Vuosien määrä on erilainen Kanadassa ja Yhdysvalloissa
Vastaus:
Verotusta varten sinun on pidettävä tuloveroilmoituksesi ja muut liikeasiakirjat kuuden vuoden ajan, jos Kanadan tulovirasto (CRA) päättää tarkastella verotuloja ja / tai tarkistaa pienyrityksesi. ( Älä halua CRA-tilintarkastusta? Vältä näitä 10 punaista lippua .) Tämä sisältää paperilla tai sähköisessä muodossa olevat tiedot, ja niiden tulee sisältää kaikki tulojen ja vähennyskelvottomien kulujen dokumentointi.
Yhdysvaltojen veroilmoitusten osalta "tallenna tietoja kolmen vuoden ajan siitä päivästä, kun olet lähettänyt alkuperäisen palautuksesi tai kahden vuoden kuluttua siitä päivästä, jona maksoit veron, riippuen siitä kumpi on myöhempi, jos lähetät luotto- tai hyvityspyynnön, kun palautat tiedoston. kirjaa seitsemäksi vuodeksi, jos haet vahingonkorvausvaatimuksen arvopapereista tai huonoista velan vähennyksistä "(IRS).
Lisätietoja:
Mikä on liiketoiminnan tulot Kanadassa?
Mitä liikekustannuksia voidaan vähentää?
Kanadan tulovirasto (CRA) toteaa, että "jos tallennat palautuksesi ajoissa , pidä kirjaa vähintään kuusi vuotta sen verovuoden päättymisen jälkeen, johon ne liittyvät" (korostus lisätty). Kuusi vuotta on kuitenkin sen ajanjakson lopusta, jolta verotuotto on jätetty, joten vuonna 2015 jätettyyn veroilmoitukseen on tallennettava tiedot 20.12.1981 saakka (yksi päivä alle seitsemän vuotta). Useimmat yritykset pitävät kirjaaan seitsemän vuoden ajan sekaannusten välttämiseksi.
Jos tietueesi ovat sähköisessä muodossa, niiden on oltava saatavilla CRA: n luettavassa muodossa. Lisätietoja elektronisista tietojenkäsittelyvaatimuksista on CRA: n kiertokirjeessä IC05-1R1 Electronic Record Keeping.
IRS voi hyväksyä sähköisen kirjanpidon rekistereistä suosituimmista kirjanpito-ohjelmista ja pyytää niitä vähentämään painettua paperia ja vähentämään seurantapyyntöjen tarvetta.
Mitä jos pyydän verotusta?
Kanadan veroilmoituksille CRA varoittaa myös, että jos olet esittänyt veropäätöksen tai valituksen , sinun on säilytettävä tietojasi, kunnes asia ratkaistaan, ja kunnes muutoksenhakua koskeva määräaika on kulunut umpeen (mikä voi merkitä sitä, että joka on pidempi kuin kuusi vuotta).
Sama pätee, kun haetaan Yhdysvaltojen verotuslausunto - pidä kaikki tietueet, kunnes muutoksenhakumenettely on valmis.
Huomaa myös, että valitessasi verotuslausunnon lisäksi pidät kopiot kaikesta kirjeenvaihdosta, sinun on myös pidettävä kirjaa kaikista kokouksista tai puhelinkeskusteluista veroviranomaisten kanssa päivämäärän, kellonajan ja keskustelun aiheen mukaan. Perusteellisten tietueiden säilyttäminen kasvattaa kertoimet menestyksekkäästä valituksesta.
Voinko saada poikkeuksen kuuden vuoden sääntöön?
Jos haluat hävittää yritystiedot Kanadassa ennen kuuden vuoden vähimmäisajan päättymistä, sinun on saatava kirjallinen luvan veropalvelutoimiston johtajalta. Tähän käytettäväksi on T137, Kirjojen ja tietueiden hävittämistä koskeva pyyntö. Kanadan tulovirasto voi myöntää tai olla myöntämättä poikkeusta. Jos tuhoat paperisi tai elektroniset tietueet kuusi vuotta ilman CRA: n lupaa, saatat joutua syytteeseen.
Huomaa, että CRA voi myös vaatia, että tietyt tai kaikki tietueet säilytetään vielä jonkin aikaa.
Mitä jos sulen yritykseni ?
Jos yrityksesi ei ole mukana (esim. Se on oma yritys tai kumppanuus ), sinun on myös pidettävä kirjaa kuusi vuotta viimeisen verovuoden päättymisestä. Sisäisen liiketoiminnan on pidettävä kirjaa kahden vuoden ajan yhtiön purkautumispäivästä.
Mitä jos minun tietueet kadotetaan, varastetaan tai tuhotaan (tulipalo, tulva jne.)?
Jos olet vaatinut vähennyksiä, mutta se ei pysty tuottamaan asianmukaisia tositteita CRA: n tai IRS: n pyytämien tietojen mukaan, vaatimuksesi todennäköisesti kielletään. Jos tietue on varastettu tai tuhottu Jumalan teon kautta tai jos voit antaa todisteita varkaudesta tai hävittämisestä, kuten valokuvan vahingosta, kopioista poliisi- tai palokertomuksista jne.
CRA / IRS voi tarkastella vaatimuksiasi paremmin. Vähennysten osalta todistustaakka on kuitenkin verovelvolliselle .
Teidän on tehtävä kaikki kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että paperisi / elektroniset kirjat ja tietueet säilytetään , joko omassa liiketiloissasi tai kolmannen osapuolen (kuten kirjanpitäjän tai kirjanpitäjän) kautta. Varmuuskopiot tulee tehdä ja säilyttää turvallisessa tallennuksessa tai (sähköisissä asiakirjoissa) varmuuskopiovälineissä tai pilvimuistissa.
Jos sinulla ei ole varmuuskopioita, sinun on tehtävä kaikkensa rekonstruoida tietojasi ottamalla yhteyttä pankkeihin, luottokorttiyhtiöihin, toimittajiin jne. Kopioista tietueistasi. Voit myös vaatia verovirkamiehen neuvontaa CRA: n tai IRS: n kanssa.
Katso myös:
Maksimoi yrityksesi tuloveron vähennykset
7 vinkkejä järjestäytyneiden yritystietojen pitämiseen