Miten voit suojata kriittiset yritystietosi
Tietojen häviäminen
Paul Simonin parafraatiolla on 50 tapaa menettää tietosi:
- Työpöydän / kannettavan tietokoneen kiintolevy voi kaatua tai vahingoittaa mobiililaitetta, joten tietojen tallentaminen ei ole mahdollista
- Tietokoneesi tai puhelimesi voi olla varastettu - liiketoimintahäiriöt ovat yleisiä ja FBI-tilastojen mukaan 97% varastetuista kannettavissa tietokoneissa tai työpöydissä ei koskaan palauteta
- Tiedot voidaan vahingossa poistaa (tai tyytymättömän työntekijän tahallaan poistaa)
- Haittaohjelmat voivat kaapata tietokoneesi
- Verkkotallennustilejäsi voi olla hakkeroitu
- Ransomware-hyökkäys voisi tehdä tiedostosi mahdottomaksi, kunnes maksetaan huomattava maksu
Tietojen varmuuskopiointi on pakko
Asianmukaisen tietosuojan varmistamiseksi sinun on luotava tietojen varmuusjärjestelmä, joka seuraa näitä kolmea vaihetta:
- Varmuuskopioi liiketiedot säännöllisesti
- Luo varmuuskopioita luotettavasta mediasta tai pilvestä
- Jos käytät mediaa varmuuskopiointiin, pidä laitteet turvallisessa, paikan päällä sijainnissa
Liiketoiminnan tietosuojaa koskeva perussääntö on se, että jos tietojen menettäminen häiritsee liiketoimintaa, varmista se.
Pöytätietokoneohjelmat voidaan tarvittaessa asentaa uudelleen, mutta tapahtumien tai liiketoimintakirjojen yksityiskohtien palauttaminen on mahdotonta, jos nämä tiedostot häviävät tai vahingoittuvat korjauksen jälkeen.
Data Archive vs. Data Backup
Varmuuskopiot ovat tavallisesti määräaikaisia, lyhytaikaisia tietoja kuvasta katastrofien palautuskäyttöön.
Arkistointi viittaa yleensä sellaisten tietojen pitkäaikaiseen tallentamiseen, jotka eivät enää ole säännöllisesti käytössä, mutta ne voidaan tarvittaessa palauttaa (esimerkiksi valmiin hankkeen tai entisen asiakkaan tiedot).
Varmuuskopioi kriittiset liiketoiminnan tiedot
Menestyksekäs tietojen varmuuskopiointi on kaksi vaihetta;
- Tunnistamalla kriittiset tiedot, jotka täytyy varmuuskopioida
- Tietojen varmuuskopiointi säännöllisessä aikataulussa
Mitä on tietojen varmuuskopioinnissa?
Kaikki luomasi ja / tai muokatut tiedostot pitäisi varmuuskopioida säännöllisesti. Monille yrityksille tämä sisältää kaiken kirjanpidon tiedostoista sähköpostitse.
Yhä useammat yrityssovellukset ovat saatavilla pilven kautta. Jos käytät työpöydän (ei-selaimen) sovelluksia, ne voidaan kuitenkin asentaa uudelleen mediasta tai ladata, joten niitä ei tarvitse varmuuskopioida.
Cloud Storage
Online-varmuuskopiointipalvelujen avulla tietojen varmuuskopiointi on helppoa - mikä on vain yksi syy, jonka mukaan cloud computing on ihanteellinen pienille yrityksille . Mutta pilvipalvelut voivat silti olla alttiita tietojen menetykselle hakkeroinnin tai työntekijöiden sabotoinnin avulla (katso viimeaikaista Indianapolis-pohjaista American College of Education -työpaikkaa, joka tietotekniikan työntekijän laukaisun jälkeen havaitsi, että ennen siirtymistään hän oli muuttanut hallinnollisia salasanoja verkossa tilit, jotka estävät kollegaa pääsemästä tietoihinsa).
Ei ole huono idea ottaa satunnaisia pilvitietojen paikallisia varmuuskopioita.
Paikalliset tietojen varmuuskopiot
Jos tallennat tiedot paikallisesti (esim. Et käytä pilvimuistia), voit yksinkertaistaa varmuuskopiot pitämällä kaikki tiedostot, jotka täytyy arkistoida tietokoneen yhdellä asemalla. Oletetaan esimerkiksi, että sinun tarvitsee varmuuskopioida kirjanpitotiedostot, tekstinkäsittelyasiakirjat, laskentataulukot, valokuvat ja sähköposti. Yksinkertaisesti kirjanpito, Microsoft Office (mukaan lukien Outlook) ja Paintshop Pro kaikki erillisellä asemalla tai erillisen kansion alla helpottavat kaikkien tiedostojen luomista tai muokkaamista näiden tiedostojen avulla. Sinun tarvitsee vain varmuuskopioida asema tai kansio.
