Hyvä Business Record Management tarkoittaa vähemmän Tax Time Stress
Mutta kun useimmat meistä varmasti pitävät yritysrekisterin hallintaa häiritsevänä työmääränä ja pyrkivät antamaan sen etusijalle, hyvä rekisterihallinta paitsi helpottaa työelämäämme, mutta voi antaa meille todellisia stressihäviöitä verotuksessa.
Tässä voit tehdä tallennuksen hallinnan helpoksi:
1. Pidä yrityksesi ja henkilökohtaiset kulut erikseen
Kuulostaa helposti, eikö niin? Mutta tämä on osa tietuehallintaa, joka vie suurimman osan ihmisistä. Jos otat potentiaalisen asiakkaan golf-kierrokseen, esimerkiksi se on henkilökohtainen kulu tai yritysmenot? (Vastaus on henkilökohtainen, koska vihreät maksut eivät ole vähennyskelpoisia.) Ajoneuvot, joita käytät sekä henkilökohtaisista että liiketaloudellisista syistä ovat toinen monivuotinen ongelma. Sinun on tiedettävä, mitä oikeutetuiksi liiketoimintakuluiksi katsotaan, ja mikä ei ole, ja varmista, että yritysrekisterisi heijastavat tätä tarkasti.
2. Hae riittävä dokumentaatio kaikista liiketoiminnan kuluista
Monet liikemiehet tekevät virheen ajatella, että "listat" ovat riittävän hyviä tietojenkäsittelyn tarkoituksiin. Heillä on esimerkiksi luettelo ostoista luottokorttitiedoistaan ja mielestäni se on riittävän hyvä näiden ostojen vaatimiseen liiketoimintakuluina.
Valitettavasti CRA (Canada Revenue Agency) on vaativampi. He eivät hyväksy luottokorttitietoja tai peruuntuneita tarkastuksia riittävinä asiakirjoina kulut, kun lasku tai kuitti yleensä annetaan. IRS on anteeksiantava ja vastaanottotodistuksen puuttuessa yleensä hyväksyy luottokorttitiedot ja peruuttaa tarkastukset todisteena kulukorvausvaatimuksista.
Tallenteiden säilyttämisessä on otettava huomioon kaksi seikkaa:
a) Saada aina kuitti . Ota tavaksi pyytää kuitti aina, kun teet ostoksen - olipa kuinka pieni. Myös pienet kustannukset nousevat, ja tarvitset yritystiedostojen dokumentaatiot.
b) Merkitse kuitit tarvittaessa . Näillä yrityksillä on edelleen yrityksiä, joilla ei ole mitään, lukuun ottamatta päivämäärää, jolloin tuote ostettiin ja kuinka paljon se maksaa - mikä ei ole kovin hyödyllistä, kun katsot kuititarkistusta yrittäen selvittää, mitä kyseinen tuote oli ja mikä liiketoimintakuluihin se sopii.
Kun saat kuitin , katso sitä ja kirjoita puuttuvat / asiaankuuluvat tiedot, kuten kuitit ja kustannusluokka.
3. Hanki erillinen pankkitili yrityksellesi
Vaikka yrityspankkitilien maksut ovat tunnetusti korkeita verrattuna henkilökohtaisiin tileihin, yrityksen pankkitili on ehdottoman välttämätön hyvän yritystiedonhallinnan kannalta. Liikepankkitilillä voit pitää yrityksesi ja henkilökohtaiset kulut erikseen. Voit tallettaa kaikki liiketoimintasi tuotot liiketoimintatiliksi ja peruuttaa kaikki liiketoimintaan liittyvät kulut tai maksut vain yritystililtä.
Millaista pankkitiliä sinun pitäisi saada? Kirjaintitili - mieluiten kuukausittaiset ilmoitukset ja palauttaa peruutetut tarkastukset sinulle.
Liiketoimintatarkistukset auttavat tekemään tietojesi hallinta helposti, koska voit käyttää jokaisen tarkistuksen etusivulla olevaa muistilistapalkkiasi asiakirjan liiketoiminnan tarkoituksen osoittamiseksi.
