5 tapaa leikata aika, jonka käytät arkistointia
Mutta valitettavasti vihata sitä tai pienentää sitä, kun suoritat pientä yritystä, sinun on tehtävä arkistointi tai pian pöydänne pudota koko paperi, joka pysyy paikoillaan. Mikä on hauska arkistointi?
On olemassa kaksi lähestymistapaa ongelmaan, joka voisi auttaa.
Voit yrittää tehdä aikataulusi niin lyhyeksi kuin mahdollista (menetelmä, jonka olen melkein täydentänyt vuosien varrella toimistossa) tai tee aikasi arkistointi mahdollisimman hauskaksi (jotain, jota pyrin jatkuvasti). Katsotaan vinkkejä, joiden avulla voit vähentää aikaa, jonka käytät.
Kaada ja kierrä, kun mahdollista
Ensimmäinen kysymys kaikista papereista, jotka tuijottavat sinua odottamassa arkistointia, on: "Onko tämä asiakirja jätettävä arkistoida?"
Paljon asiakirjoja, jotka tulevat postissa, voivat siirtyä suoraan silppuriin. Mikä on esimerkiksi mainosten tai muiden yritysten kirjeiden lähettäminen? Kun olet tekemisissä postin kanssa, lue sähköpostiviesti kerran, päätä, tarvitsetko sen vuoden kuluttua ja tiedostoa tai hajotat sen vastaavasti.
Mahdollisuudet ovat hyvät, mutta myös arkistoi paljon asiakirjoja, joita sinun ei tarvitse tehdä arkistoimalla - eikä heidän tarvitse edes painaa ensimmäistä kertaa.
Esimerkiksi jos sähköiset tiedostosi on järjestetty ja noudatat asianmukaisia varmuuskopiointimenettelyjä, ei ole tarvetta ladata laskuja tai kirjaimia.
Joten kun käsittelette sitä arkistointia, hajotetaan "paperi, jota voit elää ilman".
Käytä arkistointijärjestelmää, joka helpottaa muiden toimistotarvikkeiden tekemistä eikä vaikeampaa.
Suurin osa paperista, joka minun täytyy tehdä, liittyy liiketoiminnan prosessiin - ja nämä asiakirjat on otettava kirjanpitojärjestelmään ennen kuin mitään muuta tehdään heidän kanssaan.
Joten sen sijaan, että ottaisin vastaanottimen tulostusvärikasetin vastaanottoon ja tallennin sen alle "P" päähakemistojärjestelmäni, tallennan sen minun "ensimmäinen" arkistointijärjestelmään, sarjan kansioita, jotka on merkitty kuukausittain ja vuodella.
Esimerkiksi jos ostin värikasetin syyskuussa 2017, se on tiedosto, johon se menee, samoin kuin kaikki muut kuukausittaiset laskut, kuitit ja muut yritystodistukset. Sitten on yksinkertaista käsitellä kansion loppupuolella kuukauden ja tehdä kaikki kirjanpito merkinnät, jotka on tehtävä (tai jos et tee sitä itse, antaa kuukausittain kansioon kirjanpitäjäsi tai kirjanpitäjä) .
Huomaa, että suoritamme palveluliiketoiminnan , ei vähittäiskaupan, joten istumalla ja työskentelemällä tilillä kerran kuukaudessa toimii minulle. Sinun on muokattava kuukausittaista kansioidea vastaavasti, jos tilisi on päivitettävä useammin.
Ajattele ennen tiedostoa
Mitä tapahtuu, kun olen käyttänyt kuukausittaisia kansioita tekemään kirjanpidon? Asiakirjat on siirrettävä päärekisteröintijärjestelmään . Mutta sen sijaan, että tallennettaisiin jokaisen asiakirjan yksilöllisesti sen otsikon mukaan, tallennan loogisesti ryhmän mukaan, arkistointimenettelyä, jonka löydän paljon nopeammin.
Katsotaanpa toinen esimerkki tulostimen väriainekasetin esimerkistä.