Kun olet valinnut tärkeät arkistoitavat tiedot, on helppo asentaa ja käyttää varmuuskopiointiohjelmistoa arkistoimaan yritystietosi tavalliseen aikatauluun.
Tietojen varmuuskopiointi on suositeltavaa. On olemassa monia varmuuskopio-ohjelmia, joiden avulla voit asettaa aikataulun, joka varmuuskopioi automaattisesti tietosi. Varmuuskopiointiohjelmisto, joka myös vetää ja salaa tiedostoja, säästää levytilaa ja lisää tietoturvaa.
Varmuuskopioi vain varmuuskopiot paikan päällä, jos ne on tallennettu tulenkestävään, rikkoutumattomaan turvalliseen. Sijoittaminen nauha-asemaan tai ulkoiseen kiintolevyyn ja varovasti noudattamalla säännöllistä tietojen varmuuskopiointia koskevaa aikataulua ei auta, jos kaikki tietoturvakopiot ovat samassa paikassa ja katastrofi iskee paikalle. Jotta varmuuskopio olisi varmasti, varmuuskopioitasi olisi säilytettävä paikan päällä. (Cloud-varmuuskopio ei poista kokonaan tätä ongelmaa, mutta on varmasti parempi kuin moni fyysinen sijainti.)
Jotkut yritykset säilyttävät varmuuskopioinninsa pankkien turvakoteloissa. (Turvavyöhykkeen maksu on verovähennyskelpoinen, jos tarvitset lisäkannustinta.) Muut pienyrittäjät pitävät useissa rekistereissäan varmuuskopioita eri ystävien tai perheenjäsenten kodeissa. Sillä ei ole väliä, mihin haluat pitää niitä, kunhan sivusto, jonka valitset off-site-tietojen varmuuskopiointiin, on turvallinen ja sinulla on säännöllinen pääsy siihen.
Varmistuslaitteet
Online varmuuskopiointipalvelut
Varmista turvallisuuden takaamiseksi, että käytät vahvoja salasanoja, vaihda niitä säännöllisesti ja varmista, että varmuuskopioidut tiedostot ovat salattuja (koska pilvitallennus on jaettu, pilvipalveluiden tarjoajat yleensä salata käyttäjän tietoja).
USB (peukalo) -asemat
USB-tikit kasvavat kapasiteetiltaan ja ovat ihanteellisia nopeiden tietojen varmuuskopiointiin. Vaikka ulkoisilla kiintolevyillä ei ole kapasiteettia, niillä on nopeat tiedonsiirtonopeudet ja ne ovat hyvin siirrettäviä. Voit helposti varmuuskopioida tietoja USB-asemaan ja ottaa sen pois päältä. Koska niillä ei ole liikkuvia osia, USB-asemat ovat erittäin luotettavia.
Ulkoiset kiintolevyt
Pienille yrityksille on suositeltavaa ostaa ja käyttää ulkoista kovalevyä tietojen varmuuskopiointiin. Ulkoiset kiintolevyt ovat halpoja verrattuna nauha-asemiin. Ne ovat myös helppokäyttöisiä; liitä kovalevy tietokoneesi USB-porttiin. Useimmissa ulkoisissa kovalevyissä on varmuuskopiointiohjelmisto.
Lähiverkon (LAN) varastointi
Jos sinulla on lähiverkko (LAN), voit myös varmuuskopioida tiedostoja toiseen tietokoneeseen tai palvelimeen. Kuitenkin, jos varakone sijaitsee samassa paikassa, se voi olla alttiina varkaudelle tai vahingoittunut tulipalo tai tulva. Varkauden estämiseksi palvelin voidaan asentaa lukittuun häkkiin, kaappiin tai kaappiin.
Nauhan varastointi
Jos sinulla on suuria määriä tietoja varmuuskopiointiin (tai haluat tehdä ja pitää säännöllisesti täydellisiä tietoja arkistoissa pitkäaikaiseen tallennukseen), nauhapalautukset ovat paras vaihtoehto. Ne ovat erittäin luotettavia ja voivat tallentaa suuria määriä tietoja.
Takaisin ylös tai riski menettää se
Älä käytä riskiä menettää yritystietosi. Paras puolustus tällaista katastrofia vastaan on asianmukainen tietosuoja. Luomalla varmuuskopiointijärjestelmän, joka sisältää arkistoinnin ja varmuuskopioinnin liiketoimintatietosi säännöllisesti ja oikein, varmista, että yrityksesi pystyy säästämään myrskyä, jota se kohtaa ja jatkaa. Muista - et voi koskaan olla liian paljon varmuuskopioita!