Useimmissa valtioissa suurin osa kuluttajien valituksista, rangaistusseuraamuksista ja lisenssien keskeytyksistä ja peruutuksista liittyy kiinteistöjen hallintaan . Ei ole kyse siitä, että kiinteistönhallinnasta vastaavat lisenssinhaltijat ovat tyhmiä.
Se on, että se on erittäin liiketoimiintensiivinen yritys. Vaikka keskimääräinen agentti voi tehdä vuosittain tusinaa kauppatapahtumia ostosopimuksella ja siihen liittyvillä asiakirjoilla, keskimääräinen kiinteistöjohtaminen saattaa tehdä satoja pienempiä liiketoimia.
Se, että he ovat pienempiä, ei tee näitä liiketoimia vähemmän tärkeäksi, eikä se vähennä heidän tekemästään riskiä. Asuntopäällikkönä olet sopimassa omistajan kanssa markkinoimasta ja vuokraamasta omaisuuttaan, keräämään vuokrasopimukset ja luovuttamaan heidät omistajalle sekä hallitsemaan kiinteistön ylläpitoon vuokralaisten sääntöjen täytäntöönpanoon.
Tehdessään näin, sinä hoidat omistajia, vuokralaisia, korjaamoja, mainostusvälineitä, urakoitsijoita ja muita. Jokainen näistä liiketoimista tuo jonkin verran riskiä yritykseesi. Se ei välttämättä ole kovin suuri riski kussakin tapauksessa, mutta se on kumulatiivinen.
Taloudelliset tehtävät ovat ylivoimaisesti todennäköisimmin ongelmat välittäjälle.
Taloustoiminnot:
- markkinointi- ja taloustoiminto vaatii menoja ja tuloja koskevat tiedot sekä verotiedot, mainostuslaskut ja paljon muuta,
- vuokralaisen hallinnointi sisältää kirjaa kaikista heidän pyynnöistään, vuokra maksuhistorian ja sääntöjen rikkomuksista, ja
- laitosten kunnossapito ja korjaukset vaativat huolto-aikatauluja, korjausrekisteriä takuusta sekä työntekijöiden ja alihankkijoiden henkilöstörekisterit.
Riskienhallintaosa on tietenkin erittäin tärkeä. Suuri katastrofi voi uhata talon eloonjäämistä taloudellisesti. Muistutetut tietueet ovat osa tätä asiaa, sillä kaikki muiden tekemät oikeudelliset toimet voidaan estää, jos on olemassa yksityiskohtaisia tietoja, jotka kumoavat vaatimuksensa.
Osa riskienhallinnasta on riskin ja palkkion määrittäminen. Hyvä esimerkki on porealtaat tai uima-allas omaisuutta. Omaisuudenhoitajan ja omistajan on tasapainottava poolin arvo aiheutuneiden riskien kanssa. Kun tällainen riski tunnistetaan, on olemassa kolme tapaa, joilla se voidaan käsitellä:
1. Välttäminen - Voit päättää poistaa kylpytynnyri tai altaan, koska ylimääräiset vuokratulot eivät ole vakuutuskustannusten tai niihin liittyvien riskien arvoisia.
2. Ohjaus - Jos kylpytynnyri säilyy, ehkä koodattu lukko ja aita asennetaan lasten vanhempien säilyttämiseksi.
3. Riskinsiirto - Suurin tapa käsitellä riskiä on ostaa vakuutus riskin siirtämiseksi vakuutuksenantajalle.
Menestyksekäs kiinteistöpäällikkö suunnittelee ongelmia, pitää erinomaisia tiedostoja ja kirjaa jokaisesta toiminnasta ja arvioi jatkuvasti näitä toimintoja selvittääkseen, onko muutos tarpeen.
Asiakirjat ja sähköposti
Monissa osavaltioissa sinun on säilytettävä tapahtumatiedot vain kuuden vuoden ajan.
On kuitenkin suositeltavaa pitää ne pidempään, varsinkin jos sinulla on oikeus tehdä se sähköisessä muodossa. Voit lyödä vetoa, että jos jollakin osapuolella voi olla vaatimus, joku, joka haluaa haastaa sinulle jotain kuutta vuotta ja kymmenen päivää sitten, on edelleen asiakirjan kopio. On paljon vaikeampaa väitellä tapausta, jos olet jo tuhonnut kopiosi.
Sähköpostin saamiseksi kaikki tuomioistuinten toimenpiteet, joihin liittyy liittovaltion takaama laina (melkein kaikki asuntosopimuksemme), voivat pakottaa sinut tuottamaan asiakkaan ja asiakkaan väliseen liiketoimeen ja viestintään liittyviä sähköpostiviestejä. On olemassa lukuisia tapoja ja ohjelmistotuotteita tallentamaan niihin liittyviä sähköposteja, mutta lue joitain artikkeleita Evernoteista, joka on monista syistä ratkaisu. Näin voit käsitellä sähköpostia Evernotein ja Gmail-arkiston avulla.
Muokkaa sopivaksi sähköpostipalvelusi ratkaisuun.
- Määritä Gmailin automaattinen edelleenlähetys jokaisesta sähköpostiviestistä asiakkaallesi tai asiakkaallesi.
- Ne menevät Notebookiin Evernoteille tapahtumasta.
- Pari viikkoa sulkemisen jälkeen vedä kaikki nämä sähköpostit Evernote ja tulosta ne kronologisessa järjestyksessä PDF-tiedostoon.
Koska PDF-tiedostot ovat haettavissa, voit nopeasti vetää minkä tahansa sähköpostin, jonka joku haluaa avainsanojen avulla. Se toimii melko hyvin.