Sen sijaan, että tallennat tämän kuitin tulostuspatruunan "P" alle, laittaisin tämän alla Office Supplies - Receipts -asiakirjojen alla, samassa paikassa, jossa toimittaisin asiakirjoja, kuten kuitit, paperi. Tämä ei ainoastaan nopeuta arkistointia, vaan helpottaa asiakirjojen löytämistä jälkikäteen.
Käytä koko sanoja ja lauseita tiedostokansioiden etiketeissä, ei vain kirjaimissa
Ei ole sääntöä, joka kertoo, että olet vain rajoitettu yksittäisiin kirjaimiin luodessasi arkistointijärjestelmän jakaumaa. Ja jos et, teet hakemuksesi tarpeettoman hidasta ja monimutkaista. Mukauta arkistointijärjestelmääsi, jotta voit hyötyä ryhmästä tekemästä arkistoinnista ja etsiä oikea paikka sijoittaa asiakirja nopeammin.
Esimerkiksi sen sijaan, että minulla olisi vain osa minun arkistointijärjestelmästä, jonka otsikkona oli "C", minulla on myös kohta "Client Files".
"Asiakirjatiedostot" -tiedostot järjestetään aakkosjärjestyksessä. Arkistointijärjestelmän räätälöinnin kauneus tällä tavalla on se, että sitä voi aina jakaa edelleen ja järjestää, jos tarvitset. Joten suurella asiakkaalla voisi olla tiedostojärjestelmän jakaja, joka on merkitty hänen nimensä "Asiakastiedostot" -osioon, jotta hänen helpommin löydettäisiin asiakirjoja.
Tässä esimerkissä arkistointijärjestelmän etiketit luettivat "B", "C", "Asiakastiedostot", "D" ... Katso, kuinka helpommin arkistointi muuttuu?
Toinen arkistointikirja nopeuttamaan arkistointia: Älä unohda muokata myös aakkosia. Sen sijaan, että sinulla on vain M-osa, merkitse myös yksi "Mc".
Pidä "ensimmäinen" arkistointijärjestelmä lähellä ja kätevää
Toinen hieno asia kahdenlaisessa arkistointijärjestelmässä, kuten olen yllä kuvattu, on se, että arkistointijärjestelmän (kuukausittaiset kansiot) ensimmäinen vaihe on paljon helpompi säilyttää fyysisesti lähellä työtilaasi . Sinulla on paljon taipuvaisempia arkistoida papereita sen sijaan, että annat heidät kerääntymään, jos sinulla on läheinen, järjestetty paikka tiedostoon.
Joten laita viimeiset, nykyiset ja seuraavan kuukauden kuukausittaiset kansiot lokeroon tai käytä konversikaatiotiedostoa ja aseta se käsivarren pituuteen työtilaan. Suurin osa arkistointijärjestelmästäsi ("pää" arkistointijärjestelmä, kuten me kutsumme edellä, voi olla koko huoneen tai jopa toisen huoneen sisällä, mutta aikaa säästäen sinun ei pitäisi joutua nousemaan tee ensimmäisen vaiheen arkistointi.
Kuinka tehdä arkistointi hauskaa
Arkistoivustukset, jotka olen antanut sinulle tähän mennessä, auttavat sinua vähentämään arkistoinnin aikaa ja estämään aivojen jäädyttämistä. Mutta entä aikataulun tekeminen hauskempaa?
Totuus, ainoa strategia, jonka olen keksinyt, on suoran lahjuksen, joka palkitsee itseni evästeen avulla, jos tallennan tietyn ajan. Tämä toimii, mutta voi johtaa runsaasti puntaa, jos sinulla on paljon arkistointia.
Tai voit ottaa enemmän taiteellista lähestymistapaa käyttämällä kaikkia eri värejä tiedostokansioissa ja käyttämällä epätavallisia fontteja tai kalligrafiaa tarroille. Riippumatta siitä, tekeekö tämä arkistointi hauskempaa, se tekee siitä houkuttelevamman.
Ja kuka tietää? Ehkä vain se, että arkistointi on niin nopeaa nyt, että se on niin järjestetty, tekee siitä paljon hauskempaa.