Miten kehität pienyritysten liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman
Suunnitelma, joka suojaa liiketoiminnan häiriöitä ennakoimattomien tapahtumien tapahtuessa. Tai, jos haluat, "... menetelmät, joilla varmistetaan organisaation suhdannevaihtelujen oikea-aikainen ja asianmukainen uudelleenmääritys sen kyvyn toteuttaa suunnitelmia vähäisellä tai ei lainkaan keskeytyksellä aikaherkälle liiketoiminnalle tai palvelutoiminnalle" ( Facility Management Journal).
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnittelun tavoitteet ovat:
- Koko henkilöstön terveyden ja turvallisuuden varmistaminen
- Yritysten kykyyn tarjota tuotteitaan ja / tai palveluita keskeyttämällä
- Taloudellisen tappion pienentäminen
- Kyky aloittaa kriittiset toimet tietyn ajan kuluessa katastrofin jälkeen
Hyvin harkittu liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma voi merkitä eroa liiketoiminnan eloonjäämisestä ja epäonnistumisesta, jos katastrofi lakkasi. Tulipalo, tulva, kiintolevyn vika tai tietojen varastaminen - kaikki tai kaikki näistä saattavat aiheuttaa yrityksesi toimimasta. Kun otetaan huomioon yrityksen jatkuvuussuunnitelman tekeminen, varmistat, että yrityksesi pystyy jatkamaan toimintaansa mahdollisimman pian.
Yritysten valmiussuunnitelman luominen:
1) Määritä, mitä suurimmat riskit ovat pienyrityksille.
Onko tietojen varastaminen? Tulvat? Maanjäristys? Havainnollistaminen, millaisia katastrofeja todennäköisimmin auttavat sinua keskittymään jatkuvuussuunnitelmaan, eikä tuhlata aikaa ja rahaa valmistautuen sellaiseen, mikä on hyvin epätodennäköistä.
Ei ole mitään syytä suunnitella esimerkiksi maanjäristyksen palauttamista, esimerkiksi jos yrityksesi ei sijaitse maanjäristysalueella. Mutta älä unohda kasvavia riskejä, joita pienet yritykset, kuten tietoverkkohyökkäykset, hakkeriaktiviteetit ja sabotointi, ovat usein jättäneet huomiotta.
2) Päätä, mikä olisi ehdottoman välttämätöntä, jotta pienyrityksesi voisi aloittaa toimintansa uudelleen, jos liike-onnettomuus sulkee sinut ja ryhtyy toimiin sen varmistamiseksi, että nämä olennaiset olisivat nopeasti saatavilla.
Näihin olennaisiin voivat kuulua henkilöstö, tiedot, laitteet, rahoitusosuudet ja infrastruktuurin suoja.
Mitkä ihmiset ovat toiminnan avaintekijöitä? Millä laitteilla sinun on jatkettava kriittisten tuotteiden ja / tai palveluiden tuottamista ja toimittamista? Ehkä järjestely voidaan tehdä toisen yrityksen kanssa, jolla on tarvittavat laitteet. Mitä tarvikkeita tarvitaan? Lue etukäteen, ketkä vaihtoehtoiset toimittajat tai rahdinantajat olisivat, jos nykyinen järjestelysi ei välttämättä toimi. Kuinka kauan yrityksesi voi toimia, jos sen tulovirta suljetaan? Mistä saat rahat pitääkö se menossa?
2) Valmistele evakuointisuunnitelma fyysisen katastrofin sattuessa.
Siirry sen päälle henkilöstön kanssa ja lähetä se näkyvästi koko liikekiinteistössäsi. Kuinka henkilöstö tietää, että he tarvitsevat evakuoida? Mitä heidän pitäisi tehdä, kun heille ilmoitetaan evakuoinnista? Mitkä reitit ovat käytettävissä rakennuksesta? Missä ihmiset kohtaavat rakennuksen ulkopuolella? Kuka on vastuussa tarkastaakseen, että kaikki ovat turvallisesti?
3) Luo viestinnän tuuletinjärjestelmä.
Jos jotain tapahtui yrityksellesi, kuka olisi vastuussa ilmoittamasta jokaista siellä työskentelevää henkilöä? Varmista, että puhelin- ja sähköpostiyhteystietoluettelot ovat ajan tasalla ja että muut yhteyshenkilöt ovat painaneet luetteloita, koska kaikki tekniikka epäonnistuu ennemmin tai myöhemmin ja yleensä kaikkein epäsuotuisimmassa ajassa.
Päätä myös, kuka vastaa viestinnästä yleisön kanssa ja miten ( yrityksen verkkosivuston päivittäminen, sosiaalisten medioiden julkaiseminen, lehdistötiedotteet, ikkunoiden merkinnät, radiomainokset jne.)
4) Varmista, että paikan päällä olevat hätäpakkaussarjat ovat täydelliset ja ajantasaiset.
Nämä työpaikan ensiapupakkaukset St. John Ambulance -luettelojen tarkistuslistat osoittavat tarkalleen, millaisia ensiapupakkauksia eri kokoisille yrityksille pitää sisältää, riippuen työntekijöiden määrästä. Riippuen siitä, millaisia katastrofeja alueella voi tapahtua, voit lisätä muita tarvikkeita. Esimerkiksi yhden gallonan vettä henkilöä kohden päivässä on yksi suositelluista tarvikkeista tässä luettelossa vähittäiskaupan hätävarusteista.
