Mitä sinun täytyy säästää ja järjestää
Jossain määrin, tarvitut alat kehittää arkistointijärjestelmä riippuu paljon yrityksellesi.
Jos esimerkiksi myyt tavallisen tuotteen, tarvitset jotain, joka seuraa mainosjakaumasi. Tässä on kuitenkin yleinen luettelo kohteista, joita sinun on seurattava kotitoimistossasi:
- Liiketoiminta- ja markkinointisuunnitelmat.
- Oikeudelliset asiakirjat (esim. LLC-paperityöt, yritystodistus ja henkisen omaisuuden rekisteröinnit, sopimukset)
- Yhteystiedot (ammattilaiset, asiakkaat, myyjät, palveluntarjoajat jne.)
- Taloudelliset tiedot (tulos / tappio, taseet, velat / saamiset)
- verot
- Liiketoiminnan kulut (kuitit)
- projektit
Tämän luettelon lisäksi haluat lisätä yritykseesi liittyviä kohteita.
Järjestelmät kodin liiketoiminnan järjestämiseksi
Kerroin käytät erilaisia tapoja tallentaa ja käsitellä papereita ja muita tärkeitä tietoja. Keskeinen tekijä on valita menetelmä, joka toimii parhaiten sinulle. Jokaisella on erilainen ajattelutapa ja järjestäytyminen. Esimerkiksi joillekin ihmisille on järkevämpää organisoida tiedostoja aakkosjärjestyksessä, mutta toisten mielestä on helpompi järjestää päivämäärän mukaan.
Jos et ole varma, mikä toimii parhaiten sinulle, kokeile yhtä, ja jos yrität ylläpitää sitä, ota käyttöön toinen järjestelmä. Tässä on kolme tapaa järjestää tiedostot ja tiedot:
Yksinkertainen sideaineen arkistointijärjestelmä
Pienille yrityksille, jotka eivät luo liikaa paperityötä, sideainejärjestelmä on hyvä valinta.
Se on myös ihanteellinen ihmisille, jotka haluavat saada kaiken yhteen paikkaan tai tarvitsevat tietoja liikkuviksi. Sideainejärjestelmä käyttää suurta kolmirengas sideainetta, arkinsuojaa ja jakoseinää.
Jakoerottimien avulla voit organisoida yrityskategorioitasi, kuten vireillä olevat tilaukset, valmiit tilaukset, eri lomakkeiden alkuperäiset kopiot ... jne. Sieltä alkaa kerätä tiedostot arkinsuojuksille. Kun sideaine täyttyy - viikon, kuukauden tai kolmen kuukauden lopussa - on aika puhdistaa. Siirrät asiakkaiden tilaustiedostot ja muut historialliset tietueet perinteiseen arkistointijärjestelmään, joka tarkasti seuraa sidosorganisaatiota.
Perinteinen arkistointijärjestelmä
Perinteiset arkistointijärjestelmät käyttävät arkistokaappeja, roikkuvia tiedostoja ja manilla-kansioita. Lähes jokainen yritys lopulta tarvitsee tämäntyyppistä arkistointia liiketoiminnan kasvaessa. Liian paljon papereita syntyy ajan mittaan, ettei heitä ole. Ja koska verotiedot on säilytettävä seitsemän vuoden ajan, tarvitset paikan tallentaa kaikki nämä tiedot. Perinteiset arkistointijärjestelmät ovat ihanteellisia tavaroille, joita on säilytettävä, mutta niitä ei saa käyttää säännöllisesti, kuten edellisen vuoden verot ja liikennelupa. Seuraavassa on muutamia vinkkejä, joiden avulla saat perinteisen arkistointijärjestelmän pois maasta ja onnistuu:
- Ajattele, millaista järjestelmää todella käytät. Voit mennä pähkinöihin hankkimaan viileitä toimistotarvikkeita ja suunnittelemaan kaikkein yksityiskohtaisinta ja värikkäintä arkistointijärjestelmää maailmassa, mutta jos se ei sovi työntyylisi tyyliin, se on tuhlausta aikaa ja rahaa.
