoimat asiakirjat.
(Huomaa, että häiritseviä, lähtevän työntekijöitä koskevien tietojen aiheuttamat mahdolliset menetykset ovat yksi syy tietojesi suojaamiseen. Katso 6 Tietosuojasäännöt ).
Nämä tiedostonhallintaratkaisut auttavat sinua säilyttämään tiedostot helposti:
1. Käytä ohjelmatiedostojen oletusasennuskansioita.
Käytä oletustiedostojen sijainteja sovellusohjelmien asennuksessa. Windowsissa yleissovellusohjelmatiedostot sijaitsevat (Drive Letter:) -> Program Files -hakemiston alla. Sovellusten asentaminen muualle on sekavaa ja tarpeetonta.
2. Yksi paikka kaikille asiakirjoille.
Aseta kaikki asiakirjat yhteen "root" -kansioon. Yksittäiselle käyttäjälle Windows-ympäristössä oletussijainti on Omat tiedostot -kansio.
Tiedostonjakoympäristössä yritetään tehdä sama. Luo yksi juurikansio (esimerkiksi "Jaetut tiedostot") ja tallenna kaikki asiakirjat alikansioissa pääkansioon. Yksittäinen sijainti kaikille sähköisille asiakirjoille helpottaa asioiden löytämistä ja varmuuskopioita ja arkistoja.
3. Luo kansioita loogisessa hierarkiassa.
Nämä ovat tietokoneen arkistokaapin laatikoita, niin sanotusti. Käytä selkeää kieltä nimiäsi kansioihin. et halua tarkastella tätä kansion luetteloa tulevaisuudessa ja mietin, mitä "TFK" tai mitä muuta mielenkiintoista lyhennettä, jonka keksit, tarkoittaa.
4. Nest-kansiot kansioiden sisällä.
Luo muita kansioita näiden pääkansioiden mukaan tarpeen mukaan. Esimerkiksi kansio nimeltä " Laskut " voi sisältää kansioita, joita kutsutaan "2018", "2017" ja "2016". Asiakkaalle nimetty kansio voi sisältää kansiot "asiakastiedot" ja "kirjeenvaihto". Tavoitteena on, että kaikki tiedostot ovat kansiossa sen sijaan, että niillä olisi joukko orpoja tiedostoja.
Älä kuitenkaan luo monimutkaisia, syvälle kerrostettuja kansiorakenteita. Käytä mahdollisuuksien mukaan kuvailevia tiedostonimiä.
5. Noudata tiedostojen nimeämiskäytäntöjä.
Jotkin käyttöjärjestelmät (kuten Unix) eivät salli tiedosto- tai kansionimien välilyöntejä, joten vältä tämä, jos tietojenkäsittelyympäristösi on sekaisin. Käytä sen sijaan alaviitteitä erottajana (esim. Doe_John_Proposal.doc.) Muita merkkejä, kuten /? <> \: * | "^ ovat myös kiellettyjä tiedosto- tai kansionimissä Windowsissa.
Käytä kuvailevia tiedostonimiä helpottamaan tunnistamista ja hakemista, mutta älä mene yli laidan - tiedosto / polun nimet ovat pituusrajoituksia, jotka vaihtelevat käyttöjärjestelmien välillä. Windowsissa tiedoston enimmäispituuden pituus (esim. Asemakirjain + kansionimet + tiedostonimi) on 260 merkkiä. Käytä tavallisia lyhenteitä aina kun se on mahdollista, esimerkiksi Jan tammikuu tai Corp for Corporation.
6. Ole tarkka.
Anna sähköisille tiedoille loogisia, täsmällisiä nimiä ja sisällyttää päivämäärät tiedostonimiin mikäli mahdollista. Tavoitteena tiedostojen nimeämisessä on pystyä kertomaan, mistä tiedostossa on kyse, ilman avaamista ja näyttämistä. Joten jos asiakirja on asiakkaalle lähetetty kirje, jossa muistutetaan hänelle, että maksu on myöhässä, soita se jotain "overdue_20180115"; pikemminkin kuin "kirje". Mistä tiedät kuka kirje on, avaamatta sitä?
Jos jakat tiedostoja sähköpostin tai kannettavien laitteiden välityksellä, tiedostonimi voi sisältää tarkempia tietoja, koska kansiotietoja ei sisälly jaettuun tiedostoon. Jos asiakirja on esimerkiksi Omat tiedostot \ Laskut \ 2017 \ Asiakkaat \ Doe_John_20180416.doc ja tiedosto jaetaan tai lähetetään sähköpostitse, kaikki vastaanottajat näkevät Doe_John_20170416.doc ja eivät ehkä voi kertoa, että tiedosto on asiakas laskea avaamatta sitä.
7. Tiedosto, kun menet.
Paras aika dokumentoida asiakirja on, kun luot sen ensimmäisen kerran. Joten käytä "Tallenna nimellä" -valintaikkunan avulla asiakirjan noutamista ja nimeämistä, ja aseta se oikeaan paikkaan ensiksi.
8. Tilaa tiedostot kätevästi.
Jos sinulla on paljon kansioita tai tiedostoja, pakota ne tiedostoluettelon yläreunaan nimeämällä ne uudelleen! tai AA tiedoston nimen alussa.
9. Kerää tiedostot säännöllisesti.
Joskus vanhempi on ilmeinen, kuten yllä olevassa "Laskut" -kansiossa. Jos se ei ole, pidä kansioitasi poistamatta vanhoja tiedostoja.
Älä poista liiketoimintaan liittyviä tiedostoja, ellet ole ehdottoman varma siitä, että tiedostoa ei enää tarvita. Sen sijaan pääkansiosi päähakemistoon luo kansio nimeltä "vanha" tai "ei-aktiivinen" ja siirrä siihen vanhoja tiedostoja, kun törmäät niihin.
( Kuinka kauan sinun pitää kirjaa CRA: lle tai IRS: lle?) Selittää, kuinka kauan sinun on pidettävä yritysasiakirjoja verovelvoitteiden täyttämiseksi.)
10. Varmuuskopioi tiedostot säännöllisesti.
Olipa kopioitko tiedostoja toiselle asemalle tai nauhalle, on tärkeää perustaa ja noudattaa säännöllistä varmuuskopiointiohjelmaa. Katso 3 vaihetta onnistuneeseen varmuuskopiointijärjestelmään .
Hyvä tiedostonhallinta tekee etsimästä mitä haluat helposti
Sähköisten asiakirjojen hallinnan on oltava osa yrityksesi kokonaisdokumenttien hallintastrategiaa. Asianmukaisen asiakirjanhallintasuunnitelman tulisi sisältää kaikki asiakirjojen käsitteleminen, kuten tallennus, haku, varmuuskopiot ja turvallisuus.
Hakutoiminto on hieno asia, mutta se ei koskaan sovi helposti kansion tai tiedoston suoraan siirtymiseen. Jos noudatat näitä tiedostojen hallintavinkkejä johdonmukaisesti, vaikka et tiedä missä on jotain, tiedät missä se pitäisi olla - valtava etu, kun etsit etsimääsi. Hyvä tiedostonhallintatoiminto säästää aikaa ja rahaa .