Suorita arkistointijärjestelmäsi!
Ottaa aika järjestää arkistointijärjestelmä on ratkaiseva. Vaikka kaikki pitäisivät paperitonta toimistoa , tosiasia on, että monilla pienillä yrityksillä on edelleen tarve tallentaa paperidokumentteja, kuten laskuja , kuitit jne. Ja pystyä helposti noutamaan ne tarvittaessa.
Arkistointitulot ovat asianmukaiset; ei-olemassa tai sotkuinen arkistointijärjestelmä voi lisätä päiviä ylimääräistä työtä tuloverotuksessa, koska et halua jättää pois verovähennyksiä johtuen kadonneista tuloista.
Jos yrityksesi on aina tarkastuksen kohteena ja et pysty esittämään vaadittuja asiakirjoja kulujensa tukemiseksi, saatat todennäköisesti hylätään ja verotulosi arvioidaan uudelleen .
Pienyrittäjänä sinun on pystyttävä toimimaan työpöydällä nopeasti ja helposti . Vaikka paperihakemistojärjestelmän asettaminen on vaikeaa, se on suhteellisen helppo tehtävä, jota voidaan helpottaa muutamalla arkistointivihjeellä ja temppulla.
Kuinka organisoida arkistointijärjestelmäsi
(1) Istu pöydälläsi muutaman minuutin ajan ja selvitä missä vaistomaisesti etsiä asioita.
Minulla on laatikko oikealle työasemallani. Kun aloin perustaa arkistointijärjestelmän, minulla ei ollut mitään. Kun etsisin kynää, paperiliittimiä tai nitojaani, se oli ensimmäinen paikka, jonka katsoisin, vaikka tiesin, että se oli tyhjä. Niinpä laitoin luonnollisesti kynät, paperiliittimet ja nitoja siinä laatikossa. Minulle se oli luonnollinen koti näille tavaroille.
Jokainen lähestyy tätä eri tavalla ja mikä toimii yhden henkilön kanssa, ei ehkä toimi toisen puolesta. Kestää muutaman minuutin istua alas päätyötilaan ja päästä laitteisiin, tarvikkeisiin ja tiedostoihin. Tämä auttaa sinua luomaan ihanteellinen paikka näiden kohteiden tallentamiseksi sinulle henkilökohtaisesti.
(2) Kun tiedät, mistä luonnollisesti etsit tietoja, sinun on määritettävä, toimivatko aakkosellinen, numeerinen tai aihe-arkistointijärjestelmä parhaiten sinulle.
Miten järjestät paperityöt arkistointiluokiksi (esim. Kulut, rahoitus, markkinointi )?
Miten löydät liiketoimintasi kustannukset , kuten pankkitilit, sähköiset laskut, toimistotulot, ajoneuvon ajokilometrit jne.? Entä asiakkaan tiedot - etsitkö asioita asiakkaan nimen mukaan? Viitenumeron mukaan? Tämä on kriittinen vaihe, sillä se määrittää, miten määrität arkistointijärjestelmän. Kun olet määrittänyt käytettävät luokat, päätä, haluatko mennä pidemmälle ja luoda alaluokkia. Tee tämä ennen kuin ostat jotain arkistointijärjestelmääsi.
(3) Seuraavaksi selvität suuresti varastointitarpeesi.
Onko sinulla paljon tiedostoja, joita käytät päivittäin? Käytätkö vain tiedostoja viikoittain? Vastaukset määrittävät, tarvitsetko työpöydänpidikkeen, kahden laatikon arkistokaapin lähellä työpöytäsi tai neljää laatikkoa sivuttaista arkistokaapelia huoneen yli.
Valitse huolellisesti. Anna kasvua tarkastellessasi arkistokaappeja - osta jotain vastaamaan kahdesti tiedostoja, joita luulet olevan nyt. Tämä rajoittaa kuinka monta kertaa sinun on turvauduttava ja järjestettävä arkistointijärjestelmä uudelleen.
(4) Sijoittaa hyvässä merkintäjärjestelmässä selkeyden ja helpon pääsyn varmistamiseksi.
Tiedostomerkintöjen lukeminen on ilmeistä, mutta selkeys merkinnöissä säästää enemmän arkistointia kuin kuvitellessasi.
Useimmat valmistajat, jotka tekevät tarroja, tarjoavat malleja, jotka yhdistävät suosituimman tekstinkäsittelyohjelmiston. Voit halutessasi harkita jotain pienistä tarroja tekevistä järjestelmistä, jotka voivat nyt myös tulostaa yksittäisiä postitusleimoja. Tavaroita, jotka suorittavat kaksinkertaisen tullin, ovat yleensä viisas sijoitus.
(5) Nyt olet valmis ostamaan tiedostokansioita.
Paras investointi on ostaa värillisiä roikkutakansioita (varmista, että muovilevy-välilehdet ovat mukana) ja tavalliset manila-tiedostokansit. Värilliset roikkuvat kansiot ovat parhaita kahdesta syystä:
- ne ovat helposti saatavilla
- ne helpottavat luokkien tunnistamista
Jos esimerkiksi laitat kaikki asiakastiedostot keltaisiin roikkuviin kansioihin, taloudellisiin tietoihin sinisistä kansioista ja kaikesta, mitä liittyy markkinointiin punaisissa kansissa, näet helposti, missä haluat etsiä tietyn tiedoston.
Yksinkertainen on paras
KISS-periaatteella on helppoa ja helppokäyttöistä arkistointijärjestelmää. Pidä se yksinkertainen kultaseni! Laajojen aiheluokkien avulla voit helposti lisätä uusia tiedostoja kasvaessasi ja poistaa tarpeen päivittää tai organisoida arkistointijärjestelmän säännöllisesti.
Helppokäyttöisyyden ansiosta myös paperin ja digitaalisten tiedostojen integrointi helpottuu osana yleistä dokumenttien hallintajärjestelmää .
Siirry paperittomaan kun mahdollista
Jos yrität vihreätä yritystäsi ja siirtää paperitonta toimistoa varten, voit tarkistaa kulukorvaukset ja tallentaa ne toiseen digitaaliseen kirjanpitotietoosi. Jotkut uudemmista Cloud-pohjaisista kirjanpito-ohjelmistosovelluksista tekevät siitä helpompaa, kun niillä on mobiilisovelluksia, joiden avulla voit ottaa matkapuhelimen napsauttamalla kulukorvauksen ja tallentaa sen lennossa (katso Kanadan pienyritysten parhaat tilinpäätösohjelmat ).
Muista, että Kanadan tulovirasto (CRA) hyväksyy yleensä paperikopiot tai digitaalikuvat kulukorvauksista, jos ne ovat selvästi luettavissa. Jos ei, CRA voi vaatia alkuperäisiä asiakirjoja asiakirjojen tarkastuksen tai rutiinihakemuksen aikana, joten alkuperäiskappaleet on aina säilytettävä määrätyn ajan. (Katso, kuinka kauan minun pitää säilyttää yritystiedot? )