- Luo järjestelmä paperin hallintaan, joka mahdollistaa vähiten "koskettamista". Haluat välttää rakentaa paperipilareita ja käsitellä jokaista kappaletta useita kertoja. Sen sijaan voit tehdä päätöksiä siitä, mihin paperiin tulee mennä ensimmäisen kerran, kun kosketat sitä.
- Määritä arkistointiaika . On helppo välttää tätä tehtävää kuin rutto, mutta se on pakollista ja auttaa yritystäsi sujuvammin. Varsinkin kuitit ja muut verotuksessa käytettävät tavarat pitävät tämän tavaraa järkevästi tekemällä veroja paljon helpommin.
Sähköinen arkistointijärjestelmä
Digitaalinen maailma ei ole täysin poistanut tarvetta paperin varastointiin, mutta se on helpottanut tietojen tallentamista. Digitaaliset järjestelmät voivat luoda, lähettää ja hallita laskuja, ja se voi seurata kotiliiketoiminnan taloudellisia resursseja ja tuoda sitten verosovelluksiin e-arkistointia varten. Voit skannata kuitit ja tallentaa ne tietokoneessa olevaan tiedostoon (vaikka sinun kannattaa pitää paperiversio myös hyvin). Sähköiset järjestelmät voivat tallentaa asiakkaasi, asiakkaasi ja mahdolliset tiedot asiakassuhteiden hallintajärjestelmään helpon pääsyn, sähköpostin, laskutuksen ja paljon muuta. Online-järjestelmiä voi käyttää ideoiden tallentamiseen, projektien hallintaan, tiedon järjestämiseen tai tutkimukseen.
Mutta kuten paperitiedostojärjestelmät, digitaalisessa arkistointisysteemissäsi on oltava organisaatiorakenne, käyttäen tietokoneessa tai pilvessä olevia tiedostoja ja tiedostoja. Helpointa hallintaa varten käytä samaa rakennetta ja tiedostonimiä digitaalisessa järjestelmässä kuin paperiohjelmistossasi. Suojaa digitaaliset tiedostot varmuuskopioit ne erilliselle kiintolevylle tai verkkotallennusjärjestelmälle.
Yhdistelmä kaikesta yllä
On todennäköistä, että sinun on käytettävä useampaa kuin yhtä järjestelmää, jotta voit hallita kaikkia yrityksesi tietoja tallentavaa tietoa ja materiaalia. Ensin sinun on päätettävä, mikä toimii parhaiten sinulle ja toteuttaa se sitten. Esimerkiksi sinulla voi olla sitova järjestelmä, joka auttaa sinua järjestämään yrityksen päivittäisen hallinnan, kuten aikataulusi, markkinointi ja lomakkeiden kopiot.
Perinteinen järjestelmäsi voi pitää kaikki pitkän aikavälin paperit, kuten aikaisempien vuosien verot, luvat ja liiketoiminta-oikeudet sekä immateriaalioikeudelliset rekisteröinnit. Voit käyttää digitaalista järjestelmää ideoiden tallentamiseen, kuten Evernote ja seurata projekteja.
Toisaalta saatat haluta olla mahdollisimman digitaalinen, tekemällä online -tehtäväluettelon ja kalenterin , skannaamalla kaikki kuitit tietokoneeseen sekä käyttämällä ohjelmistoja tai verkkopalveluja kaikkiin muihin liiketoiminnan johtamistarpeisiin. Jopa niin, haluat silti järjestelmän hallita paperia, joka ei saada aikaan. Avain on löytää järjestelmä, joka on helppo pitää kiinni ja löytää tarvittavat tiedot, kun tarvitset sitä.
Päivitetty syyskuu 2016 Leslie Truex