5) Suorita liiketoimintatietosi nyt.
Yrityksesi tiedot ovat arvokkain omaisuutesi. Jos se olisi varastettu tai tuhottu, voisiko yrityksesi nopeasti nousta ja juosta uudelleen tai jopa jatkaa lainkaan?
3 vaiheet onnistuneeseen tietojen varmuuskopiointiin kertoo, miten voit saada mielenrauhan tietäen, että yrityksesi tietoturva on suojattu ja että se on jälleen saatavilla nopeasti. Tietosuoja on yksi monista eduista yrityksen vaihtamisesta pilvipalveluihin .
6) Varmista, että yrityksesi harjoittaa riittävää vakuutusta.
Palovakuutus on tyyppiä, joka lähtee mieleen, mutta tulipalo ei varmasti ole ainoa mahdollinen katastrofi, jonka pienyrityksesi voisi kokea. Muiden ilmeisten fyysisten katastrofien, kuten tulvien tai tuulen aiheuttamien vahinkojen, lisäksi on otettava huomioon varkaudesta mahdollisesti aiheutuvat vahingot. Ja sitten on potentiaalinen vastuuvelka, jos pienyrityksesi harjoittaa toimintaa, joka saattaa avata sinut oikeusjuttuihin.
Oikeanlaisen vakuutustyypin valitseminen riskien kattamiseksi ja hyvien ja ajantasaisten vakuutusten kattaminen vie pitkät keinot saada pienyritystesi jälleen käynnistyä, jos katastrofi iskee.
8) Tutustu naapureihisi.
Tietoliikenneyhteyksien avaaminen ympärillä olevien yritysten omistajien kanssa voi todella hyödyttää liiketoiminnan jatkuvuussuunnittelua. Kerro heille, mitä toivotte tehdä ja katso, saatko heidät mukana. Saatat pystyä jakamaan kustannukset joihinkin jatkuvuussuunnittelun kustannuksiin tai tekemään salaisen järjestelyn auttaakseen toisiamme katastrofin sattuessa. Koordinoidut pelastussuunnitelmat ovat erityisen tärkeitä yrityksille, jotka jakavat vierekkäiset tilat, kuten kaistaleiden kauppakeskuksissa tai kaupungin kaduilla.
9) Tarkista paikalliset ohjelmat ja resurssit.
Kaupungissasi, kaupungissa tai Business In Action -komiteassa voi olla valmiussuunnitelmia tai katastrofivalmiuksia koskevia suunnitelmia tai tarjota resursseja, jotka helpottavat oman suunnitelmasi yhdistämistä. Esimerkiksi Ottawan kaupunki tarjoaa tietoa Ottawan liiketoiminnoista hätätilanteissa verkkosivuillaan ja tarjoaa koulutustöitä aiheesta. Katso, mitä kaupungissa on käytettävissä, ennen kuin kirjoitat oman liiketoiminnan katastrofisuunnitelman.
10) Laita se kaikki yhteen.
Kun työskentelet jatkuvuussuunnitelman avulla, laita kaikki kappaleet yhteen tulostettuina. (Digitaaliset kopiot ovat mukavia, mutta eivät ole kovin hyödyllisiä, jos virta sammuu ja / tai digitaalisia laitteita ei voida käyttää.) Kolmisormusmateriaali toimii hyvin. Sisällytä yritystesi evakuointisuunnitelma, viestintäsuunnitelma, tiedot hätäpaketeista ja vakuutuksista, tietosuojatoimet ja toiminnalliset olennaiset asiat sekä yksityiskohdat kaikista järjestelyistä, joita olet tehnyt pitämisestä tai uudestaan.
11) Pidä yrityksesi valmiussuunnitelmassa kätevä.
Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, haluat varmistaa, että pidät katastrofitilisi helposti saatavilla olevassa paikassa ja varmista, että jokainen, joka tarvitsee tietää missä se on, tietää sen sijainnin. Sinun pitäisi myös määrittää yksi henkilö ja toinen tarttumaan liiketoiminnan valmiussuunnitelmaan ulos, jos liike-onnettomuudessa tarvitsee poistua tiloista.
12) Käytä yrityksesi verkkosivustoa ja sosiaalista mediaa
Yrityssivustosi ja sosiaalisen median alustat kuten Facebook , LinkedIn ja Twitter ovat erinomaisia tapoja kommunikoida asiakkaiden ja yritysasiakkaiden kanssa hätätilanteessa. Älkää antako asiakkaitasi miettimään, oletko avoin vai ei, kun katastrofi iskee - nopea viesti Facebookissa voi pitää ne ajan tasalla.
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnittelu kannattaa
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnittelun poistaminen on helppoa. On aina välittömiä "kriisejä", jotka vaativat huomiomme. Mutta kuinka merkittäviä he todella vertailevat tapahtumaan, joka sulkee yrityksesi tuntien, päivien tai viikkojen ajan? Yritysten jatkuvuussuunnitelman valmistelemiseen kuluvan ajan ansiosta on valtava voitto, jos katastrofi tulee koskaan iski.