4. Ole ja käytä erikseen luottokorttia liiketoimintakuluihin
Henkilökohtaisten luottokorttien käyttö liiketaloudellisiin tarkoituksiin pudottaa sinut nopeasti rekisteritietojen hallintaan. Yritysluottokortti yksinkertaistaa huomattavasti yritystietojesi hallintaa auttamalla pitämään henkilökohtaiset ja liiketoimintakustannuksesi erillään. (Se myös auttaa yritystäsi näyttämään ammattimaisemmalta.)
5. Säilytä ajopäiväkirjaa liikematkoista
Jos käytät jotain ajoneuvoasi liiketoimintatarkoituksiin , mittariloki on suuri apu rekisterinhallinnassa.
Huomaa kilometrimäärä (tai kilometri) lukemalla matkamittari vuoden alussa ja kirjoita mittarilukema päivämäärän mukaan aina, kun käytät ajoneuvoa liiketarkoituksiin. Ajoneuvosi hansikaslokeron pitäminen ajoneuvoosi tekee tästä helppoa. Jos sinulla on useampi kuin yksi ajoneuvo, jota käytät liiketaloudelliseen tarkoitukseen, pidä ajokilometrejä kussakin.
6. Pidä kaikki yrityksesi rekisterit tietyn verovuoden yhdessä
Yritystiedostojen levittäminen kaikkialle paikkaan on reaaliaikaista varastamista kirjanpidossa tai verojen valmistelussa ja liiketoiminnan tietojenkäsittelyjärjestelmän järjestäminen tilikauden ajan tekee siitä paljon helpompaa löytää tarvittavat yritystiedot, kun tarvitset niitä.
7. Säilytä yritystietosi oikean pituuden mukaan
Jostain syystä, näyttää siltä, että on paljon sekaannusta siitä, kuinka kauan sinun on pidettävä yrityksesi kirjaa . Verotuksessa "jos tallennat palautuksesi ajoissa, pidä kirjaa vähintään kuusi vuotta sen verovuoden päättymisen jälkeen, johon ne liittyvät". Tämä kuuden vuoden ajanjakso alkaa siitä, kun olet käyttänyt yritystietoja viimeisen kerran, ei tapahtumasta.
Yhdysvaltojen veroilmoitusten osalta "tallenna tietoja kolmen vuoden ajan siitä päivästä, kun olet jättänyt alkuperäisen tuoton tai 2 vuoden kuluttua veron maksamisesta, riippuen siitä kumpi on myöhempi, jos haet luotto- tai palautushakemuksen sen jälkeen, kun palautat tiedoston. 7 vuoden ajan, jos haet vahingonkorvausvaatimuksen arvopapereista tai huonoista velan vähennyksistä ".
8. Kirjanpito-ohjelmisto tekee siitä helppoa
Helppokäyttöisyys, mobiililaitteiden saatavuus ja alhaiset kustannukset nykypäivän pilvipohjaiset pienyritysten kirjanpidon ohjelmistopaketit voivat merkittävästi yksinkertaistaa tietojenkäsittelyä . Noin $ 10 / kk: n ohjelmistojen toimittajat, kuten FreshBooks ja Zoho, tarjoavat perustarjontapaketteja, jotka soveltuvat freelancereille ja yksityisyrityksille , mukaan lukien laskutus , kulujen seuranta ja yksinkertainen raportointi. Ajattele etuja siitä, että voit esimerkiksi lähettää laskun suoraan älypuhelimestasi, ottaa kuvan lounasasiakasta asiakkaan kanssa ja tallentaa sen kustannukseksi tai jäljittää laskutettavan ajan sisäänrakennetulla ajastimella.
Nämä kahdeksan asioita, joita voit tehdä tietojenkäsittelyn helpottamiseksi, eivät ole vaikeita. Kuten monet liiketoiminnan johtamiseen liittyvät hallinnolliset asiat, ne edellyttävät vain hyvien tapojen ja pysyvyyden määrittämistä. Mutta jos noudatat näitä sääntöjä nyt ja seuraat, näet seuraavan verotuksen aikana huomattavan eron ja kirjanpidonne on helpompaa koko vuoden.